Ein Creator-Portal ist der eigene Zugang deiner Creator zum Backoffice deiner Agentur. Dort sehen sie ihre Kooperationen, Fristen, Verträge und Abrechnungen. Und sie erledigen ihre Aufgaben selbst, statt per Chat oder Mail nachzufragen. Doch was gehört hinein, und was bleibt besser im Team?
Dieser Ratgeber richtet sich an Geschäftsführung und Talent-Manager. Du erfährst, was Talents selbst sehen und tun sollten, was intern bleibt, wie du das Portal mit einem Pilot einführst und welche Fehler typisch sind. Zum Schluss siehst du, wie CreatorOffice das abbildet.
Was ein Creator-Portal ist und was es deiner Agentur bringt
Ein Creator-Portal, auch Talent-Portal genannt, ist ein Bereich mit eigener Anmeldung für die Creator deines Managements. Jeder Creator verfolgt dort seine Zusammenarbeit mit deiner Agentur, vom Briefing bis zur Auszahlung. Für deine Agentur hat das drei Vorteile:
- Weniger Rückfragen: Wer Briefing, Frist und Stand der Abrechnung selbst nachlesen kann, fragt seltener „Bis wann war das noch mal?“ oder „Wann kommt mein Geld?“.
- Weniger Fehler: Fristen stehen an einer Stelle statt in mehreren Chats. Und niemand tippt Bankdaten aus einer Nachricht ab.
- Mehr Vertrauen: Creator sehen, wie ihr Anteil entsteht und wo ihr Geld gerade ist. Eine nachvollziehbare Abrechnung erspart Diskussionen.
Ein Portal ersetzt nicht das Gespräch mit deinen Creatorn. Es nimmt deinem Team aber Routinefragen ab. So bleibt mehr Zeit für Beratung und Akquise.
Was Talents im Creator-Portal sehen und tun sollten
Ein gutes Portal für Creator beantwortet die Fragen, die sonst per Nachricht kommen: Was ist zu tun, bis wann, und wann kommt das Geld? Diese acht Bereiche gehören hinein:
| Bereich | Was der Creator sieht und tut |
|---|---|
| Kooperationen | Marke, Zeitraum, Leistungen und den Stand je Monat sehen |
| Briefings und Fristen | Vorgaben der Marke, Entwurfsfrist und Veröffentlichungstermin je Beitrag sehen |
| Content | Entwürfe hochladen, Rückmeldungen lesen, veröffentlichte Beiträge mit Link melden |
| Verträge | Verträge vollständig lesen und unterschreiben, unterschriebene Fassungen wiederfinden |
| Abrechnung | den eigenen Anteil sehen, auf Wunsch mit Honorar und Provision; Rechnung einreichen oder Gutschrift prüfen |
| Auszahlung | den Stand jeder Auszahlung sehen und den Eingang des Geldes bestätigen |
| Stammdaten | Anschrift, Kontaktdaten und Bankverbindung selbst aktuell halten |
| Nachrichten | Fragen an die Agentur stellen, direkt zur passenden Kooperation |
Bei drei Bereichen lohnt sich besondere Sorgfalt:
- Fristen: Zeige die Frist je Beitrag, nicht nur das Ende der Kooperation. Eine Erinnerung am Vortag hilft mehr als eine Nachfrage am Tag danach.
- Abrechnung: Mach nachvollziehbar, wie der Anteil entsteht, etwa Honorar minus Provision plus erstattete Auslagen. Zeigst du nur den Anteil, erkläre die Regel dahinter. Ein Betrag ohne Herleitung führt zu Rückfragen. Wie du die Provision berechnest, erklärt der Artikel Provision im Influencer-Management.
- Bankdaten: Lass Creator ihre Bankverbindung selbst eintragen. Ändert sich eine Bankverbindung, prüfe die Änderung, bevor die nächste Auszahlung rausgeht.
Wie ein Vertrag aufgebaut ist und welche Angaben eure Rechnungen brauchen, klärst du mit deiner Kanzlei und deiner Steuerberatung.
Was intern bleibt
Nicht alles, was dein Team über eine Kooperation weiß, gehört ins Portal. Diese Informationen bleiben im Team:
- Interne Notizen: Einschätzungen zu Marken, Gesprächsnotizen und Erinnerungen fürs Team. Was der Creator lesen soll, steht in einem eigenen Feld.
- Verhandlungsstände: Anfragen, Angebote und Gegenangebote, bis die Marke zusagt. Der Creator entscheidet mit, ob er eine Kooperation machen will. Jede einzelne Runde mit der Marke muss er aber nicht verfolgen.
