Ein Monatsabschluss in der Agentur ist die feste Routine, mit der du am Monatsende prüfst, ob Rechnungen, Zahlungen, Provisionen und Auszahlungen zusammenpassen. Du erfasst, was eingegangen ist, schaust, was offen ist, rechnest die Anteile der Creator und gibst die Auszahlungen frei. Am Ende steht eine Zahl, der alle im Team trauen.
Viele Agenturen machen das unregelmäßig und merken Fehler erst, wenn ein Creator nachfragt. Hier bekommst du einen Ablauf über fünf Werktage, ein Rechenbeispiel zur Abstimmung, eine Checkliste und die typischen Stolperstellen.
Monatsabschluss in der Agentur: was dazugehört
Der Abschluss umfasst fünf Bereiche. Jeder hat eine Frage, die du beantworten musst:
| Bereich | Leitfrage |
|---|---|
| Rechnungen | Sind alle Leistungen des Monats berechnet? |
| Zahlungseingänge | Ist jede Zahlung der Marken erfasst und der richtigen Rechnung zugeordnet? |
| Offene Posten | Welche Rechnungen sind überfällig, und welcher Schritt folgt? |
| Provision und Anteile | Was gehört der Agentur, was den Creatorn? |
| Auszahlungen | Was ist fällig, was wurde bezahlt? |
Die Reihenfolge ist kein Zufall: Ohne erfasste Zahlungen sind offene Posten falsch, ohne richtige offene Posten stimmen Anteile nicht, und ohne Anteile gehen Auszahlungen schief.
Der Ablauf in fünf Werktagen
Ein fester Ablauf macht den Abschluss planbar. Dieser Vorschlag funktioniert für kleine und mittlere Agenturen. Passe die Tage an dein Team an.
Werktag 1: Zahlungen erfassen
Trage alle Zahlungseingänge des Monats ein, auch Teilzahlungen, und ordne sie der Rechnung zu. Prüfe, ob alle Leistungen des Monats berechnet sind. Fehlende Rechnungen stellst du jetzt, nicht im Folgemonat.
Werktag 2: Offene Posten und Mahnungen
Filtere die Rechnungsübersicht nach „überfällig“. Entscheide je Rechnung: nachfassen, nächste Mahnstufe vorbereiten, Mahnung pausieren (etwa bei Ratenzahlung). Wie du Zahlungen verfolgst, steht im Ratgeber zu offene Rechnungen Agentur.
Werktag 3: Provision und Anteile prüfen
Rechne für jeden Creator den Anteil des Monats nach. Prüfe Provisionssätze, erstattete Auslagen und eingereichte Rechnungen der Creator. Fällt eine doppelte Rechnung auf, klärst du sie vor der Auszahlung.
Werktag 4: Auszahlungen vorbereiten und freigeben
Bündle fällige Auszahlungen. Eine Person bereitet vor, eine zweite gibt frei. Danach vermerkst du ausgeführte Zahlungen sofort als bezahlt.
Werktag 5: Zahlen sichten und Unterlagen übergeben
Sieh dir die Zahlen des Monats an und halte Auffälligkeiten fest. Stelle die Unterlagen für deine Steuerberatung bereit. Welche sie braucht und bis wann, klärst du mit ihr.
Rechenbeispiel: die Abstimmung in drei Zeilen
Die Zahlen sind frei gewählt, ohne Steuern. Das Studio Nordlicht prüft den Oktober.
Zeile 1: Offene Rechnungen fortschreiben
- offen am Monatsanfang: 5.000 €
- im Monat gestellt: 22.000 €
- im Monat bezahlt: 18.400 €
- offen am Monatsende: 5.000 € + 22.000 € − 18.400 € = 8.600 €
Davon sind 3.100 € überfällig. Das ist die Summe, für die du Mahnungen vorbereitest. Zeigt die Rechnungsübersicht eine andere Summe als diese Rechnung, fehlt eine Zahlung oder eine Rechnung ist falsch zugeordnet.
