Offene Rechnungen in der Agentur gehören zum Alltag. Oft steckt keine Absicht dahinter: Die Rechnung hängt in einer Freigabe, ging an die falsche Adresse, oder niemand hat nachgefragt. Für deine Agentur heißt das trotzdem: Geld fehlt, und deine Creator warten auf ihren Anteil.
Hier erfährst du, wie du Zahlungen mit einer Wochenroutine verfolgst, freundlich und konsequent nachfasst und Absprachen festhältst. Dazu kommen drei Kennzahlen und eine Checkliste für jede Rechnung.
Warum offene Rechnungen in der Agentur liegen bleiben
Bevor du nachfasst, prüfe die Ursache. Typisch sind diese fünf Gründe:
- Falsche Rechnungsadresse: Die Rechnung geht an das Marketing statt an die Buchhaltung oder an eine alte Adresse.
- Fehlende Bestellnummer: Manche Marken verbuchen Rechnungen nur mit ihrer Bestellnummer. Fehlt sie, bleibt die Rechnung liegen.
- Freigabeschleifen bei der Marke: Die Buchhaltung zahlt erst, wenn das Marketing freigibt. Ist die Ansprechperson im Urlaub, wartet die Rechnung.
- Rechnung zu spät: Geht sie erst Wochen nach der Leistung raus, ist sie auch Wochen später fällig.
- Niemand fasst nach: Nachfragen ist unangenehm, und keiner fühlt sich zuständig. Dann fällt die Rechnung erst auf, wenn der Creator fragt.
Gegen die ersten vier hilft die Checkliste weiter unten, gegen den fünften eine feste Routine.
Die Offene-Posten-Liste: deine Wochenroutine
Eine Offene-Posten-Liste zeigt jede Rechnung, die noch nicht vollständig bezahlt ist, mit diesen Spalten:
- Rechnungsnummer, Marke, Kooperation und Creator
- Betrag und davon noch offen
- Fälligkeit und Tage überfällig
- letzter Schritt mit Datum
- nächster Schritt mit Datum und wer ihn erledigt
Oben stehen die überfälligen Rechnungen, sortiert nach Tagen überfällig, darunter die übrigen nach Fälligkeit.
Zahlungseingang prüfen und nachfassen: vier Schritte jede Woche
- Zahlungseingang prüfen: Gleiche das Geschäftskonto mit der Liste ab und ordne jede Zahlung zu, auch Teilzahlungen. Sonst mahnst du eine bezahlte Rechnung.
- Liste aktualisieren: offene Beträge, Tage überfällig und Absprachen eintragen.
- Nachfassen: für jede überfällige Rechnung den nächsten Schritt erledigen oder mit Datum einplanen.
- Creator informieren: welche Zahlungen da sind und welche fehlen.
Plane dafür einen festen Termin ein, etwa montags 30 Minuten, und lege fest, wer die Liste führt und wer vertritt.
Nachfassen bei überfälligen Rechnungen: eine feste Abfolge
Konsequent heißt: Jede überfällige Rechnung hat einen nächsten Schritt mit Datum. Freundlich heißt: Du gehst zuerst von einem Versehen aus. Ein Beispiel mit frei gewählten Tagen, Tag 0 ist die Fälligkeit, jede Frist dauert 7 Tage:
- Tag 0: Zahlungseingang prüfen.
- Tag 3, Zahlungserinnerung: freundliche Mail mit der Rechnung im Anhang und einer Frist.
- Tag 11, Anruf und 1. Mahnung: erst telefonisch nach dem Stand fragen, dann mahnen.
- Tag 19, 2. Mahnung: sachlich, mit neuer Frist. Jetzt spricht auch der Talent-Manager mit seiner Ansprechperson.
- Tag 27, letzte Mahnung: mit letzter Frist. Wie es danach weitergeht, klärst du mit deiner Kanzlei.
Wie viele Stufen und Fristen zu euch passen, legst du einmal für alle Marken fest. Was du an Gebühren oder Zinsen berechnen darfst, klärst du mit deiner Kanzlei. Kommt die Zahlung zwischendurch, stoppst du die Abfolge und bedankst dich kurz.
Was in jede Nachricht gehört
Nenne Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, Kooperation und eine Frist mit Datum statt „zeitnah“. Hänge die Rechnung an. Die erste Erinnerung bleibt freundlich, etwa: „Unsere Rechnung SN-2026-031 über 1.800 € war am 5. Oktober fällig. Bisher ist keine Zahlung eingegangen. Ist die Rechnung bei Ihnen angekommen? Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 15. Oktober.“ Mit jeder Stufe wird der Ton sachlicher, aber nie unhöflich.