- Daten anderer Creator: Kein Creator sollte Honorare, Konditionen oder Kooperationen anderer Talents sehen, auch nicht bei Kampagnen mit mehreren Creatorn.
Welche rechtlichen Pflichten beim Umgang mit den Daten deiner Creator gelten, klärst du mit deiner Kanzlei.
Transparenz für Creator: wie viel du beim Geld zeigst
Beim Geld entscheidest du, wie viel Einblick deine Creator bekommen. Du hast drei Möglichkeiten:
- Nur der eigene Anteil: Der Creator sieht seinen Betrag nach Provision. Das passt zum Beispiel zu Festhonoraren und UGC.
- Dazu Budget der Marke und Provision: Der Creator sieht auch, was die Marke zahlt und was deine Agentur davon behält.
- Dazu der Zahlungsstand der Marke: Der Creator sieht zusätzlich, ob die Marke schon gezahlt hat. Das ist sinnvoll, wenn du erst nach dem Zahlungseingang der Marke auszahlst.
Wichtig ist, dass alle Creator dieselbe Regel kennen, bevor die erste Abrechnung im Portal steht. Wer überraschend die Provision als Betrag sieht, fragt nach. Wer seinen Anteil nicht nachvollziehen kann, auch.
Unabhängig von der Stufe sollte jeder Creator sehen, wo seine Abrechnung steht: eingereicht, geprüft, freigegeben, ausgezahlt. Lege außerdem fest, wann ausgezahlt wird, etwa nach dem Zahlungseingang der Marke oder zu einer festen Frist. Sag es jedem Creator, bevor seine erste Kooperation startet.
Creator-Onboarding: so führst du das Portal ein
Ein Portal hilft nur, wenn deine Creator es nutzen. Führe es deshalb in vier Schritten ein, statt alle Creator am selben Tag einzuladen.
1. Vorbereiten
Prüfe Stammdaten, laufende Kooperationen und Fristen, bevor ein Creator sie sieht. Achte auch darauf, dass für jeden Creator eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Lege fest, wie viel Einblick beim Geld gilt, und schreib die Regeln auf: Was läuft ab jetzt über das Portal? Wer im Team beantwortet Nachrichten, und bis wann?
2. Pilot mit wenigen Creatorn
Lade drei bis fünf Creator ein, etwa für vier Wochen. Mische die Gruppe: jemand mit vielen Kooperationen, jemand Neues und jemand, der heute oft nachfragt. Ruf jeden nach der Einladung kurz an und geh mit ihm die ersten Schritte durch: anmelden, Profil und Bankverbindung prüfen, eine Kooperation öffnen.
3. Auswerten
Sammle die Fragen aus dem Pilot. Kommt dieselbe Frage mehrmals, fehlt im Portal eine Angabe oder eine Bezeichnung ist unklar. Passe Texte, Notizen und Regeln an.
4. Auf alle Creator ausweiten
Lade die übrigen Creator in Gruppen ein, zum Beispiel zehn je Woche. Schick mit der Einladung eine kurze Nachricht: wozu das Portal dient, was der Creator zuerst tun soll und wen er bei Fragen erreicht. Ab dann kommen Briefings, Fristen und Verträge nur noch über das Portal.
Typische Fehler und wie du sie vermeidest
- Alle auf einmal einladen: Am ersten Tag kommen dieselben Fragen von allen gleichzeitig. Ein Pilot fängt sie vorher ab.
- Zwei Wege parallel: Briefings kommen weiter per Messenger, Fristen stehen im Portal. Dann vertraut niemand mehr einer der beiden Quellen. Lege fest, was nur noch über das Portal läuft.
- Interne Notiz im falschen Feld: Eine Einschätzung zur Marke landet dort, wo der Creator sie liest. Trenne Notizen für den Creator von internen Notizen.
- Beträge ohne Herleitung: Der Creator sieht eine Zahl, aber nicht, wie sie entsteht. Zeige die Bestandteile oder erkläre deine Regel vorab.
- Veraltete Angaben: Eine Frist hat sich verschoben, im Portal steht noch die alte. Ein Portal mit falschen Angaben erzeugt mehr Rückfragen als gar keins.
- Bankdaten aus dem Chat: Eine neue IBAN kommt per Nachricht und wird von Hand übertragen. Lass Creator selbst eintragen und prüfe jede Änderung.
So bildet CreatorOffice das Creator-Portal ab
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. Das Creator-Portal ist in jedem Tarif enthalten.
