CRM für Influencer-Agenturen: Anfragen, Marken und Creator in einem System

Warum ein allgemeines CRM für Agenturen nicht reicht

Ein Influencer-CRM für Agenturen braucht mehr als Kontakte und Verkaufschancen. Allgemeine CRM-Systeme und Tabellen kennen von Haus aus keine Creator, keine Anteile zwischen Creator und Agentur, keine Freigaben und keine Auszahlungen. Im Alltag heißt das:

• Anfragen verteilen sich auf Postfächer, DMs und Messenger. Wer hat geantwortet, welches Budget nannte die Marke?
• Angebote entstehen in Textvorlagen, Zuschläge für Nutzungsrechte rechnest du von Hand.
• Media-Kits gehen als PDF raus und veralten. Ob die Marke sie geöffnet hat, weißt du nicht.
• Nach der Zusage tippst du alles neu ab: für Vertrag, Rechnung und Auszahlung, jeweils in einem anderen Werkzeug.

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Das Influencer-Agentur-CRM für den ganzen Deal

In CreatorOffice hängen Anfragen, Marken und Creator zusammen: Jede Angabe gibst du nur einmal ein. Den ganzen Umfang zeigen die Funktionen von CreatorOffice.

Markenanfragen verwalten: von der Anfrage bis zur Zusage

• Anfrage anlegen: Marke, Ansprechperson, Quelle, Zeitraum, Budget, Plattformen, Nutzungsrechte und Exklusivität. Eine neue Marke legst du gleich mit an.
• Creator vorschlagen: Mehrere Creator ergeben ein Casting, mit Zu- oder Absage je Creator.
• Stand im Blick: Liste oder Board von „Anfrage“ über „Angebot gesendet“ und „Verhandlung“ bis „Zusage“. Du filterst nach Creator, Marke und verantwortlicher Person und siehst den Wert offener Angebote.
• Exklusivität prüfen: Verlangt die Marke Exklusivität oder ist ein Creator im Zeitraum schon exklusiv gebunden, zeigt CreatorOffice die Überschneidung.

CreatorOffice · Anfragen

Angebote an Marken: aus der Preisliste, in Fassungen

• Die Positionen kommen aus der Preisliste des Creators, je Plattform und Format, und bleiben änderbar.
• Zuschläge für Nutzungsrechte, Exklusivität und Eile rechnet CreatorOffice mit. Netto oder brutto, Provision enthalten oder obendrauf: Das stellst du ein.
• Das Angebot bekommt eine Nummer aus deinem Nummernkreis und geht als PDF mit deinem Logo an die Marke. Für Änderungen legst du eine neue Fassung an.
• Bleibt die Antwort aus, erinnert dich CreatorOffice ans Nachfassen.
• Aus der Zusage wird die Kooperation: Marke, Creator, Zeitraum, Honorar und Beiträge übernimmt CreatorOffice aus Anfrage und Angebot. Mehrere Zusagen aus einem Casting ergeben mehrere Kooperationen, auf Wunsch in einer gemeinsamen Kampagne.

CreatorOffice · Anfrage

Marken mit Kontakten und Verlauf

• Ansprechpersonen mit Zuständigkeit: Rechnung, Vertrag, Briefing oder Freigabe. CreatorOffice nutzt sie später für Vertrag, Rechnung und Content-Freigabe.
• Stamm- und Rechnungsdaten mit Prüfung auf doppelte Marken nach Name und USt-IdNr.
• Agentur der Marke: Läuft der Kontakt über eine Agentur, hinterlegst du das an der Marke, auf Wunsch mit Rechnung an diese Agentur.
• Alles zur Marke auf einer Seite: Kooperationen, Umsatz, beteiligte Creator, Verträge, Rechnungen und offene Forderungen. Du siehst, wann die letzte Kooperation war und wann sich Nachfassen lohnt.
• Interne Notiz für Briefing-Vorlieben oder Bestellnummern, nur für dein Team sichtbar.

CreatorOffice · Marken

In der Übersicht zeigt die Wiederbuchungsrate, wie viele Marken erneut gebucht haben.

