Das W-8BEN ist ein Formular der US-Steuerbehörde IRS, mit dem ein Influencer als Einzelperson gegenüber einer US-Marke bestätigt, dass er keine US-Person ist. Für Firmen, etwa eine Agentur als GmbH, gibt es das längere W-8BEN-E. Die Marke braucht das Formular, um zu entscheiden, ob sie von deiner Zahlung US-Steuer einbehalten muss. Du gibst es der Marke, nicht der Steuerbehörde.
Für Agenturen und Creator im DACH-Raum taucht das Formular meist kurz vor der ersten Zahlung auf, oft mit der Drohung, sonst 30 % einzubehalten. Dieser Ratgeber erklärt, wer welches Formular braucht, warum US-Marken danach fragen, wie du es ausfüllst, wie lange es gilt und welche Fehler die Zahlung aufhalten. Die Angaben stammen aus den Anleitungen der IRS, Stand Oktober 2026. Ob und wie Abkommen und US-Regeln in deinem Fall greifen, klärst du mit deiner Steuerberatung.
W-8BEN oder W-8BEN-E: wer braucht welches Formular?
| Wer bekommt das Geld? | Formular |
|---|---|
| Creator als Einzelperson, auch mit Gewerbe als Einzelunternehmer | W-8BEN |
| Agentur als Einzelunternehmen | W-8BEN |
| Agentur oder Creator mit eigener Gesellschaft, etwa GmbH | W-8BEN-E |
| US-Staatsbürger oder Personen mit Wohnsitz in den USA | W-9 |
| Einkünfte, die mit einem Geschäftsbetrieb in den USA verbunden sind | W-8ECI |
Entscheidend ist, wer die Rechnung stellt und das Geld bekommt. Rechnet deine Agentur im eigenen Namen mit der US-Marke ab, füllt die Agentur das Formular aus. Schließt der Creator den Vertrag direkt mit der Marke, füllt er es aus. Zahlt die Agentur danach ihren Creator in Deutschland aus, braucht es zwischen Agentur und Creator kein US-Formular. Wie die Abrechnungsmodelle sich unterscheiden, erklärt der Artikel Vermittlung oder eigenes Geschäft.
Warum verlangen US-Marken das Formular?
Die US-Marke ist aus Sicht der IRS ein „Withholding Agent“, also verpflichtet, unter Umständen Steuer von Zahlungen an ausländische Empfänger einzubehalten. Laut IRS unterliegen bestimmte Einkünfte aus US-Quellen bei Zahlungen an ausländische Personen grundsätzlich einem Satz von 30 %. Mit dem Formular dokumentiert die Marke, dass du keine US-Person bist, und kann gegebenenfalls einen niedrigeren Satz aus einem Doppelbesteuerungsabkommen anwenden. Fehlt das Formular, kann sie 30 % einbehalten oder die Zahlung zurückhalten.
Ob deine Zahlung überhaupt US-Einkünfte sind, hängt von der Art der Leistung ab:
- Dienstleistungen: Laut IRS richtet sich die Quelle danach, wo die Leistung tatsächlich erbracht wird, nicht nach Vertragsort oder Sitz des Zahlenden. Ein Reel, das ein Creator in Hamburg produziert, ist danach in der Regel keine US-Einkunft.
- Nutzungsrechte: Lizenzgebühren für Urheberrechte ordnet die IRS dem Land zu, in dem das Recht genutzt wird. Zahlt eine Marke ausdrücklich für die Nutzung von Content in den USA, kann dieser Teil als US-Einkunft gelten.
Wie eine Kooperation steuerlich einzuordnen ist, beurteilt deine Steuerberatung. Für die Praxis hilft es, Produktion und Nutzungsrechte im Angebot getrennt auszuweisen. Wie du Nutzungsrechte bepreist, erklärt der Ratgeber Nutzungsrechte für Influencer.
Rechenbeispiel: was beim Einbehalt passiert
Die Beträge sind frei gewählt. Die US-Marke Avorae bucht bei Studio Nordlicht eine Kampagne über 10.000 USD: 8.000 USD für die Produktion in Deutschland und 2.000 USD für zwölf Monate Nutzungsrechte in den USA.
Ohne Formular, schlechtester Fall: Behält Avorae 30 % auf die ganze Zahlung ein, sind das 30 % von 10.000 USD = 3.000 USD. Studio Nordlicht erhält 7.000 USD.
