Influencer-Agentur gründen oder Talent-Management für Creator aufbauen: die Checkliste

1. Positionierung: Geschäftsmodell und Nische festlegen

Bevor du eine Creator-Management-Agentur gründest, entscheide, womit du Geld verdienen willst. Es gibt zwei Grundformen:

• Management mit eigenem Creator-Stamm: Du vertrittst eine feste Gruppe von Creatorn, verhandelst ihre Kooperationen und erhältst dafür eine Provision. Wer eine Talent-Management-Agentur für Creator gründen will, wählt dieses Modell.
• Agentur für Marken: Du planst Kampagnen im Auftrag von Marken, suchst dafür passende Creator und rechnest mit der Marke ab. Die Creator wechseln von Kampagne zu Kampagne.

Beides lässt sich verbinden. Dann brauchst du klare Regeln, wann du für den Creator und wann für die Marke handelst.

Danach kommt die Nische. Je klarer sie ist, desto leichter findest du passende Creator und Marken. Mögliche Kriterien:

• Plattformen, etwa YouTube, TikTok, Instagram oder Twitch
• Themen, etwa Gaming, Beauty, Food oder Familie
• Größe der Creator und Art der Inhalte, zum Beispiel UGC-Videos für Werbeanzeigen
• Sprache und Region, etwa der deutschsprachige Raum

Fasse das Ergebnis in einem Satz zusammen: Für wen arbeitest du, mit welchen Creatorn, und was machst du besser als andere?

2. Die ersten Creator gewinnen und Konditionen vereinbaren

Für den Start brauchst du keine lange Liste, sondern Creator, die zu deiner Nische passen, verlässlich liefern und mit denen die Zusammenarbeit funktioniert. Reichweite allein sagt darüber wenig. Gute Ausgangspunkte sind Creator, die du schon kennst, Empfehlungen und Creator, die bereits Anfragen von Marken bekommen, aber keine Zeit für die Abwicklung haben.

Kläre mit jedem Creator vor der ersten Kooperation die kaufmännischen Punkte:

• welche Leistungen dein Management übernimmt und welche nicht
• welche Provision gilt, auf welcher Basis und für welche Einnahmen
• wann und wie der Creator seinen Anteil bekommt
• ob du alle Kooperationen betreust oder nur bestimmte, etwa einzelne Plattformen
• wie lange die Zusammenarbeit laufen soll und was mit laufenden Kooperationen passiert, wenn sie endet
• was der Creator von Kooperationen und Abrechnung sieht

Halte die Antworten schriftlich fest. Den Managementvertrag selbst setzt deine Kanzlei auf oder prüft ihn.

3. Ein Provisionsmodell wählen

Bei einem Management mit eigenem Creator-Stamm hängt das Einkommen der Agentur an der Provision. Entscheide deshalb vor dem Start:

• Modell: fester Prozentsatz, Staffel, Mindestprovision, Pauschale oder eine Mischform
• Herkunft: ein Satz für alle Kooperationen oder ein anderer, wenn deine Agentur die Marke selbst gewonnen hat
• Basis: volles Honorar oder Honorar nach vereinbarten Abzügen, und welche Auslagen provisionsfrei bleiben
• Ende der Zusammenarbeit: ob und wie lange danach noch Provision anfällt

Welche Modelle es gibt, wie du die Provision berechnest und worauf du bei der Abrechnung achtest, erklärt der Artikel Provision im Influencer-Management, mit Rechenbeispielen und Rechner.

4. Abläufe von der Anfrage bis zur Auszahlung festlegen

Jede Kooperation durchläuft dieselben Stationen. Legst du sie einmal fest, weiß dein Team bei jeder Anfrage, was zu tun ist, und nichts hängt an einer einzelnen Person:

1. Anfrage prüfen und mit dem Creator abstimmen
2. Angebot erstellen und verhandeln
3. Vertrag abschließen
4. Briefing an den Creator geben
5. Content erstellen, intern prüfen und von der Marke freigeben lassen
6. Veröffentlichen, Belege und Kennzahlen sammeln
7. Rechnung stellen und Zahlungseingang verfolgen
8. Creator abrechnen und auszahlen

Lege für jede Station fest, wer verantwortlich ist, welche Frist gilt und wo die Unterlagen liegen. Ein Ablaufplan auf einer Seite reicht für den Anfang.

5. Marken gewinnen: die Akquise vorbereiten

Marken entscheiden schneller, wenn sie auf einen Blick sehen, was sie bekommen. Bereite drei Dinge vor:

• Media-Kit je Creator: Kurzprofil, Themen, Zielgruppe, Kennzahlen je Plattform mit Datum, Formate, ausgewählte Kooperationen und auf Wunsch Preise. Halte es aktuell, denn veraltete Zahlen kosten Vertrauen.
• Pitch-Listen: Für eine Anfrage oder eine Wunschmarke stellst du eine kleine Auswahl passender Creator zusammen, jeweils mit einem Satz, warum sie passen.
• Liste der Wunschmarken: Welche Marken passen zu deiner Nische, wer ist Ansprechperson, wann gab es den letzten Kontakt, und wann fasst du nach?