CreatorOffice · Übersicht

Dein Roster als Creator-Datenbank der Agentur

Gemeint sind die Creator, die deine Agentur betreut. Als Creator-CRM hält CreatorOffice je Creator an einem Ort fest:

• Stammdaten, Social-Kanäle und Sprache
• Provision je Creator und die zuständigen Manager
• Preisliste, Kooperationen, Verträge, Rechnungen und Umsatz
• interne Notizen, die der Creator nie sieht

Deine Creator bekommen per Einladung einen eigenen Zugang zum Creator-Portal. Anfragen und Angebote sehen sie dort nicht. Ab Team legst du mit Rechten je Teammitglied fest, wer welche Creator und welche Beträge sieht.

Media-Kit für Creator und Pitch-Listen für Marken

• Media-Kit: Kurzprofil auf Deutsch und Englisch, Themen, Kennzahlen je Plattform, auf Wunsch Preise und Referenzen aus Kooperationen. Die Kennzahlen pflegst du von Hand, immer mit Stand. Die Anbindung an Instagram ist in Vorbereitung.
• Vorschläge des Creators: Der Creator sieht, was geteilt wird, und schlägt Profiltext und Themen vor. Du übernimmst sie mit einem Klick.
• Pitch-Liste: bis zu 30 Creator in einem Link für eine Marke, zum Beispiel für ein Casting.
• Link statt Anhang: persönlich, befristet und jederzeit widerrufbar. Die Marke öffnet ihn nur mit ihrer E-Mail-Adresse, jeder Aufruf steht im Protokoll.
• Die Seite trägt dein Logo, erscheint auf Deutsch oder Englisch, passt aufs Handy und lässt sich drucken.

CreatorOffice · Media-Kit

Verbunden mit Vertrag, Rechnung und Auszahlung

Nach der Zusage geht es im selben System weiter: Vertrag aus deiner Vorlage mit digitaler Unterschrift, Content-Freigabe, Rechnung, Mahnung und Auszahlung. Wie das läuft, zeigt die Seite Influencer-Kooperationen verwalten. Bei der Zusage wählst du die Herkunft der Kooperation, etwa „Anfrage der Marke“. Dafür kann ein eigener Provisionssatz gelten, mehr unter Provisionen und Auszahlungen an Creator.

So arbeitest du mit dem CRM: fünf Schritte

1. Daten übernehmen: Creator, Marken und laufende Kooperationen kommen aus einer Tabelle.
2. Media-Kits pflegen: Profil, Themen, Kennzahlen und Preise je Creator.
3. Anfrage anlegen: Wünsche und Budget der Marke erfassen, Creator vorschlagen oder eine Pitch-Liste schicken.
4. Angebot senden: aus der Preisliste, mit Zuschlägen, als PDF.
5. Zusage annehmen: Die Kooperation entsteht mit den Angaben aus dem Angebot. Vertrag, Content, Rechnung und Auszahlung folgen am selben Deal.

Für wen ist das CRM gemacht?

• Talent- und Creator-Managements mit festem Roster, die ein Talent-Management-CRM für Creator suchen, das auch Verträge und Auszahlungen kennt.
• Influencer-Marketing-Agenturen, die Marken Castings mit mehreren Creatorn anbieten.
• UGC- und Social-Media-Agenturen, die regelmäßig Angebote an Marken schicken.

Vom Solo-Manager bis zum Team mit mehreren Managern, gebaut für den DACH-Raum. Den Überblick für die ganze Agentur gibt die Seite Software für Influencer-Agenturen.

Tarife: Anfragen, Media-Kits und Pitch-Listen ab Team

Marken mit Kontakten und die Creator-Datenbank gibt es in jedem Tarif, ab Solo für 39 € im Monat. Ab Team kommen Anfragen und Angebote, Media-Kits und Pitch-Listen sowie Rechte je Manager dazu: 129 € im Monat für 20 Creator und 3 Team-Plätze. Agentur kostet 299 € im Monat für 60 Creator und 8 Plätze. Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer, bei jährlicher Zahlung sind zwei Monate geschenkt. Jeden Tarif kannst du 14 Tage kostenlos testen, er ist monatlich kündbar. Mehr unter Tarife und Preise im Vergleich.