Die Lieferantenanlage ist der Schritt, mit dem eine große Marke deine Agentur in ihrem Einkaufssystem als Lieferant erfasst. Erst danach kann sie eine Bestellung anlegen und deine Rechnung bezahlen. Dafür verlangt sie ein Stammdatenblatt, Nachweise über deine Firma, deine Steuerangaben und eine Bestätigung deiner Bankverbindung, oft dazu Erklärungen zu Verhaltenskodex und Datenschutz.
Für eine Agentur kostet die erste Anlage bei einem Konzern schnell mehrere Wochen, vor allem wenn Unterlagen einzeln nachgereicht werden. Mit einer vorbereiteten Lieferantenmappe geht es deutlich schneller. Hier erfährst du, welche Unterlagen typischerweise verlangt werden, wie der Ablauf aussieht, was im Datenschutz-Fragebogen steht und welche Fehler die Anlage verzögern.
Warum verlangen Marken eine Lieferantenanlage?
Große Unternehmen bezahlen nur Lieferanten, die sie geprüft und im System angelegt haben. Das schützt sie vor gefälschten Rechnungen, Zahlungen auf falsche Konten und Geschäften mit Firmen, die gegen ihre Regeln verstoßen. Für dich heißt das: Die Marketingabteilung kann noch so begeistert sein, gezahlt wird erst nach der Anlage.
Der übliche Ablauf:
- Anstoß: Das Marketing meldet dich beim Einkauf als neuen Lieferanten.
- Formulare: Du bekommst ein Stammdatenblatt oder eine Einladung in ein Lieferantenportal.
- Nachweise: Du reichst Firmennachweis, Steuerangaben und Bankbestätigung ein.
- Prüfung: Einkauf, Buchhaltung und oft Compliance prüfen die Angaben.
- Anlage: Du bekommst eine Lieferantennummer.
- Bestellung: Erst jetzt legt die Marke die Bestellung an.
Wie es danach weitergeht, erklärt der Artikel zur PO-Nummer auf der Rechnung. Viele Konzerne nehmen Rechnungen danach nur noch über ein Lieferantenportal an.
Welche Unterlagen brauchst du für die Lieferantenanlage?
Jede Marke hat ihr eigenes Formular, die Inhalte ähneln sich aber stark:
| Unterlage | Was drinsteht | Woher du sie bekommst |
|---|---|---|
| Lieferantenstammblatt | Firmenname, Anschrift, Rechtsform, Ansprechpersonen, Zahlungsbedingungen | Formular der Marke |
| Firmennachweis | Handelsregisterauszug oder, bei Einzelunternehmen, Gewerbeanmeldung | Registerportal oder Gewerbeamt |
| Steuerangaben | Steuernummer und USt-IdNr. | eigene Unterlagen, USt-IdNr. vom Bundeszentralamt für Steuern |
| Bankbestätigung | Kontoinhaber, IBAN, BIC, bestätigt durch die Bank | Online-Banking oder Bankberatung |
| Verhaltenskodex | Zustimmung zu den Regeln der Marke, etwa zu Korruption oder Menschenrechten | Dokument der Marke, unterschreiben |
| Datenschutzangaben | wie du personenbezogene Daten verarbeitest, welche Dienstleister du nutzt | Fragebogen der Marke |
| Steuerformular bei US-Marken | W-9 oder W-8BEN-E | Formular der US-Steuerbehörde |
| Versicherungsnachweis | etwa Betriebshaftpflicht, nur bei manchen Marken | Versicherung |
Nicht jede Marke verlangt alles. Lies das Formular vollständig, bevor du einzelne Dokumente schickst. Was hinter den US-Formularen steckt, erklärt der Artikel zu W-8BEN und W-8BEN-E.
Die Bankbestätigung
Sie ist das Dokument, das am häufigsten fehlt. Viele Marken akzeptieren keinen Screenshot und keine Kopie des Briefkopfs, sondern verlangen eine Bestätigung der Bank oder einen Kontoauszug mit sichtbarem Kontoinhaber und IBAN. Frag deine Bank, wie du eine Kontobestätigung bekommst, und halte eine aktuelle Fassung bereit. Achte darauf, dass der Kontoinhaber genau dem Firmennamen im Stammblatt entspricht.
Rechenbeispiel: was eine unvollständige Mappe kostet
Die Daten sind frei gewählt. Lumen Skincare sagt Studio Nordlicht am 1. September eine Kampagne zu. Die Marke prüft eingereichte Unterlagen in sieben Tagen und legt die Bestellung zwei Tage nach der Anlage an.
Mit vollständiger Mappe: Unterlagen am 3. September eingereicht, Anlage am 3. plus 7 Tage, also am 10. September. Bestellung am 12. September.
Mit fehlender Bankbestätigung: Unterlagen am 3. September eingereicht, Rückfrage am 10. September, Bankbestätigung am 15. September nachgereicht, Anlage am 15. plus 7 Tage, also am 22. September. Bestellung am 24. September.
Die Bestellung kommt zwölf Tage später, vom 12. auf den 24. September. Darf die Agentur erst nach der Bestellung starten, verschiebt sich die ganze Kampagne. Darf sie vorher starten, wartet die Rechnung. Bei 45 Tagen Zahlungsziel verschiebt sich die Zahlung um dieselben zwölf Tage.
Der Datenschutz-Fragebogen
Immer mehr Marken fragen, wie die Agentur mit personenbezogenen Daten umgeht, etwa mit Namen und Kontaktdaten von Mitarbeitenden der Marke oder Daten aus Gewinnspielen. Typische Fragen:
- Welche personenbezogenen Daten der Marke verarbeitest du?