Mit Formular, nur die Nutzungsrechte betroffen: Behandelt Avorae nur die 2.000 USD Nutzungsrechte als US-Einkunft und gilt kein niedrigerer Satz, sind es 30 % von 2.000 USD = 600 USD. Studio Nordlicht erhält 10.000 USD − 600 USD = 9.400 USD.
Mit Formular und Abkommen: Senkt ein Doppelbesteuerungsabkommen den Satz für diesen Teil, fällt der Einbehalt entsprechend niedriger aus oder entfällt. Welcher Satz gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Ob eingehaltene US-Steuer in Deutschland angerechnet werden kann, ist eine Frage für deine Steuerberatung. Klar ist nur: Das Formular vor der ersten Rechnung spart Ärger. Der Creator-Anteil bezieht sich auf das, was vereinbart ist. Wie ihr mit einem Einbehalt umgeht, sollte im Managementvertrag stehen.
Das W-8BEN ausfüllen: die wichtigsten Felder
Das Formular hat drei Teile. Die Anleitung der IRS beschreibt jedes Feld. Diese Punkte führen am häufigsten zu Rückfragen:
Teil I: Angaben zur Person
- Name: wie im Ausweis, nicht der Künstlername.
- Land der Staatsangehörigkeit.
- Wohnsitzanschrift: die ständige Anschrift im Wohnsitzland. Eine abweichende Postanschrift trägst du im eigenen Feld ein.
- US-Steuernummer: nur, wenn vorhanden oder für einen Abkommensvorteil nötig.
- Ausländische Steuernummer (Zeile 6a): die Steuernummer im Wohnsitzland. Wann sie Pflicht ist und wann du stattdessen Zeile 6b ankreuzen kannst, regelt die IRS-Anleitung.
- Geburtsdatum.
Teil II: Abkommensvorteil
Hier nennst du in Zeile 9 das Land, in dem du im Sinne eines Doppelbesteuerungsabkommens ansässig bist. Zeile 10 ist nur nötig, wenn das Abkommen besondere Voraussetzungen hat. Welcher Artikel und welcher Satz gelten, klärst du mit deiner Steuerberatung, bevor du hier etwas einträgst.
Teil III: Unterschrift
Unterschreiben muss die Person selbst oder eine bevollmächtigte Person. Bei elektronischer Unterschrift muss erkennbar sein, dass elektronisch unterschrieben wurde, etwa durch einen Zeitstempel. Nur den Namen zu tippen reicht laut IRS nicht.
Das W-8BEN-E für Agenturen
Das W-8BEN-E ist deutlich länger, weil es neben dem Steuerstatus auch den Status nach dem US-Gesetz FATCA abfragt. Laut IRS-Anleitung gehören dazu unter anderem:
- Zeile 4: die Einordnung deiner Firma nach US-Steuerrecht, etwa als Kapitalgesellschaft.
- Zeile 5: der FATCA-Status, wenn deine Firma Empfänger einer betroffenen Zahlung ist.
- Zeile 9b: die ausländische Steuernummer, mit Ausnahmen.
- Zeile 14: Abkommensvorteile, mit Angabe des Landes und einem Feld zur Begrenzung von Abkommensvorteilen.
Je nach FATCA-Status füllst du nur einen der vielen weiteren Teile aus. Das W-8BEN-E ist das Formular, bei dem sich eine kurze Prüfung durch die Steuerberatung am meisten lohnt.
Wie lange gilt das Formular?
Laut IRS gilt ein W-8BEN in der Regel vom Tag der Unterschrift bis zum letzten Tag des dritten darauffolgenden Kalenderjahres. Das W-8BEN-E gilt genauso lange.
Beispiel: Unterschrift am 15. November 2026, gültig bis 31. Dezember 2029.
Ändern sich die Angaben, etwa durch einen Umzug in die USA, informierst du die Marke laut IRS innerhalb von 30 Tagen und reichst ein neues Formular ein. Notiere bei jeder US-Marke, wann dein Formular abläuft. Viele Marken fordern rechtzeitig ein neues an, verlassen solltest du dich darauf nicht.
Typische Fehler mit dem W-8BEN
Falsches Formular
Die Agentur als GmbH schickt ein W-8BEN statt eines W-8BEN-E, oder ein Creator mit Firma füllt es als Privatperson aus. Prüfe zuerst, wer die Rechnung stellt.
