Kennzahlen für Influencer-Agenturen sind wenige Zahlen, die zeigen, ob dein Geschäft gesund ist: wie viel Provision hereinkommt, von welchen Creatorn sie stammt, wie viel Geld offen ist und wie ausgelastet dein Team ist. Acht davon reichen für die monatliche Steuerung.
Zahlen sind keine Kontrolle, sondern ein Frühwarnsystem. Im Alltag heißen sie oft KPI der Agentur. Wer nur auf den Kontostand schaut, merkt Probleme erst, wenn sie Geld kosten. Dieser Artikel zeigt die acht Kennzahlen mit Rechenweg, ein Beispiel für einen Monat, eine Agenda für die monatliche Runde und Regeln, was du bei welcher Zahl tust.
Kennzahlen für Influencer-Agenturen: acht Zahlen für die Leitung
Jede Zahl soll eine Frage beantworten, die du dir als Geschäftsführung stellst. Wenn sie keine beantwortet, lass sie weg.
| Kennzahl | Rechenweg | Frage dahinter |
|---|---|---|
| Provisionsumsatz | Summe aller Provisionen im Monat | Was verdient die Agentur? |
| Umsatz je Creator | Provisionsumsatz geteilt durch Zahl der aktiven Creator | Lohnt sich jeder Creator in der Betreuung? |
| Anteil der größten Creator | Provision der drei größten Creator geteilt durch Provisionsumsatz | Wie abhängig sind wir von wenigen? |
| Offene und überfällige Forderungen | Summe offener Rechnungen; davon überfällig | Wie viel Geld hängt bei Marken? |
| Zahlungsdauer | Tage zwischen Rechnungsdatum und Zahlungseingang, im Mittel | Wie schnell zahlen Marken wirklich? |
| Vorleistung | Auszahlungen an Creator, bevor die Marke gezahlt hat | Wie viel Geld legen wir vor? |
| Kooperationen je Manager | laufende Kooperationen geteilt durch Zahl der Manager | Ist das Team ausgelastet oder überlastet? |
| Deckung der Fixkosten | Provisionsumsatz geteilt durch Fixkosten | Trägt die Provision den Betrieb? |
Der Provisionsumsatz ist das, was bei der Agentur bleibt, nicht das Rechnungsvolumen. Das Rechnungsvolumen ist der gesamte Betrag, den Marken zahlen. Davon geht der Anteil an die Creator. Wer beides vermischt, überschätzt die eigene Größe.
Was nicht dazugehört
Reichweite, Follower und Aufrufe einzelner Kampagnen sind wichtig für Berichte an Marken, nicht für die Steuerung deiner Agentur. Wie Kennzahlen zu Kampagnen erklärt werden, steht im Ratgeber Influencer Marketing KPIs. Hier geht es um das Geschäft dahinter.
Rechenbeispiel: die Agentur im Oktober
Die Zahlen sind frei gewählt, keine Marktwerte und ohne Steuern. Studio Nordlicht hat im Oktober 12 aktive Creator, zwei Manager und folgende Werte:
- Rechnungsvolumen an Marken: 60.000 €
- Provisionssatz der Agentur: 20 %
- Fixkosten der Agentur im Monat: 9.000 €
- Die drei größten Creator bringen 3.000 €, 2.400 € und 1.800 € Provision.
- Offene Forderungen: 18.000 €, davon 6.000 € überfällig
- Fünf bezahlte Rechnungen mit Zahlungsdauer 21, 28, 35, 40 und 46 Tagen
- Auszahlungen an Creator vor Zahlungseingang der Marke: 9.600 €
- Laufende Kooperationen: 30
| Kennzahl | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Provisionsumsatz | 20 % von 60.000 € | 12.000 € |
| Umsatz je Creator | 12.000 € geteilt durch 12 | 1.000 € |
| Anteil der drei größten Creator | (3.000 + 2.400 + 1.800) € geteilt durch 12.000 € | 60,0 % |
| Anteil überfälliger Forderungen | 6.000 € geteilt durch 18.000 € | 33,3 % |
| Zahlungsdauer im Mittel | (21 + 28 + 35 + 40 + 46) Tage geteilt durch 5 | 34 Tage |
| Vorleistung | Auszahlungen vor Zahlungseingang | 9.600 € |
| Kooperationen je Manager | 30 geteilt durch 2 | 15 |
| Deckung der Fixkosten | 12.000 € geteilt durch 9.000 € | 133,3 % |
Was liest die Geschäftsführung daraus? Die Fixkosten sind gedeckt, aber drei Creator liefern 60 % des Provisionsumsatzes: Fällt einer weg, sinkt der Umsatz spürbar. Ein Drittel der offenen Forderungen ist überfällig. Und 9.600 € Vorleistung entsprechen 80 % des Provisionsumsatzes im Monat, die Liquidität ist also eng.
