Die PO-Nummer auf der Rechnung ist die Bestellnummer, die die Einkaufsabteilung einer Marke vor dem Auftrag vergibt. Viele große Unternehmen zahlen eine Rechnung erst, wenn sie diese Nummer trägt, weil ihr System jede Rechnung mit einer freigegebenen Bestellung abgleicht. Fehlt die Nummer, geht die Rechnung zurück oder bleibt liegen, und das Zahlungsziel beginnt oft erst mit der korrigierten Rechnung.
Für Influencer-Agenturen ist das eine typische Falle: Die Marketingabteilung sagt zu, der Content geht online, und erst die Buchhaltung der Marke fragt nach der Bestellung, die nie jemand angelegt hat. Hier erfährst du, wie der Ablauf bei großen Marken funktioniert, wann du die Nummer anforderst, was sonst noch auf die Rechnung gehört und was eine fehlende Nummer an Zeit kostet.
Was ist eine PO-Nummer?
PO steht für Purchase Order, auf Deutsch Bestellung. Bevor ein großes Unternehmen eine Leistung einkauft, legt die Fachabteilung, etwa das Marketing, eine Bestellanforderung an. Nach der Freigabe erzeugt der Einkauf daraus eine Bestellung mit eigener Nummer, Betrag, Lieferant und oft einer Positionsnummer je Leistung. Diese Bestellung schickt die Marke dir, meist als PDF aus ihrem Einkaufssystem.
Die Pflichtangaben einer Rechnung in Deutschland stehen in § 14 Absatz 4 UStG. Eine Bestellnummer gehört nicht dazu. Ob die Marke eine Rechnung ohne Bestellnummer bezahlen muss, ist deshalb eine Frage eures Vertrags, nicht des Steuerrechts. In der Praxis spielt das selten eine Rolle: Ohne Nummer findet das System der Marke deine Rechnung nicht, und sie landet in einer Klärungsschleife.
Warum zahlen Konzerne ohne Bestellnummer nicht?
Große Unternehmen gleichen Rechnungen automatisch ab. Der Ablauf sieht meist so aus:
- Bestellanforderung: Das Marketing meldet den Bedarf, etwa eine Kampagne mit drei Creatorn.
- Freigabe: Budgetverantwortliche geben frei.
- Bestellung: Der Einkauf legt die Bestellung mit Nummer und Betrag an und schickt sie dir.
- Leistung: Die Creator liefern, der Content geht online.
- Leistungsbestätigung: Das Marketing bestätigt im System, dass die Leistung erbracht ist.
- Rechnung: Deine Rechnung kommt mit Bestellnummer an.
- Abgleich: Das System vergleicht Bestellung, Bestätigung und Rechnung.
- Zahlung: Passt alles, wird zum Zahlungsziel gezahlt.
Fehlt an einer Stelle etwas, bleibt die Rechnung hängen. Am häufigsten fehlt Schritt 3, weil die Marketingabteilung schneller zugesagt hat, als der Einkauf bestellen konnte. Am zweithäufigsten fehlt Schritt 5: Die Leistung ist erbracht, aber niemand hat sie im System bestätigt.
Rechenbeispiel: was eine fehlende Nummer kostet
Die Daten und Beträge sind frei gewählt. Studio Nordlicht stellt der Marke Kalmira am 1. Oktober eine Rechnung über 8.000 € netto, Zahlungsziel 60 Tage.
Mit Bestellnummer: fällig am 1. Oktober plus 60 Tage, also am 30. November.
Ohne Bestellnummer: Die Buchhaltung von Kalmira schickt die Rechnung am 20. Oktober zurück. Studio Nordlicht fordert die Bestellung an und schickt die korrigierte Rechnung am 22. Oktober. Fällig ist sie jetzt am 22. Oktober plus 60 Tage, also am 21. Dezember.
Das Geld kommt 21 Tage später. Zahlt die Agentur ihre Creator nach fester Frist aus, steht sie diese 21 Tage zusätzlich mit 8.000 € in Vorleistung. Wie Zahlungsziele mit Marken laufen, erklärt der Ratgeber Zahlungsziel mit Marken vereinbaren.
Zweiter Fall: Zusatzleistung ohne Erweiterung. Die Bestellung lautet auf 12.000 € für drei Monate, also 4.000 € je Monat. Im zweiten Monat bucht das Marketing zusätzlich eine Story für 1.500 €. Studio Nordlicht stellt 4.000 € + 1.500 € = 5.500 € in Rechnung. Das System von Kalmira sieht 5.500 € gegen eine offene Position von 4.000 € und blockiert die Rechnung. Richtig ist: Erweiterung der Bestellung auf 13.500 € anfordern oder die Zusatzleistung über eine eigene Bestellung abrechnen.
Wann und wie du die Bestellung anforderst
Der beste Zeitpunkt ist die Zusage. Dann ist das Budget frei, und deine Ansprechperson hat Interesse an einem schnellen Start. Diese Nachricht kannst du anpassen:
Hallo Frau Weber, vielen Dank für die Zusage zur Herbstkampagne. Damit wir die Rechnung später ohne Rückfragen stellen können: Arbeiten Sie mit Bestellnummern? Falls ja, senden Sie uns bitte die Bestellung über 12.000 € netto. Außerdem brauchen wir die genaue Rechnungsanschrift, die E-Mail-Adresse für Rechnungen und gegebenenfalls unsere Lieferantennummer bei Ihnen. Viele Grüße, Alex Nord
Wer bei der Marke für Rechnungen zuständig ist, ist oft nicht die Person, mit der du die Kampagne besprichst. Wie du die richtigen Ansprechpersonen findest, zeigt der Ratgeber Ansprechpartner für Influencer-Kooperationen finden.
