Eine Kampagne mit mehreren Creatorn rechnest du am saubersten so ab: Nach außen bekommt die Marke eine Sammelrechnung mit einer Position je Creator, nach innen führt jeder Creator seine eigene Kooperation mit eigenem Honorar, eigenem Provisionssatz und eigenen Auslagen. So stimmt die Rechnung für die Marke, und jeder Creator bekommt genau seinen Anteil.
Schwierig wird es nicht bei der ersten Rechnung, sondern bei den Sonderfällen: Ein Creator liefert später, einer fällt aus, die Marke zahlt nur die Hälfte. Hier bekommst du den Aufbau einer Kampagnenabrechnung, ein Rechenbeispiel mit vier Creatorn, unterschiedlichen Sätzen und Auslagen sowie Regeln für Teilzahlungen und Ausfälle.
Sammelrechnung oder Einzelrechnungen?
Die Marke entscheidet oft mit, wie sie Rechnungen haben möchte. Beide Wege funktionieren:
| Sammelrechnung je Kampagne | Einzelrechnung je Creator | |
|---|---|---|
| Für die Marke | eine Rechnung, eine Freigabe, eine Zahlung | mehrere Rechnungen, oft mehrere Freigaben |
| Für die Agentur | weniger Belege, aber Teilzahlungen müssen verteilt werden | mehr Belege, Zahlungen sind eindeutig |
| Bei Verzögerung eines Creators | Rechnung wartet oder wird geteilt | nur seine Rechnung wartet |
| Bei Bestellnummern | eine Bestellnummer für alles | Bestellnummer je Rechnung nötig |
Große Marken mit Einkaufsabteilung wollen meist eine Rechnung je Bestellnummer. Frag deshalb vor der ersten Rechnung, wie die Bestellung aussieht. Wie du damit umgehst, steht im Artikel zur PO-Nummer auf der Rechnung.
So baust du die Kampagnenabrechnung auf
- Kampagne anlegen: Marke, Zeitraum, Gesamtbudget, gemeinsames Briefing.
- Eine Kooperation je Creator: Honorar, Leistungen, Fristen und der Provisionssatz, der für diesen Creator gilt.
- Agenturgebühr getrennt: Kampagnenplanung, Casting oder Reporting als eigene Position der Agentur.
- Auslagen je Creator: Reisekosten oder Material an der Kooperation des jeweiligen Creators.
- Rechnung an die Marke: eine Position je Creator, dazu Agenturgebühr und Auslagen.
- Abrechnung an die Creator: je Creator eine Gutschrift oder Prüfung seiner Rechnung.
Wie du die Creator für eine Kampagne auswählst, zeigt der Ratgeber zum Influencer-Casting, den zeitlichen Ablauf der Ratgeber Influencer-Kampagne planen.
Rechenbeispiel: vier Creator, eine Rechnung
Die Zahlen sind frei gewählt und netto. Lumen Skincare bucht bei Studio Nordlicht eine Herbstkampagne mit vier Creatorn für 18.000 €. Dazu kommen 1.500 € Agenturgebühr für Planung und Reporting sowie 300 € Reisekosten von Mara Linden.
Rechnung an Lumen Skincare
| Position | Betrag |
|---|---|
| Mara Linden: 1 Reel, 4 Stories | 6.000 € |
| Jona Wiese: 1 Reel, 3 Stories | 5.000 € |
| Elin Berg: 1 Video | 4.000 € |
| Ava Brandt: 3 Stories | 3.000 € |
| Kampagnenplanung und Reporting | 1.500 € |
| Reisekosten Mara Linden laut Beleg | 300 € |
| Summe netto | 19.800 € |
Probe: 6.000 € + 5.000 € + 4.000 € + 3.000 € = 18.000 €, plus 1.500 € und 300 € ergibt 19.800 €.