Von der Zahl zur Entscheidung: vier Beispiele
Eine Kennzahl nützt nur, wenn du vorher festlegst, was du bei welchem Wert tust. Die Schwellen sind Beispiele. Setze deine eigenen.
| Beobachtung | Mögliche Entscheidung |
|---|---|
| Die drei größten Creator bringen mehr als die Hälfte der Provision | gezielt neue Creator gewinnen und die Betreuung der Großen sichern |
| Mehr als ein Viertel der Forderungen ist überfällig | Nachfassen straffen, Zahlungsziel neu verhandeln, siehe Zahlungsziel vereinbaren |
| Vorleistung liegt über der Obergrenze, die du dir gesetzt hast | Auszahlung nach Zahlungseingang oder Anzahlungen einführen |
| Kooperationen je Manager steigen drei Monate in Folge | Aufgaben abgeben oder Stelle besetzen |
Warum die Zahlungsdauer mehr sagt als die Zahlungsfrist
Das vereinbarte Zahlungsziel sagt, wann Geld kommen sollte. Die Zahlungsdauer sagt, wann es tatsächlich kommt. Liegt sie deutlich über dem Ziel, hilft ein längerer Blick auf die Marken: Zahlt eine Marke regelmäßig spät, ändere das Ziel für sie oder verlange eine Anzahlung. Wie du offene Posten verfolgst, beschreibt der Ratgeber offene Rechnungen Agentur.
Woher die Zahlen kommen und wer sie pflegt
Eine Zahl ist nur so gut wie ihre Quelle. Lege für jede Kennzahl fest, woher sie kommt:
- Provisionsumsatz und Anteil der Creator: aus den Abrechnungen je Kooperation und Monat.
- Forderungen und Zahlungsdauer: aus der Rechnungsliste mit Rechnungsdatum und Zahlungseingang.
- Vorleistung: aus dem Auszahlungslauf und dem Datum des Zahlungseingangs der Marke.
- Kooperationen je Manager: aus der Liste laufender Kooperationen mit zuständiger Person.
- Fixkosten: aus deiner Buchhaltung, abgestimmt mit deiner Steuerberatung.
Bestimme eine Person, die die Zahlen zusammenträgt, und einen festen Termin, zum Beispiel den dritten Werktag im Monat. Wenn jede Zahl aus einer anderen Tabelle kommt, brauchst du Zeit für den Abgleich. Je weniger Quellen, desto weniger Streit über Zahlen.
Die monatliche Kennzahlen-Runde: 45 Minuten
Eine feste Runde sorgt dafür, dass Zahlen zu Entscheidungen werden. So kann sie ablaufen:
- 10 Minuten: Zahlen vorstellen, ohne Diskussion.
- 10 Minuten: Auffälliges benennen, im Vergleich zum Vormonat und zu den Schwellen.
- 15 Minuten: Entscheidungen treffen, jeweils mit Verantwortlichem und Datum.
- 10 Minuten: Zahlen und Aufgaben festhalten, nächsten Termin setzen.
Checkliste für die Vorbereitung
Typische Fehler bei der Steuerung mit Kennzahlen
Zu viele Zahlen
Dreißig Werte führen dazu, dass keiner liest. Beginne mit den acht und streiche, was du in drei Monaten nicht gebraucht hast.
Zahlen ohne Definition
Wenn „Umsatz“ einmal das Rechnungsvolumen und einmal die Provision meint, streitet das Team über Zahlen statt über Entscheidungen. Schreibe jede Definition auf.
Nur Umsatz im Blick
Umsatz ist keine Liquidität. Eine Agentur kann viel verdienen und trotzdem knapp bei Kasse sein, wenn Marken spät zahlen und Creator früh bezahlt werden. Darum stehen Forderungen und Vorleistung auf der Liste.
Zahlen ohne Folge
Jede Runde sollte mit mindestens einer Entscheidung enden. Sonst sind es Berichte, keine Steuerung.
