Zahlungserinnerung und Mahnung schreiben: kostenlose Vorlage
Gib deine Angaben ein und du bekommst einen Brief als PDF und einen Mailtext zum Kopieren. Du wählst die Stufe, von der Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung, auf Wunsch mit Verzugszinsen. Deine Eingaben bleiben in diesem Browserfenster, wir speichern sie nicht.
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Zahlungsziele im Blick behalten und die Mahnung per Klick versenden: im Creator-Konto.
Mailtext
Das Mailprogramm öffnet sich mit Betreff und Text, den Empfänger trägst du selbst ein.
So schreibst du eine Zahlungserinnerung oder Mahnung
Eine offene Rechnung ist oft kein böser Wille. Sie liegt in der Buchhaltung der Marke, eine Freigabe fehlt oder die Zahlung ist untergegangen. Deshalb beginnst du mit einer freundlichen Zahlungserinnerung und wirst nur dann deutlicher, wenn nichts passiert.
Prüfe zuerst dein Konto: Ist die Zahlung vielleicht schon da? Ist die Rechnung bei der richtigen Stelle der Marke angekommen? Im Schreiben nennst du dann alles, was die Marke zum Bezahlen braucht: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, den offenen Betrag, eine neue Frist und deine Bankverbindung. Die Frist schreibst du als Datum und nicht als „in den nächsten Tagen“.
Der Ton bleibt in allen Stufen sachlich. Du beschuldigst niemanden, du hältst fest, was offen ist, und sagst, bis wann du das Geld erwartest. Hast du dich mit der Marke geduzt, wählst du die du-Form, sonst die Sie-Form.
Die vier Stufen im Überblick
Du wählst die Stufe im gleichnamigen Feld, der Text passt sich an:
- Zahlungserinnerung: freundlich, geht davon aus, dass die Zahlung nur übersehen wurde, und bittet um Zahlung bis zur neuen Frist.
- 1. Mahnung: sachlich, nennt den Tag, seit dem der Betrag fällig ist.
- 2. Mahnung: bestimmter, verweist auf die bisherige Erinnerung und setzt eine Frist.
- Letzte Mahnung: kündigt weitere Schritte an, falls bis zur Frist nichts eingeht. Ein bestimmtes Verfahren nennt sie nicht.
Die Frist schlägt die Vorlage vor: heute plus 7 Tage, bei der letzten Mahnung heute plus 5 Tage. Du kannst sie ändern.
Verzugszinsen und Pauschale ausweisen
Mit dem Kästchen „Verzugszinsen und Pauschale ausweisen“ nimmt die Vorlage die Zinsen in die Tabelle auf. Der Verzug beginnt am Tag nach dem Fälligkeitsdatum, die Zinsen laufen bis zum Stichtag. Das ist heute, solange du den Stichtag nicht änderst. Bei einem Unternehmen liegt der Zinssatz 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei einem Verbraucher 5 Prozentpunkte. Dazu kommt bei einem Unternehmen eine Pauschale von 40 €. Ändert sich der Basiszinssatz im Zeitraum, teilt die Vorlage den Zeitraum auf. Dieselbe Rechnung mit der Tabelle der Basiszinssätze findest du im Rechner Verzugszinsen berechnen.
Eine Mahngebühr trägst du nur ein, wenn ihr sie vereinbart habt. Das Feld ist leer, die Vorlage macht keinen Vorschlag.
Die Regeln gelten nach deutschem Recht, Stand 07.10.2026. Es sind feste Rechenregeln und keine Beratung. Im Zweifel klärst du das mit deiner Steuerberatung bzw. einer Kanzlei.
Was du nach dem Schreiben tust
Speichere das PDF mit dem Datum im Dateinamen und schick es auf dem Weg, den die Marke für Rechnungen nutzt. Notiere dir die Frist und schau an diesem Tag auf dein Konto. Geht die Zahlung ein, schreibst du kurz Danke. Deine Eingaben speichern wir nicht. Die Vorlage erinnert dich auch nicht, die Fristen merkst du dir selbst.
Häufige Fragen
Wann schicke ich die Zahlungserinnerung?
Sobald das Zahlungsziel auf deiner Rechnung abgelaufen ist. Prüfe vorher, ob die Zahlung schon auf deinem Konto ist und ob die Rechnung bei der richtigen Stelle der Marke angekommen ist.
Muss ich mit einer Zahlungserinnerung anfangen?
Die Vorlage schreibt keine Reihenfolge vor, du kannst bei jeder Stufe einsteigen. Eine freundliche Erinnerung zuerst ist höflich und reicht oft schon aus.
Wie hoch sind die Verzugszinsen?
Bei einem Unternehmen liegen sie 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei einem Verbraucher 5 Prozentpunkte. Der Basiszinssatz ändert sich jeweils zum 1. Januar und zum 1. Juli. Die Vorlage rechnet tagegenau.
Kann ich eine Mahngebühr verlangen?
Das Feld für die Mahngebühr bleibt leer, bis du einen Betrag einträgst. Ob und in welcher Höhe eine Gebühr infrage kommt, hängt davon ab, was du mit der Marke vereinbart hast.
Werden meine Eingaben gespeichert?
Nein. Deine Eingaben bleiben in diesem Browserfenster, wir speichern sie nicht. Nach dem Neuladen der Seite sind sie weg.
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Redaktion CreatorOffice
Wir schreiben über Abläufe in Talent-Managements und Influencer-Agenturen. Rechts- und Steuerfragen beantworten wir nicht, dafür verweisen wir auf Kanzlei und Steuerberatung.
Zuletzt aktualisiert am 07.10.2026