Formular an die IRS geschickt
Das Formular gehört an die Marke oder ihre Zahlungsabteilung. Die IRS bekommt es nicht.
Künstlername statt rechtlicher Name
Der Name im Formular muss zum Vertrag, zur Rechnung und zum Konto passen.
Abkommen ohne Prüfung beansprucht
Ein falsch eingetragener Abkommensvorteil kann später Fragen auslösen. Lass Teil II prüfen.
Unterschrift ungültig
Ein getippter Name ohne Nachweis der elektronischen Unterschrift reicht nicht. Unterschreibe so, wie die Marke es vorgibt.
Ablauf verpasst
Nach drei Kalenderjahren ist das Formular in der Regel abgelaufen. Die nächste Zahlung wartet dann.
Checkliste für US-Marken
So hilft CreatorOffice bei Kooperationen mit US-Marken
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. Steuerformulare füllst du nicht in CreatorOffice aus, und CreatorOffice berät nicht zu US-Steuern. Für die Zusammenarbeit mit Marken im Ausland sind diese Funktionen belegt:
- Nutzungsrechte je Beitrag: Dauer in Monaten, Art der Nutzung, einfach oder ausschließlich und Gebiet, von Deutschland bis weltweit. Die Angaben landen automatisch im Vertrag, vor dem Ablauf erinnert CreatorOffice dich.
- Anfragen und Angebote: Angebote als PDF in Fassungen, Zuschläge für Nutzungsrechte aus der Preisliste des Creators. Ab Tarif Team.
- Marken mit Ansprechpersonen: mit Zuständigkeit, etwa für Rechnung oder Vertrag. In jedem Tarif.
- Rechnungen auf Deutsch oder Englisch: aus Kooperation und Monat erstellt.
Mehr dazu auf den Seiten Influencer-Kooperationen verwalten und Rechnungen und Mahnwesen für Agenturen. Die Tarife findest du bei den Tarifen.
Häufige Fragen
Was ist das W-8BEN?
Ein Formular der US-Steuerbehörde IRS, mit dem eine Einzelperson gegenüber einem US-Zahler bestätigt, dass sie keine US-Person ist, und gegebenenfalls einen Abkommensvorteil beansprucht. Es geht an die zahlende Marke, nicht an die IRS.
Brauche ich als Agentur das W-8BEN oder das W-8BEN-E?
Eine Agentur als Gesellschaft, etwa GmbH, nutzt das W-8BEN-E. Ein Einzelunternehmen ist eine natürliche Person und nutzt das W-8BEN. Entscheidend ist, wer die Rechnung an die US-Marke stellt.
Wie lange ist ein W-8BEN gültig?
Laut IRS in der Regel vom Tag der Unterschrift bis zum letzten Tag des dritten darauffolgenden Kalenderjahres. Ändern sich die Angaben, informierst du die Marke innerhalb von 30 Tagen und reichst ein neues Formular ein.
Muss ich ohne Formular 30 % Steuer zahlen?
Fehlt das Formular, kann die Marke laut IRS auf US-Einkünfte 30 % einbehalten. Ob deine Zahlung US-Einkünfte sind, hängt davon ab, wo die Leistung erbracht und wo Nutzungsrechte genutzt werden. Das klärst du mit deiner Steuerberatung.
Welche Steuernummer gehört ins W-8BEN?
Die Steuernummer aus deinem Wohnsitzland in Zeile 6a. Die IRS-Anleitung regelt, wann sie Pflicht ist und wann du Zeile 6b ankreuzen kannst. Welche Nummer du einträgst, klärst du im Zweifel mit deiner Steuerberatung.
Hilft CreatorOffice beim Ausfüllen des W-8BEN?
Nein. Steuerformulare und US-Steuerfragen liegen bei dir und deiner Steuerberatung. CreatorOffice hilft, Nutzungsrechte nach Gebiet festzuhalten und Angebote sowie Rechnungen an Marken im Ausland zu erstellen.
CreatorOffice kostenlos testen
Wenn du mit US-Marken arbeitest, hilft es, Produktion und Nutzungsrechte von Anfang an getrennt im Angebot zu führen. Teste CreatorOffice 14 Tage kostenlos im Tarif deiner Wahl.