Alle Creator gleich behandeln
Der Umsatz je Creator ist ein Mittelwert. Schau dir an, wer darüber und wer darunter liegt, bevor du Schlüsse ziehst.
Wann eine Tabelle genügt
Mit zehn bis fünfzehn Creatorn, einem Manager und wenigen Rechnungen im Monat genügt eine Tabelle mit einem Blatt je Monat. Sie wird mühsam, wenn Zahlen aus mehreren Dateien stammen, Rechnungen und Auszahlungen nicht zusammenhängen oder jemand jeden Monat Stunden mit dem Zusammentragen verbringt. Dann lohnt sich ein System, in dem die Zahlen an der Kooperation entstehen und nicht abgetippt werden.
So bildet CreatorOffice die Zahlen für die Geschäftsführung ab
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. In CreatorOffice hängt alles an der Kooperation: Was du einmal einträgst, übernimmt der nächste Schritt. Für die Kennzahlen sind diese Funktionen belegt:
- Kennzahlen mit Umsatz, Provision und Creator-Anteil.
- Provisionssatz je Kooperation, je Creator oder als Standard der Agentur, beim Anlegen der Kooperation festgeschrieben. Der Anteil des Creators wird für jeden Monat berechnet.
- Rechnungsübersicht mit Status, Fälligkeit, Betrag und nächstem Schritt; Filter für offen, überfällig, bezahlt. In jedem Tarif.
- Zahlungen erfassen, auch Teilzahlungen.
- Gutschriften und Auszahlungsläufe ab Tarif Team.
- Kontoauszug-Abgleich: CreatorOffice schlägt die passende Rechnung vor, gebucht wird erst mit Bestätigung. Ab Tarif Agentur.
- Liquiditätsvorschau mit Forderungen und fälligen Auszahlungen je Woche. Ab Tarif Agentur.
- Rechte je Manager: Wer Beträge sieht, legst du fest. Ab Tarif Team.
Welche Schwellen du setzt und wie du entscheidest, bleibt deine Aufgabe. CreatorOffice liefert die Zahlen, die an den Kooperationen entstehen. Mehr zum Funktionsumfang steht auf der Seite Software für Influencer-Agenturen. Die Tarife zeigen, was in welchem Tarif steckt.
Häufige Fragen
Welche Kennzahlen braucht eine Influencer-Agentur?
Acht genügen für den Start: Provisionsumsatz, Umsatz je Creator, Anteil der größten Creator, offene Forderungen, Zahlungsdauer, Vorleistung, Kooperationen je Manager und Deckung der Fixkosten. Ergänze erst, wenn eine Frage offen bleibt.
Was ist der Unterschied zwischen Provisionsumsatz und Rechnungsvolumen?
Das Rechnungsvolumen ist der Betrag, den Marken zahlen. Der Provisionsumsatz ist der Teil davon, der bei der Agentur bleibt, nach Abzug des Anteils der Creator. Für die Steuerung zählt der Provisionsumsatz.
Wie berechne ich den Umsatz je Creator?
Teile den Provisionsumsatz eines Monats durch die Zahl der aktiven Creator. Im Beispiel sind das 12.000 € geteilt durch 12 gleich 1.000 €. Schau dir zusätzlich die Spanne an, nicht nur den Mittelwert.
Wie oft sollte ich Kennzahlen auswerten?
Einmal im Monat gemeinsam, bei knapper Liquidität wöchentlich für Forderungen und Vorleistung. Ein fester Termin ist wichtiger als die Häufigkeit.
Was sind gute Werte für meine Agentur?
Dazu nennen wir keine Richtwerte. Vergleiche deine Zahlen mit den eigenen Vormonaten und mit den Schwellen, die du dir gesetzt hast. Maßstab ist deine Lage, nicht die anderer Agenturen.
Reicht eine Tabelle für die Auswertung?
Ja, solange wenige Quellen und eine Person die Zahlen pflegen. Sobald Rechnungen, Provisionen und Auszahlungen aus verschiedenen Dateien kommen, kostet das Zusammentragen mehr Zeit als die Auswertung.
CreatorOffice kostenlos testen
Wenn du Kennzahlen heute aus mehreren Tabellen zusammensuchst, probiere aus, wie sie an den Kooperationen entstehen. Teste CreatorOffice 14 Tage kostenlos im Tarif deiner Wahl.