Zeile 2: Provision und Anteile
Die Provision beträgt 20 %, und die Auszahlung folgt dem Zahlungseingang. Auf die bezahlten 18.400 € entfallen:
- Provision der Agentur: 20 % von 18.400 € = 3.680 €
- Anteil der Creator: 18.400 € − 3.680 € = 14.720 €
Zeile 3: Auszahlungen
- ausgezahlt im Oktober: 11.200 €
- noch fällig: 14.720 € − 11.200 € = 3.520 €
Die Probe: Provision 3.680 € plus Anteile 14.720 € ergeben wieder die 18.400 € Zahlungseingang. Stimmt die Summe nicht, ist ein Satz falsch oder eine Auslage wurde falsch behandelt. Fragen zur steuerlichen Behandlung der Beträge klärst du mit deiner Steuerberatung.
Checkliste für den Monatsabschluss
Rechnungen und Zahlungen
Offene Posten
Provision und Anteile
Auszahlungen
Abschluss
Wenn eine Zahl nicht stimmt: die Fehlersuche
Weicht die Abstimmung ab, such in dieser Reihenfolge:
- Fehlende Zahlung: Liegt ein Zahlungseingang auf dem Konto, der noch nicht erfasst ist?
- Falsche Zuordnung: Wurde eine Zahlung der falschen Rechnung zugeordnet, etwa bei zwei Rechnungen derselben Marke?
- Teilzahlung: Ist nur ein Teil der Rechnung bezahlt, aber die ganze Rechnung als bezahlt vermerkt?
- Falscher Satz: Hat die Kooperation einen anderen Provisionssatz als der Standard?
- Auslagen: Sind Auslagen in die Provisionsgrundlage geraten?
- Doppelte Rechnung: Gibt es zur selben Kooperation und zum selben Monat zwei Rechnungen?
Fast jede Abweichung lässt sich auf einen dieser Punkte zurückführen. Notiere, welcher es war, und prüfe ihn beim nächsten Abschluss zuerst.
Zahlen für die Geschäftsführung: fünf Werte zum Monatsende
Der Abschluss liefert Zahlen, die du kaum extra pflegen musst. Fünf reichen für den Überblick:
- Rechnungsvolumen: gestellte Rechnungen im Monat, im Beispiel 22.000 €.
- Zahlungseingang: bezahlte Beträge, im Beispiel 18.400 €.
- Offene und überfällige Posten: im Beispiel 8.600 € offen, davon 3.100 € überfällig.
- Provision der Agentur: im Beispiel 3.680 €.
- Offene Auszahlungen: im Beispiel 3.520 €.
Vergleiche die Werte mit dem Vormonat. Steigt der überfällige Anteil, lohnt ein Blick auf Zahlungsziele und Nachfassen. Wächst die Zahl der offenen Auszahlungen, prüfe, ob Zahlungen der Marken später kommen als geplant.
Die Nachricht an Creator zum Monatsende
Creator fragen am Monatsende gern nach ihrem Stand. Eine kurze, feste Nachricht beantwortet das im Voraus:
Hallo Mara, der Monatsabschluss für Oktober ist fertig. Deine Abrechnung liegt bereit, die Auszahlung folgt am 5.11. nach der Freigabe. Eine Marke hat noch nicht gezahlt, wir haben sie erinnert. Sobald das Geld da ist, melden wir uns. Beste Grüße, Alex
Sie kostet eine Minute pro Creator und ersetzt viele Einzelfragen.
Typische Stolperstellen und ihre Lösung
Zahlungen werden zu spät erfasst
Dann stimmen offene Posten nicht, und Mahnungen gehen an Marken, die schon bezahlt haben. Erfasse Zahlungen laufend, spätestens am Werktag 1.
Die Reihenfolge wird vertauscht
Wer erst auszahlt und dann prüft, korrigiert später. Halte die Reihenfolge ein.
Eine Person macht alles
Fällt sie aus, steht der Abschluss. Eine zweite Person muss den Ablauf kennen. Der Vier-Augen-Schritt bei Auszahlungen hilft doppelt.
Auslagen landen in der Provisionsgrundlage
Dann werden Creator zu niedrig ausgezahlt. Trenne Auslagen vom Honorar.
Der Abschluss dauert jedes Mal länger
Meist liegt es an Sonderfällen, die im Monat nicht geklärt wurden. Halte sie in einer Liste fest und räume sie in der Woche danach auf.