- Welche Werkzeuge und Dienstleister nutzt du dafür, und wo werden die Daten gespeichert?
- Gibt es Verträge zur Auftragsverarbeitung mit diesen Dienstleistern?
- Wer in der Agentur hat Zugriff?
- Wie meldest du Datenpannen?
Beantworte nur, was du sicher weißt, und frag bei Unklarheiten deine Kanzlei oder Datenschutzberatung. Wo deine Unterlagen und Verträge liegen, regelst du am besten einmal für das ganze Team, wie im Ratgeber zur Ablage in der Influencer-Agentur beschrieben.
Wenn sich deine Daten ändern
Neue Anschrift, neue Rechtsform, neues Konto: Bei Konzernen reicht eine Mail an die Ansprechperson nicht. Änderungen laufen meist über ein eigenes Formular, oft mit erneuter Bankbestätigung. Das ist kein Misstrauen gegen dich, sondern Schutz gegen Betrug: Gefälschte Mails mit „neuer Bankverbindung“ sind eine bekannte Betrugsmasche gegen Unternehmen.
Plane Änderungen deshalb früh und melde sie bei allen großen Marken gleichzeitig. Halte fest, bei welchen Marken du angelegt bist, mit Lieferantennummer und Ansprechperson im Einkauf.
Typische Fehler bei der Lieferantenanlage
Die Anlage startet erst nach dem Posting
Dann wartet die Rechnung auf Formulare. Starte mit der Zusage.
Firmenname und Kontoinhaber weichen ab
„Studio Nordlicht“ im Stammblatt, „Nordlicht Media GmbH“ auf der Bankbestätigung. Die Prüfung bleibt hängen. Nutze überall den genauen Firmennamen.
Veraltete Nachweise
Ein Registerauszug von vor drei Jahren wird oft nicht akzeptiert. Halte die Mappe aktuell.
Formulare an die falsche Stelle
Das Marketing leitet weiter, der Einkauf wartet. Frag, wohin die Unterlagen gehen, und schick sie direkt dorthin.
Datenschutzfragen werden geraten
Eine falsche Angabe im Fragebogen fällt spätestens bei der nächsten Prüfung auf. Antworte genau oder frag nach.
Checkliste für die Lieferantenanlage
So hilft CreatorOffice bei der Zusammenarbeit mit großen Marken
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. Die Lieferantenanlage selbst läuft bei der Marke. Für die Zusammenarbeit danach und für deine Angaben sind diese Punkte belegt:
- Marken mit Ansprechpersonen: mit Zuständigkeit, etwa für Rechnung, Vertrag, Briefing oder Freigabe. In jedem Tarif.
- Rechnungen aus der Kooperation: mit Logo und Farbe deiner Agentur, auf Wunsch als XRechnung.
- Speicherort in der EU: Datenbank und Dateien liegen in einem Rechenzentrum in der EU.
- Auftragsverarbeitung: Der AVV ist Teil jedes Abos, alle Unterauftragsverarbeiter stehen offen im AVV.
- Getrennte Bereiche und Rechte: Jede Agentur sieht nur ihre eigenen Daten. Rechte je Manager ab Tarif Team.
- Protokoll: Änderungen an Dokumenten, Freigaben und Zahlungsvorgängen werden mit Zeitpunkt und handelnder Person festgehalten.
Mehr dazu auf den Seiten Sicherheit und Datenschutz und Rechnungen und Mahnwesen für Agenturen. Die Tarife findest du bei den Tarifen.
Häufige Fragen
Was ist eine Lieferantenanlage?
Der Schritt, mit dem ein Unternehmen dich als Lieferant in seinem Einkaufssystem erfasst. Danach bekommst du eine Lieferantennummer, und die Marke kann Bestellungen anlegen und Rechnungen bezahlen.
Welche Unterlagen brauche ich als Agentur?
Meist ein Stammdatenblatt, einen Handelsregisterauszug oder eine Gewerbeanmeldung, Steuernummer und USt-IdNr., eine Bankbestätigung, die Zustimmung zum Verhaltenskodex der Marke und Angaben zum Datenschutz. US-Marken verlangen zusätzlich ein Steuerformular.
Wie lange dauert eine Lieferantenanlage?
Das hängt von der Marke ab. Planbar wird es, wenn du alle Unterlagen auf einmal einreichst. Jede Rückfrage verlängert den Ablauf um die Prüfzeit der Marke.
Was ist eine Bankbestätigung?
Ein Nachweis deiner Bank, dass das angegebene Konto deiner Firma gehört, mit Kontoinhaber, IBAN und BIC. Frag deine Bank, wie du sie bekommst. Ein selbst erstelltes Dokument reicht den meisten Marken nicht.
Muss ich den Verhaltenskodex der Marke unterschreiben?
Ohne Zustimmung legen viele Marken keine Lieferanten an. Lies ihn trotzdem genau, denn er kann Pflichten enthalten, die du an Creator weitergeben musst. Bei Fragen hilft deine Kanzlei.
Wo speichert CreatorOffice die Daten?
Datenbank und Dateien liegen in einem Rechenzentrum in der EU. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil jedes Abos, und alle Unterauftragsverarbeiter stehen offen im AVV.
CreatorOffice kostenlos testen
Wenn große Marken nach Werkzeugen, Speicherort und Auftragsverarbeitung fragen, hilft ein Backoffice, bei dem diese Angaben offen dokumentiert sind. Teste CreatorOffice 14 Tage kostenlos im Tarif deiner Wahl.