Halte Anfragen, Angebote und Absagen an einem Ort fest. So siehst du, welche Marken wiederkommen und welche Angebote noch offen sind.

6. Werkzeuge für Agenturen: Tabellen oder spezialisierte Software

Am Anfang können die Werkzeuge reichen, die du schon hast: Tabellen, E-Mail, Cloud-Ordner, ein Dienst für digitale Unterschriften und ein Rechnungsprogramm.

Tabellen und Einzelwerkzeuge

• kosten wenig und sind sofort einsatzbereit
• passen sich jedem Ablauf an
• verteilen dieselbe Kooperation auf viele Orte: Mail, Tabelle, Vertrag, Ordner und Rechnung
• machen Provisionen, Auszahlungen und Zugriffsrechte mit jedem weiteren Creator aufwendiger

Spezialisierte Software

• führt Kooperation, Vertrag, Content, Rechnung und Auszahlung in einem Datensatz
• rechnet Provisionen aus den vereinbarten Konditionen
• kostet monatlich und braucht Zeit für die Einrichtung
• sollte deine Daten jederzeit vollständig exportieren können

Ein guter Zeitpunkt für den Wechsel ist, bevor die Tabelle unübersichtlich wird: wenn mehrere Personen an denselben Kooperationen arbeiten, wenn du regelmäßig mehrere Creator auszahlst oder wenn du offene Rechnungen nicht mehr sicher im Blick hast. Teste jedes Werkzeug mit deinen echten Abläufen.

CreatorOffice ist eine solche Software für Influencer-Agenturen und Talent-Managements. Es verbindet Kooperationen, Verträge mit digitaler Unterschrift, Content-Freigabe, Rechnungen und Mahnungen, Provisionen und Auszahlungen sowie ein Creator-Portal unter dem Namen deiner Agentur. Der Tarif Solo ist für einzelne Manager mit bis zu fünf Creatorn gedacht; Auszahlungsläufe per SEPA-Datei sowie Media-Kits und Pitch-Listen gibt es ab dem Tarif Team (Tarife). Jeden Tarif kannst du 14 Tage kostenlos testen, und deine Daten kannst du jederzeit exportieren.

7. Finanzen ordnen: Rechnungen, Mahnungen, Auszahlungen

Für den Geldfluss gibt es zwei Wege: Die Marke zahlt an deine Agentur, und die Agentur zahlt den Creator aus. Oder der Creator rechnet direkt mit der Marke ab, und deine Agentur berechnet ihm die Provision. Lege vor der ersten Rechnung fest, wie es bei dir läuft:

• Rechnungen: zeitnah nach der Leistung und mit festen Zahlungszielen
• Zahlungseingänge: Fälligkeiten jede Woche prüfen und Zahlungen den Rechnungen zuordnen
• Mahnwesen: eine feste Abfolge aus Zahlungserinnerung und Mahnstufen mit Fristen, damit Nachfassen keine Bauchentscheidung ist
• Auszahlungen: eine Regel, wann Creator ihr Geld bekommen, etwa nach Zahlungseingang der Marke oder zu einer festen Frist, und gesammelte Auszahlungen statt einzelner Überweisungen
• Überblick: Was ist offen, was bezahlt, was auszuzahlen? Zahlst du Creator aus, bevor die Marke gezahlt hat, gehst du in Vorleistung. Plane das ein.

Wie Rechnungen und Mahnungen als Ablauf aussehen können, zeigt die Seite Rechnungen und Mahnwesen.

8. Team: Rollen und Rechte verteilen

Auch zu zweit lohnt es sich, Zuständigkeiten klar zu verteilen. Mögliche Rollen:

• Geschäftsführung: Konditionen, Verträge, Finanzen, Freigabe von Auszahlungen
• Talent-Management: Betreuung der Creator, Verhandlung, Content-Abstimmung
• Office und Finanzen: Rechnungen, Zahlungseingänge, Mahnungen, Auszahlungen
• Assistenz: Termine, Unterlagen und Fristen, ohne Zugriff auf Beträge

Lege fest, wer Beträge und Provisionssätze sehen darf, wer Rechnungen versendet, wer mahnt und wer Auszahlungen ausführt. Für Auszahlungen empfiehlt sich das Vier-Augen-Prinzip: Eine Person bereitet vor, eine zweite gibt frei. Und wenn jemand das Team verlässt, enden seine Zugänge am selben Tag.

In CreatorOffice legst du Rechte je Manager fest, etwa wer Beträge sieht, mahnt oder Auszahlungen ausführt (ab Tarif Team).

9. Rechtsform, Anmeldung, Steuern und Verträge mit Fachleuten klären

Diese Punkte klärst du mit deiner Steuerberatung und deiner Kanzlei. Dieser Ratgeber geht bewusst nicht darauf ein.

Checkliste zum Ausdrucken: Influencer-Agentur gründen

Häufige Fragen

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