Wann eine Tabelle reicht
Mit wenigen Creatorn und einer Handvoll Rechnungen im Monat reicht eine Tabelle mit den Spalten Rechnung, Marke, Betrag, Fälligkeit, Zahlung, Stand. Spätestens wenn Teilzahlungen, mehrere Provisionssätze und viele Auszahlungen zusammenkommen, wird der Abgleich fehleranfällig. Dann lohnt sich ein System, das Rechnungen, Zahlungen und Anteile an derselben Kooperation führt.
So bildet CreatorOffice den Monatsabschluss ab
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. In CreatorOffice hängt alles an der Kooperation. Für den Abschluss sind diese Funktionen belegt:
- Rechnungsübersicht: mit Status, Fälligkeit, Betrag und nächstem Schritt, Filter für offen, überfällig und bezahlt.
- Zahlungen erfassen: an der Rechnung, auch Teilzahlungen.
- Mahnwesen: CreatorOffice erkennt Fälligkeiten und bereitet die nächste Mahnung vor, Versand per Klick. Eine Mahnsperre ist möglich.
- Anteil des Creators: wird für jeden Monat ausgerechnet. Auslagen lassen sich provisionsfrei erstatten.
- Rechnungen der Creator prüfen: mit Hinweis „Möglicherweise doppelt“.
- Auszahlungsläufe: ab Tarif Team, für Euro mit SEPA-Datei. CreatorOffice selbst überweist kein Geld.
- Kontoauszug-Abgleich und Liquiditätsvorschau: ab Tarif Agentur. CreatorOffice schlägt die passende Rechnung vor, gebucht wird erst mit deiner Bestätigung.
- Rechte je Manager: wer Beträge sieht, freigibt, mahnt und Auszahlungen ausführt, ab Tarif Team.
- Buchhaltung: Rechnungen gehen auf Wunsch automatisch an das Buchhaltungsprogramm der Agentur. Den Datenexport gibt es jederzeit.
Mehr zum Zusammenspiel zeigen die Seiten Rechnungen und Mahnwesen für Agenturen und Provisionen und Auszahlungen an Creator. Die Tarife nennen, was in welchem Tarif steckt. Den Abschluss selbst führst du aus, CreatorOffice liefert dir die Zahlen und die Übersicht.
Häufige Fragen
Was gehört zu einem Monatsabschluss in der Agentur?
Rechnungen prüfen, Zahlungen erfassen, offene Posten und Mahnungen klären, Provision und Anteile der Creator rechnen, Auszahlungen vorbereiten und freigeben und die Zahlen sichten. Die Unterlagen gehen an die Steuerberatung.
Wie lange dauert ein Monatsabschluss?
Das hängt von der Zahl der Rechnungen und Creator ab. Plane ihn als festen Termin über etwa fünf Werktage, mit klaren Aufgaben je Tag, und passe die Dauer nach den ersten Monaten an.
Wann sollte ich den Monatsabschluss machen?
Zu Beginn des Folgemonats, wenn alle Zahlungen des alten Monats erfasst sind. Wichtig ist, dass der Termin jeden Monat gleich liegt und im Kalender steht.
Wie prüfe ich, ob die Zahlen stimmen?
Mit einer kleinen Abstimmungsrechnung: offene Posten fortschreiben und prüfen, ob Provision plus Anteile dem Zahlungseingang entsprechen. Weicht etwas ab, suche zuerst fehlende Zahlungen und falsche Zuordnungen.
Wer sollte den Monatsabschluss durchführen?
Eine Person bereitet vor, eine zweite prüft vor allem die Auszahlungen. So sind Aufgaben verteilt, und der Ablauf funktioniert auch bei Urlaub.
Was macht die Steuerberatung beim Monatsabschluss?
Buchhaltung und Steuern liegen bei ihr. Welche Unterlagen sie wann braucht, klärst du mit ihr. Das Backoffice liefert saubere Rechnungen, Zahlungen und Auszahlungen.
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Wenn du den nächsten Monatsabschluss nicht aus drei Dateien zusammensetzen willst, lege deine laufenden Rechnungen an und prüfe die Übersicht. Teste CreatorOffice 14 Tage kostenlos im Tarif deiner Wahl.