- Unter deinem Namen: Deine Creator arbeiten im Portal unter dem Namen deiner Agentur, mit deinem Logo und deiner Farbe. Es ist fürs Handy gebaut und lässt sich wie eine App auf den Startbildschirm legen.
- Kooperationen, Fristen und Content: Creator sehen Briefing und Fristen je Beitrag, reichen Entwürfe ein und melden veröffentlichte Beiträge mit Link und Datum. Korrekturen deines Teams bekommen sie als Hinweis und per Mail. Am Vortag einer Frist erinnert CreatorOffice auf Wunsch per Mail.
- Verträge: Creator lesen Verträge vollständig und unterschreiben im Browser.
- Abrechnung und Auszahlung: Creator reichen Rechnungen ein oder bestätigen Gutschriften mit „Passt so“ (Gutschriften ab Tarif Team). Jede Rechnung zeigt ihren Weg bis zur Auszahlung, den Eingang melden Creator über „Zahlung melden“. In der Übersicht steht unter „Wann kommt dein Geld?“, worauf jede offene Rechnung wartet.
- Was Creator sehen: In den Einstellungen wählst du für alle Creator deiner Agentur eine der drei Stufen von oben. Neue Agenturen starten mit „Nur ihren Anteil“.
- Was intern bleibt: An jeder Kooperation gibt es eine Notiz für den Creator und eine interne Notiz nur für das Team. Interne Notizen, Anfragen und Angebote an Marken sowie Daten anderer Creator sieht ein Creator nie.
- Stammdaten: Creator pflegen Anschrift und Bankverbindung selbst, ihre Provision ändern sie nicht. Ändert ein Creator seine Bankverbindung, bekommt dein Team eine Aufgabe und er selbst eine Mail. Welche Angaben ein Creator vor seiner ersten Rechnung ausfüllen muss, legst du selbst fest.
- Einladung und erste Schritte: Du lädst Creator einzeln oder mehrere auf einmal per Mail ein. Creator für später legst du ohne Einladung an. Neue Creator führt eine Checkliste „Erste Schritte“ von den ersten Angaben wie Anschrift und Bankverbindung bis zur Unterschrift und zur ersten Rechnung.
- Ende der Zusammenarbeit: Archivierst du einen Creator, sieht er nur noch seine Rechnungen, Verträge und sein Konto.
Mehr dazu auf den Seiten Influencer-Kooperationen verwalten und Provisionen und Auszahlungen an Creator. Wie das Portal aus Sicht deiner Creator aussieht, zeigt die Seite Für Creator. Was in welchem Tarif enthalten ist, zeigen die Tarife.
Häufige Fragen
Was ist ein Creator-Portal?
Ein eigener Zugang, über den die Creator eines Managements ihre Kooperationen, Fristen, Verträge, Abrechnungen und Nachrichten sehen. Manche nennen es Talent-Portal. Jeder Creator sieht nur seine eigenen Daten.
Was sollten Creator im Portal nicht sehen?
Interne Notizen, Verhandlungsstände mit Marken und die Daten anderer Creator. Ob sie auch Budget der Marke, Provision und Zahlungsstand der Marke sehen, entscheidest du und sagst es ihnen vor dem Start.
Wie führe ich ein Creator-Portal ein?
In vier Schritten: vorbereiten, mit drei bis fünf Creatorn als Pilot starten, die Fragen auswerten und dann die übrigen Creator in Gruppen einladen. Lege vorher fest, was nur noch über das Portal läuft.
Sollten Creator ihre Bankdaten selbst pflegen?
Ja, denn so tippt niemand eine IBAN aus einer Nachricht ab. Prüfe jede Änderung vor der nächsten Auszahlung. In CreatorOffice bekommt dein Team eine Aufgabe, wenn ein Creator seine Bankverbindung ändert, und der Creator eine Mail.
Brauchen Creator eine eigene App?
In CreatorOffice nicht. Das Creator-Portal läuft im Browser, ist fürs Handy gebaut und lässt sich wie eine App auf den Startbildschirm legen.
In welchem Tarif gibt es das Creator-Portal?
In CreatorOffice in jedem Tarif, ab Solo. Gutschriften, Auszahlungsläufe und den Freigabe-Link an die Marke gibt es ab Tarif Team.
CreatorOffice kostenlos testen
Teste CreatorOffice 14 Tage kostenlos und lade drei bis fünf Creator als Pilot in dein Creator-Portal ein. Das Portal ist in jedem Tarif enthalten.
