Rechnungen und Mahnwesen für Agenturen: Mahnungen fertig vorbereitet, Versand per Klick

Offene Rechnungen kosten deine Agentur Zeit und Nerven

• Rechnungen gehen zu spät raus, weil Lieferung und Abrechnung in verschiedenen Werkzeugen stehen.
• Fälligkeiten stehen in einer Tabelle, die niemand täglich öffnet. Dass eine Marke nicht bezahlt hat, merkt man erst, wenn der Creator fragt.
• Jede Zahlungserinnerung an die Marke wird neu formuliert. Weil das unangenehm ist, bleibt sie liegen.
• Rechnet ein Creator direkt mit der Marke ab, muss trotzdem jemand nachfassen. Meist landet das bei dir.
• Am Monatsende sucht jemand Rechnungen und Belege für die Steuerberatung zusammen.

So laufen Rechnungen und Mahnwesen für Agenturen in CreatorOffice

Alle Schritte hängen an derselben Kooperation: Rechnung, Zahlung, Mahnung und Export. Nichts wird doppelt getippt.

1. Influencer-Rechnung schreiben, direkt aus der Kooperation

Als Agentur eine Influencer-Rechnung zu schreiben heißt hier: Kooperation und Monat wählen, der Rest ist vorbelegt.

• Rechnung zur Influencer-Kooperation: Budget, Zusatzpositionen und Agenturgebühr kommen aus dem Deal, mit Logo und Farbe deiner Agentur.
• Jede Richtung: Du rechnest an Marken ab, stellst Provisionsrechnungen an Creator oder prüfst eingereichte Creator-Rechnungen. Mehrere Kooperationen einer Marke fasst du zur Sammelrechnung zusammen.
• XRechnung ausgeben: Verlangt eine Marke eine E-Rechnung, setzt du an der Marke einen Haken. Die Rechnungsmail trägt dann neben dem PDF die XRechnung deiner Agentur.
• Swiss QR-Rechnung erstellen: Mit einem Konto in der Schweiz oder in Liechtenstein trägt das PDF den QR-Zahlteil mit Empfangsschein, in Franken oder Euro.

CreatorOffice · Rechnung erstellen

2. Zahlungen verfolgen: offene Rechnungen im Blick

• Rechnungsübersicht: Status, Fälligkeit, Betrag und nächster Schritt je Rechnung. Filter zeigen dir offene, überfällige und bezahlte Rechnungen.
• Zustellung: Überfällig wird eine Rechnung erst, wenn die Rechnungsmail zugestellt ist. Scheitert die Zustellung, siehst du es sofort und sendest erneut.
• Zahlungseingang: Betrag und Datum trägst du an der Rechnung ein, auch Teilzahlungen. Hat die Marke direkt an den Creator gezahlt, vermerkst du auch das.
• Kontoauszug-Abgleich (ab Tarif Agentur): Du lädst den Kontoauszug als CAMT.053 oder CSV hoch. CreatorOffice schlägt je Zahlungseingang die passende Rechnung vor, gebucht wird erst mit deiner Bestätigung.

CreatorOffice · Rechnungen

3. Mahnwesen: Fälligkeit erkannt, Mahnung vorbereitet, Versand per Klick

Das Mahnwesen läuft in drei Schritten. Nur der letzte braucht dich.

1. CreatorOffice erkennt Fälligkeiten. Jeden Tag prüft CreatorOffice, welche Rechnungen überfällig sind und wo eine Mahnfrist abgelaufen ist. Dein Team bekommt dafür eine Aufgabe, standardmäßig auch per Mail.
2. Die Mahnung ist vorbereitet. Du musst keine Mahnung schreiben: Die nächste Stufe, die neue Frist, Empfänger und Kopie aus den Kontakten der Marke, ihre Sprache und der Text der Stufe sind eingetragen. Gebühren und Zinsen rechnet CreatorOffice aus, wenn du sie eingestellt hast. Das Mahnschreiben entsteht als PDF mit Forderungsaufstellung, die Rechnung hängt an.
3. Du sendest per Klick. Kurz prüfen, bei Bedarf eine persönliche Nachricht ergänzen, senden. Stufe und neue Frist sind gespeichert. Läuft die Frist ab, meldet sich CreatorOffice wieder.