Mit wem du bei der Marke sprichst
- Buchhaltung: Sie bekommt Erinnerung und Mahnungen. Frag dort, ob die Rechnung angekommen und freigegeben ist.
- Ansprechperson im Marketing: Hängt die Rechnung in der Freigabe oder fehlt eine Bestellnummer, hilft sie weiter. Setz sie bei der Erinnerung in Kopie.
- Talent-Manager: Ab der 2. Mahnung spricht er mit seiner Ansprechperson, denn er pflegt die Beziehung.
Den Creator ziehst du nur hinein, wenn er selbst mit der Marke abrechnet.
Teilzahlungen und Absprachen festhalten
Zahlt eine Marke nur einen Teil, trägst du Betrag und Datum ein und verfolgst den Rest weiter. Deine nächste Nachricht nennt nur noch den offenen Rest.
Bittet die Marke um Ratenzahlung oder Aufschub, halte schriftlich fest:
- Betrag und Datum jeder Rate oder das neue Zahlungsdatum
- wer zugestimmt hat, bei der Marke und bei euch
- dass deine Abfolge bis dahin pausiert
Bestätige die Absprache per Mail und lege sie bei der Rechnung ab. Bleibt eine Rate aus, setzt du die Abfolge dort fort, wo du pausiert hast.
Wenn der Creator direkt mit der Marke abrechnet
Bei manchen Kooperationen stellt der Creator seine Rechnung direkt an die Marke, und deine Agentur berechnet ihm ihre Provision. Das Geld geht auf sein Konto, und du siehst den Eingang nicht. Das Nachfassen landet trotzdem oft bei dir, weil du den Kontakt zur Marke hast. Kläre deshalb vor der ersten Rechnung:
- wer die Fälligkeit verfolgt
- dass der Creator dir jeden Zahlungseingang meldet
- wer erinnert und mahnt und in wessen Namen
Ob deine Agentur im Namen des Creators mahnen darf, klärst du mit deiner Kanzlei.
Was offene Rechnungen für deine Creator und deine Liquidität bedeuten
Hinter jeder offenen Rechnung wartet ein Creator auf seinen Anteil. Lege fest, wann du auszahlst, und sag es deinen Creatorn vor der ersten Kooperation:
- Nach Zahlungseingang der Marke: Deine Agentur legt nichts vor, aber der Creator wartet. Bei einer Teilzahlung entscheidest du, ob du anteilig auszahlst.
- Zu einer festen Frist: Der Creator kann planen. Zahlt die Marke später, gehst du in Vorleistung.
Mit einer festen Frist bindet jede überfällige Rechnung Geld deiner Agentur. Stell deshalb jede Woche gegenüber, welche Zahlungen du von Marken erwartest und welche Auszahlungen an Creator fällig werden. Wird es eng, sprich früh mit deinen Creatorn. Nenne ihnen den Stand, bevor sie fragen müssen.
Drei Kennzahlen: So behältst du deine Forderungen im Blick
Drei Zahlen zeigen dir, wie es um deine Forderungen steht. Die Werte stammen aus der Beispielliste oben und sind frei gewählt.
- Summe offen: alle offenen Beträge nach Teilzahlungen: 2.700 € + 1.500 € + 1.800 € + 5.000 € + 4.000 € = 15.000 €.
- Davon überfällig: alle offenen Beträge mit vergangener Fälligkeit, auch mit Absprache: 2.700 € + 1.500 € + 1.800 € = 6.000 €. Das sind 6.000 € ÷ 15.000 € = 40 %.
- Durchschnittliche Tage bis zur Zahlung: Zähle bei bezahlten Rechnungen die Tage vom Rechnungsdatum bis zum Zahlungseingang. Vier Rechnungen wurden nach 12, 18, 25 und 33 Tagen bezahlt: (12 + 18 + 25 + 33) ÷ 4 = 22 Tage. Bei 14 Tagen Zahlungsziel sind das im Schnitt 8 Tage mehr als vereinbart.
Rechne die Zahlen einmal im Monat und vergleiche sie mit dem Vormonat. Steigt der überfällige Anteil, prüfe, ob es an einzelnen Marken liegt.
Vorbeugen: Checkliste für jede Rechnung
Vorbeugen beginnt vor dem Versand. Prüfe bei jeder Rechnung:
Welche Angaben eine Rechnung braucht, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Offene Rechnungen in der Agentur: typische Fehler
- Erst nachfassen, wenn der Creator fragt: Dann ist die Rechnung oft Wochen überfällig.