Anteile der Creator
| Creator | Provisionsregel | Provision | Anteil | plus Auslagen | Auszahlung |
|---|---|---|---|---|---|
| Mara Linden | 20 % bis 5.000 €, darüber 15 % | 1.000 € + 150 € = 1.150 € | 4.850 € | 300 € | 5.150 € |
| Jona Wiese | 20 % | 1.000 € | 4.000 € | 0 € | 4.000 € |
| Elin Berg | 25 % | 1.000 € | 3.000 € | 0 € | 3.000 € |
| Ava Brandt | 20 % | 600 € | 2.400 € | 0 € | 2.400 € |
Die Probe für die ganze Kampagne
- Provisionen: 1.150 € + 1.000 € + 1.000 € + 600 € = 3.750 €
- Anteile der Creator: 4.850 € + 4.000 € + 3.000 € + 2.400 € = 14.250 €
- Provisionen plus Anteile: 3.750 € + 14.250 € = 18.000 €, das Creator-Budget
- Agentur gesamt: 3.750 € Provision + 1.500 € Agenturgebühr = 5.250 €
- Auszahlungen gesamt: 14.250 € + 300 € Auslagen = 14.550 €
- Agentur plus Auszahlungen: 5.250 € + 14.550 € = 19.800 €, die Rechnungssumme
Hätte die Agentur pauschal 20 % auf die ganze Rechnung genommen, wären es 20 % von 19.800 € = 3.960 € gewesen. Dann wären Agenturgebühr und Reisekosten mitverprovisioniert worden, und jeder Creator hätte einen falschen Anteil. Wie Auslagen sauber laufen, erklärt der Artikel Auslagen und Reisekosten in Kooperationen.
Wenn die Marke nur einen Teil zahlt
Bei einer Sammelrechnung ist eine Teilzahlung nicht eindeutig. Lege vorher fest, wie du sie verteilst. Zwei Regeln sind verbreitet:
Verhältnismäßig: Jeder Creator bekommt denselben Anteil seines Betrags. Zahlt Lumen Skincare die Hälfte, also 9.900 €, stehen jedem Creator 50 % seiner Auszahlung zu: Mara 2.575 €, Jona 2.000 €, Elin 1.500 €, Ava 1.200 €. Zusammen 7.275 €, das ist die Hälfte von 14.550 €.
Nach Position: Nennt die Marke im Verwendungszweck, welche Positionen sie zahlt, ordnest du die Zahlung genau diesen Positionen zu. Das ist eindeutiger, setzt aber voraus, dass die Marke es angibt.
Welche Regel gilt, gehört in den Managementvertrag oder eine kurze Notiz an die Creator der Kampagne. Wer Creator nur nach Zahlungseingang auszahlt, braucht diese Regel zwingend.
Wenn ein Creator ausfällt oder später liefert
Eine Sammelrechnung sollte nicht an einem Creator hängen. Diese Wege helfen:
- Teilrechnung: Du berechnest die gelieferten Positionen jetzt und den Rest, sobald er geliefert ist. Kläre mit der Marke, ob das geht.
- Rechnung je Monat: Bei Kampagnen über mehrere Monate rechnest du jeden Monat ab, was geliefert ist.
- Ersatz: Springt ein anderer Creator ein, bekommt er eine eigene Kooperation mit eigenem Satz. Die Rechnungsposition ändert sich entsprechend.
- Ausfall ohne Ersatz: Die Position entfällt oder wird gekürzt. Ist die Rechnung schon raus, brauchst du eine Korrektur.
Was die Creator sehen sollten
Jeder Creator sollte seinen eigenen Anteil kennen, aber nicht die Anteile der anderen. Teile Kampagnendetails wie Briefing und Termine mit allen, Beträge nur je Creator. Wie viel du vom Deal zeigst, legst du für alle Creator einheitlich fest.