CreatorOffice · Zahlung erinnern

Die Mahnleiter legst du einmal fest, etwa mit Zahlungserinnerung an die Marke, 1. Mahnung, 2. Mahnung und letzter Mahnung. In jedem Tarif bestimmst du selbst, wie hoch Mahngebühren und Verzugszinsen sind, welche Fristen gelten und was in jeder Mahn-Mail und jedem Mahnschreiben steht. Beim einzelnen Versand passt du Betreff und Text bei Bedarf an.

• Ausnahmen: Eine Mahnsperre stoppt das Mahnen für einzelne Rechnungen, etwa bei vereinbarter Ratenzahlung. Mahnungen, die du außerhalb verschickt hast, trägst du nach.
• Inkasso nur nach deiner Entscheidung: Nach der letzten Stufe entscheidest du an der Rechnung, wie es weitergeht. Automatisch geht nichts ans Inkasso. Jeder Schritt steht im Verlauf der Rechnung.
• Mahnung im Auftrag des Creators: Rechnet ein Creator direkt mit der Marke ab, mahnt deine Agentur in seinem Namen. Im Schreiben steht der Creator als Gläubiger. Auf Wunsch mit Mahngebühr, Pauschale und Verzugszinsen, die dem Creator zustehen.
• Rechte: Ab Tarif Team legst du je Manager fest, wer mahnen darf.

So ist CreatorOffice die Mahnwesen-Software deiner Agentur, ohne zusätzliches Programm. Wie viel offen und überfällig ist, zeigen dir die Kennzahlen auf einen Blick.

CreatorOffice · Kennzahlen

4. Export: DATEV-Export für die Agentur, BMD für Österreich

• DATEV- und BMD-Export (ab Tarif Team): DATEV-Buchungsstapel mit einem Klick, mit SKR03 oder SKR04, und Buchungen im BMD-Format für Österreich.
• Listen und Belege: Rechnungslisten als CSV und die PDFs als ZIP, in jedem Tarif.
• Automatisch ans Buchhaltungsprogramm: Hinterlegst du die Beleg-Adresse deines Buchhaltungsprogramms, gehen deine Rechnungen nach der Freigabe automatisch und genau einmal mit PDF dorthin.

So läuft es ab

1. Kooperation anlegen: Honorar, Monate und Konditionen stehen am Deal, siehe Influencer-Kooperationen verwalten.
2. Rechnung erstellen und senden: aus Kooperation und Monat, freigeben, an die Marke senden, auf Wunsch mit XRechnung.
3. Zahlung zuordnen: von Hand oder über den Kontoauszug.
4. Mahnen per Klick: Bleibt die Zahlung aus, meldet sich CreatorOffice mit der vorbereiteten Mahnung.
5. Auszahlen und exportieren: Ist das Geld da, zahlst du deine Creator aus (siehe Provisionen und Auszahlungen an Creator) und exportierst die Buchungen für deine Steuerberatung.

Für wen

Für Talent- und Creator-Managements, Influencer-Marketing-, UGC- und Social-Media-Agenturen, die Rechnungen an Marken stellen und Creator abrechnen. Vom Solo-Manager bis zum Agenturnetzwerk. CreatorOffice ist für den DACH-Raum gebaut: Steuerfälle für Deutschland, Österreich und die Schweiz, Rechnungen und Mahnungen auf Deutsch oder Englisch, auch in Franken. Was CreatorOffice außer Rechnungen kann, steht unter Software für Influencer-Agenturen.

Tarife

Rechnungen und Mahnungen sind in jedem Tarif enthalten.

• Solo, 39 € im Monat: Rechnungen mit XRechnung, Zahlungsverfolgung und Mahnungen mit eigener Mahnleiter: Gebühren, Zinsen, Fristen und Texte legst du selbst fest.
• Team, 129 € im Monat: dazu Rechte je Manager sowie DATEV- und BMD-Export.
• Agentur, 299 € im Monat: dazu Kontoauszug-Abgleich mit Liquiditätsvorschau.

Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer. Jeden Tarif testest du 14 Tage kostenlos, danach ist er monatlich kündbar. Für den Test hinterlegst du eine Zahlungsmethode (Karte, Apple Pay oder Google Pay); abgebucht wird erst nach 14 Tagen, vorher kündigst du kostenlos. Alle Tarife im Vergleich