- Mahnen, ohne den Zahlungseingang zu prüfen: Eine Mahnung für eine bezahlte Rechnung kostet Vertrauen.
- Absprachen nur am Telefon: Ohne Notiz weiß im Team niemand, dass eine Rate vereinbart ist.
- Keine Frist mit Datum: „Bitte zeitnah“ lässt offen, bis wann. Nenne immer ein Datum.
- Zu harter Ton in der ersten Stufe: Die Marke ist deine Kundin und bucht vielleicht wieder.
- Auszahlen ohne Regel: Wer ohne Entscheidung vor der Marke auszahlt, geht ungeplant in Vorleistung.
So bildet CreatorOffice den Ablauf ab
In CreatorOffice hängt die Rechnung an ihrer Kooperation:
- Überblick: Die Rechnungsliste zeigt Fälligkeit, Betrag und nächsten Schritt, gefiltert nach offen, überfällig oder bezahlt. Die Kennzahlen zeigen, wie viel offen und überfällig ist, der Kalender die fälligen Rechnungen.
- Vor dem Versand: An der Marke hinterlegst du Ansprechpersonen, etwa für Rechnungen. An der Kooperation trägst du Zahlungsziel und Bestellnummer ein, die Rechnung übernimmt beides.
- Zahlungseingang: Betrag und Datum trägst du an der Rechnung ein, auch Teilzahlungen. Ab Tarif Agentur lädst du den Kontoauszug hoch, und CreatorOffice schlägt die passende Rechnung vor. Gebucht wird erst mit deiner Bestätigung.
- Nachfassen (in jedem Tarif): CreatorOffice erkennt Fälligkeiten, dein Team bekommt eine Aufgabe, und die nächste Mahnung ist fertig vorbereitet, mit neuer Frist und Empfängern aus den Kontakten der Marke. Du sendest per Klick. Texte, Fristen, Gebühren und Zinsen der Mahnleiter legst du selbst fest; was du berechnen darfst, klärst du mit deiner Kanzlei.
- Absprachen: Nach einer Teilzahlung nennt die nächste Mahnung nur den Rest. Für eine Ratenzahlung setzt du eine Mahnsperre, auf Wunsch mit Grund.
- Direktabrechnung: Stellt ein Creator seine Rechnung direkt an die Marke, fragst du per Klick bei ihm nach, ob das Geld da ist. Ist nichts angekommen, mahnt deine Agentur in seinem Namen.
- Auszahlung und Liquidität: Im Auszahlungslauf (ab Tarif Team) zahlst du nach fester Frist oder erst nach Zahlungseingang der Marke aus. Ab Tarif Agentur zeigt die Liquiditätsvorschau je Woche Forderungen und fällige Auszahlungen.
- Umstieg: Offene Rechnungen übernimmst du über „Bestand übernehmen“, mit ihrer Mahnstufe.
Mehr dazu auf den Seiten Rechnungen und Mahnwesen für Agenturen und Provisionen und Auszahlungen an Creator. Was in welchem Tarif enthalten ist, zeigen die Tarife.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ich offene Rechnungen in der Agentur prüfen?
Einmal pro Woche zu einem festen Termin, bei vielen Rechnungen mit kurzen Zahlungszielen zweimal. Wichtig ist, dass jemand den Termin im Urlaub übernimmt.
Wie lange warte ich nach der Fälligkeit, bevor ich nachfasse?
Lege einen festen Abstand fest, zum Beispiel drei Tage, und halte ihn bei jeder Marke ein. Prüfe vorher den Zahlungseingang.
Wie viele Mahnstufen brauche ich?
Das legst du selbst fest, zum Beispiel eine freundliche Erinnerung und drei Mahnungen. Wichtiger ist, dass jede Stufe eine Frist mit Datum hat. Wie es nach der letzten Stufe weitergeht, klärst du mit deiner Kanzlei.
Darf ich Mahngebühren und Zinsen berechnen?
Was du berechnen darfst, klärst du mit deiner Kanzlei. In CreatorOffice legst du Gebühren und Zinsen der Mahnleiter selbst fest.
Was mache ich, wenn eine Marke nur einen Teil zahlt?
Trag Betrag und Datum ein und frag nach, wann der Rest kommt. Gibt es eine Absprache, halte sie schriftlich fest und pausiere das Nachfassen bis zum vereinbarten Datum.
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