Typische Fehler bei Kampagnenabrechnungen
Ein Satz für alle
Die Agentur rechnet die Kampagne mit 20 % ab, obwohl Creator unterschiedliche Sätze haben. Rechne je Kooperation mit dem Satz des Creators.
Agenturgebühr in der Provisionsgrundlage
Planung und Reporting sind Leistung der Agentur. Sie gehören nicht in die Grundlage, aus der die Creator-Anteile entstehen.
Teilzahlung ohne Regel
Die Agentur zahlt die Creator in der Reihenfolge aus, in der sie fragen. Lege die Verteilung vorher fest.
Die Rechnung wartet auf den letzten Creator
Drei Creator haben im September geliefert, einer im November, die Rechnung geht im November raus. Rechne gelieferte Positionen ab, wenn die Marke das zulässt.
Checkliste für die Kampagnenabrechnung
So bildet CreatorOffice Kampagnen mit mehreren Creatorn ab
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. Jede Kooperation trägt ihren eigenen Satz, die Kampagne fasst sie zusammen. Belegt sind diese Funktionen:
- Kampagnen: Arbeiten mehrere Creator für dieselbe Marke, fasst du ihre Kooperationen zu einer Kampagne zusammen, mit gemeinsamem Briefing, Budget und Deadline.
- Sammelrechnung: Auf Wunsch stellst du der Marke eine Sammelrechnung über die offenen Monate. Mehrere Kooperationen einer Marke lassen sich zusammenfassen.
- Provision je Kooperation: Satz oder Staffel je Creator, je Herkunft oder direkt an der Kooperation, beim Anlegen festgeschrieben. Auslagen bleiben provisionsfrei.
- Teilzahlungen: Zahlungen erfasst du an der Rechnung, auch Teilzahlungen. Bei Auszahlung nach Zahlungseingang ist der passende Anteil auszahlbar.
- Creator-Portal: Ein Creator sieht seine eigenen Deals und seinen Anteil, nie Daten anderer Creator.
- Kennzahlen: Umsatz, Provision und Creator-Anteil nach Zeitraum, Creator, Marke und Plattform.
Mehr zum Ablauf zeigen Influencer-Kooperationen verwalten und Provisionen und Auszahlungen an Creator. Die Tarife findest du bei den Tarifen.
Häufige Fragen
Wie rechne ich eine Kampagne mit mehreren Creatorn ab?
Nach außen mit einer Sammelrechnung an die Marke, eine Position je Creator plus Agenturgebühr und Auslagen. Nach innen mit einer Kooperation je Creator, damit jeder seinen eigenen Satz und Anteil behält.
Darf ich für alle Creator einer Kampagne denselben Provisionssatz nehmen?
Nur, wenn das mit allen so vereinbart ist. Haben Creator unterschiedliche Sätze im Managementvertrag, rechnest du je Kooperation mit dem jeweiligen Satz.
Wie verteile ich eine Teilzahlung der Marke?
Entweder verhältnismäßig, sodass jeder Creator denselben Prozentsatz seines Betrags bekommt, oder nach den Positionen, die die Marke im Verwendungszweck nennt. Lege die Regel vorher fest.
Gehört die Agenturgebühr in die Provision?
Nein. Die Agenturgebühr ist eine eigene Leistung der Agentur und eine eigene Position auf der Rechnung. Die Provision bezieht sich auf das Honorar der Creator.
Was passiert, wenn ein Creator aus der Kampagne aussteigt?
Seine Position entfällt, wird gekürzt oder geht an einen Ersatz mit eigener Kooperation. Ist die Rechnung schon gestellt, brauchst du eine Korrektur. Die vertragliche Seite klärst du mit Marke und Kanzlei.
Kann CreatorOffice mehrere Creator zu einer Kampagne zusammenfassen?
Ja. Du fasst die Kooperationen zu einer Kampagne mit gemeinsamem Briefing, Budget und Deadline zusammen und stellst der Marke auf Wunsch eine Sammelrechnung über die offenen Monate.
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