Was sonst noch auf die Rechnung gehört
Neben den gesetzlichen Pflichtangaben fragen große Marken häufig nach diesen Angaben. Sie stehen meist in der Bestellung oder in den Lieferantenbedingungen der Marke:
Manche Konzerne nehmen Rechnungen nur noch über ein eigenes Portal an. Wie das funktioniert, steht im Artikel Rechnung über ein Lieferantenportal einreichen. Bevor du überhaupt eine Bestellung bekommst, musst du oft als Lieferant angelegt werden. Was dafür nötig ist, erklärt der Artikel zur Lieferantenanlage bei großen Marken.
Wenn die Rechnung schon ohne Nummer raus ist
Dann hilft keine Mahnung, sondern nur Klärung:
- Mahnung pausieren: Eine Mahnung auf eine Rechnung, die die Marke formal nicht bearbeiten kann, verärgert nur.
- Bestellung anfordern: bei deiner Ansprechperson im Marketing, mit Rechnungsnummer und Betrag.
- Rechnung korrigieren: Fehlende Angaben ergänzt du mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, oder du stornierst und stellst neu aus. Welcher Weg passt, stimmst du mit deiner Steuerberatung ab.
- Neues Fälligkeitsdatum notieren: Plane die Zahlung mit dem Zahlungsziel ab der korrigierten Rechnung.
- Leistungsbestätigung anstoßen: Frag nach, ob die Leistung im System bestätigt ist.
Wie du offene Rechnungen danach weiter verfolgst, zeigt der Ratgeber zu den offenen Rechnungen in der Agentur.
Typische Fehler mit Bestellnummern
Die Nummer wird erst nach dem Posting angefragt
Dann wartest du auf den Einkauf, während das Zahlungsziel noch gar nicht läuft. Frag mit der Zusage.
Zusatzleistungen ohne Erweiterung
Jede Story, die das Marketing nachbucht, braucht eine Erweiterung der Bestellung. Sonst übersteigt die Rechnung die Bestellung.
Rechnung an die falsche Gesellschaft
Konzerne bestehen aus vielen Gesellschaften. Die Rechnung geht an die, die bestellt hat.
Sammelrechnung über mehrere Bestellungen
Eine Rechnung mit drei Bestellnummern wird oft abgelehnt. Stelle je Bestellung eine Rechnung, außer die Marke wünscht es anders.
Die Leistung ist nicht bestätigt
Die Rechnung ist korrekt, aber im System fehlt die Bestätigung des Marketings. Frag nach, statt zu mahnen.
So hilft CreatorOffice bei Rechnungen an große Marken
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. Für Rechnungen an Marken mit Einkaufsprozess sind diese Funktionen belegt:
- Marken mit Ansprechpersonen: mit Zuständigkeit, etwa für Rechnung, Vertrag, Briefing oder Freigabe. In jedem Tarif.
- Rechnung aus der Kooperation: Kooperation und Monat wählen, der Rest ist vorbelegt. Mehrere Kooperationen einer Marke fasst du bei Bedarf zur Sammelrechnung zusammen.
- Zustellung: Überfällig wird eine Rechnung erst, wenn die Rechnungsmail zugestellt ist. Scheitert die Zustellung, siehst du es sofort.
- Mahnsperre: Während du eine fehlende Bestellung klärst, stoppst du das Mahnen für diese Rechnung.
- XRechnung: Verlangt eine Marke eine E-Rechnung, setzt du an der Marke einen Haken.
Mehr zum Ablauf zeigt die Seite Rechnungen und Mahnwesen für Agenturen, die Tarife findest du bei den Tarifen.
Häufige Fragen
Was ist eine PO-Nummer?
Die Bestellnummer, die die Einkaufsabteilung eines Unternehmens vor einem Auftrag vergibt. PO steht für Purchase Order. Große Unternehmen gleichen jede eingehende Rechnung mit einer Bestellung ab.
Ist die Bestellnummer eine Pflichtangabe auf der Rechnung?
Nach § 14 Absatz 4 UStG nicht. Viele Konzerne verlangen sie aber in ihren Lieferantenbedingungen und bearbeiten Rechnungen ohne Nummer nicht. Was in deinem Vertrag gilt, klärst du im Zweifel mit deiner Kanzlei.
Wann sollte ich nach der Bestellnummer fragen?
Mit der Zusage, spätestens vor dem Start der Produktion. Dann ist das Budget freigegeben und deine Ansprechperson kann die Bestellung noch rechtzeitig anstoßen.
Was mache ich, wenn die Marke eine Zusatzleistung bucht?
Bitte um eine Erweiterung der Bestellung oder eine eigene Bestellung für die Zusatzleistung. Übersteigt deine Rechnung den bestellten Betrag, blockiert das System der Marke sie häufig.
Ab wann läuft das Zahlungsziel bei einer korrigierten Rechnung?
In der Praxis rechnen viele Marken ab dem Eingang der korrekten Rechnung. Was vertraglich gilt, hängt von eurer Vereinbarung ab. Plane deshalb mit dem Datum der korrigierten Rechnung.
Kann ich in CreatorOffice festhalten, wer bei der Marke für Rechnungen zuständig ist?
Ja. Marken führst du mit Ansprechpersonen und Zuständigkeit, etwa für Rechnung, Vertrag, Briefing oder Freigabe, in jedem Tarif.
CreatorOffice kostenlos testen
Wenn Rechnungen an große Marken bei dir regelmäßig in Klärungsschleifen landen, probiere aus, wie es wirkt, wenn Ansprechpersonen, Rechnung und Zustellung an einem Ort stehen. Teste CreatorOffice 14 Tage kostenlos im Tarif deiner Wahl.