Influencer-Management: der Ablauf von der Anfrage bis zur Auszahlung

Der Ablauf im Influencer-Management auf einen Blick

Die Tabelle zeigt für jede Station, wer sie verantwortet und wann sie erledigt ist. Passe sie an dein Team an.

Der Ablauf im Talent-Management für Creator folgt denselben Stationen wie in Influencer-Agenturen, die im Auftrag von Marken arbeiten. Bei Monatsdeals laufen die Stationen ab dem Content jeden Monat neu. Schreib den Prozess im Influencer-Management einmal für alle auf.

Anbahnung: Anfrage, Angebot und Vertrag

1. Anfrage prüfen und mit dem Creator abstimmen

Eine Marke meldet sich per Mail, Formular oder Direktnachricht. Du prüfst: Passt die Marke zum Creator? Passen Zeitraum, Budget und Plattformen? Kollidiert eine gewünschte Exklusivität mit anderen Kooperationen? Dann fragst du den Creator, ob er die Kooperation machen will.

• Zuständig: Talent-Manager; der Creator entscheidet mit.
• Typischer Fehler: Du sagst der Marke zu, bevor der Creator zugestimmt hat. Oder die Anfrage liegt in einem persönlichen Postfach, und niemand im Team weiß davon.
• Festhalten: Marke und Ansprechperson, Zeitraum, Budget, Plattformen, die Antwort des Creators und die Herkunft: Anfrage der Marke, Akquise deiner Agentur oder vom Creator mitgebracht. Sie kann später für die Provision zählen.

2. Angebot erstellen und verhandeln

Du stellst das Angebot zusammen: Leistungen je Plattform und Format, Zeitraum, Honorar und Zuschläge, etwa für Nutzungsrechte oder Exklusivität. Oft braucht es mehrere Runden, bis die Marke zusagt.

• Zuständig: Talent-Manager. Konditionen außerhalb eures üblichen Rahmens gibt die Geschäftsführung frei.
• Typischer Fehler: Nach drei Runden ist unklar, welche Fassung gilt. Oder niemand hat geklärt, ob eine Agenturgebühr im Preis enthalten ist oder zusätzlich berechnet wird.
• Festhalten: jede Fassung mit Datum, die angenommene Fassung, Nutzungsrechte, Exklusivität und das Zahlungsziel.

3. Vertrag abschließen

Aus der angenommenen Fassung wird der Vertrag. Er hält fest, was ihr verhandelt habt, etwa Leistungen, Termine, Honorar, Nutzungsrechte und die Zahl der Korrekturschleifen. Wie der Vertrag aufgebaut und formuliert ist, klärst du mit deiner Kanzlei.

• Zuständig: Der Talent-Manager bereitet vor. Unterschreibt, wer bei euch dafür bestimmt ist, oft die Geschäftsführung.
• Typischer Fehler: Der Creator beginnt mit dem Content, bevor alle unterschrieben haben. Oder der Vertrag weicht vom Angebot ab, weil Angaben von Hand übertragen wurden.
• Festhalten: die unterschriebene Fassung, das Datum jeder Unterschrift und Termine aus dem Vertrag, etwa das Ende der Nutzungsrechte.

Umsetzung: Briefing, Content und Veröffentlichung

4. Briefing an den Creator geben

Das Briefing macht aus dem Vertrag konkrete Vorgaben: Kernbotschaften, Do's und Don'ts, Pflicht-Hashtags, Markierungen sowie Termine für Entwurf und Veröffentlichung.

• Zuständig: Die Marke liefert die Vorgaben. Der Talent-Manager prüft sie, ergänzt, was der Creator noch braucht, und gibt sie weiter.
• Typischer Fehler: Das Briefing steckt in einem Mailverlauf, und der Creator arbeitet mit einer alten Fassung. Oder es verlangt mehr, als im Vertrag steht, etwa einen zusätzlichen Beitrag.
• Festhalten: die gültige Fassung, Entwurfsfrist und Veröffentlichungstermin je Beitrag sowie Rückfragen des Creators mit Antwort.

5. Content erstellen, intern prüfen und von der Marke freigeben lassen

Der Creator erstellt einen Entwurf und reicht ihn ein. Dein Team prüft ihn gegen Briefing und Vertrag und gibt frei oder bittet um eine Korrektur. Dann geht der Entwurf an die Marke. Wünscht sie Änderungen, beginnt die nächste Korrekturschleife.

• Zuständig: Der Creator erstellt, der Talent-Manager prüft intern, die Marke gibt frei.
• Typischer Fehler: Fassungen kommen über Messenger, Mail und Transfer-Links, und am Ende weiß niemand, welche freigegeben ist. Oder die vereinbarten Korrekturschleifen sind überschritten, ohne dass es jemand bemerkt.
• Festhalten: jede Fassung mit Datum, die Rückmeldungen von Team und Marke, wer wann freigegeben hat und die Zahl der Korrekturschleifen.

6. Veröffentlichen, Belege und Kennzahlen sammeln

Nach der Freigabe veröffentlicht der Creator den Beitrag zum vereinbarten Termin. Danach sammelst du die Belege, also Link, Datum und Screenshots, und die vereinbarten Kennzahlen, etwa Reichweite, Aufrufe, Interaktionen und Link-Klicks. Oft erwartet die Marke daraus einen kurzen Bericht.

• Zuständig: Der Creator veröffentlicht und liefert Link und Kennzahlen. Der Talent-Manager prüft sie und schickt den Bericht.
• Typischer Fehler: Kennzahlen werden erst Wochen später erfragt, und Screenshots fehlen. Oder der Beitrag ist online, aber niemand gibt der Abrechnung Bescheid.
• Festhalten: Link und Datum der Veröffentlichung, Screenshots, Kennzahlen mit Datum und den Bericht an die Marke.

Geld von der Marke: Rechnung, Zahlung und Mahnung

7. Rechnung an die Marke stellen

Wann die Rechnung rausgeht, steht im Vertrag, oft nach der Veröffentlichung, bei Monatsdeals für jeden Monat. Es gibt zwei Wege: Entweder stellt deine Agentur der Marke das Honorar in Rechnung. Oder der Creator rechnet direkt mit der Marke ab, und deine Agentur berechnet ihm die Provision. Welche Angaben eine Rechnung braucht, klärst du mit deiner Steuerberatung.

• Zuständig: Office und Finanzen, sobald der Talent-Manager meldet, dass die Leistung erbracht ist.
• Typischer Fehler: Die Rechnung geht zu spät raus, weil Content und Abrechnung in verschiedenen Werkzeugen stehen.
• Festhalten: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Fälligkeit, Empfänger und ob die Rechnung angekommen ist.

8. Zahlungseingang verfolgen und mahnen

Prüfe jede Woche, welche Rechnungen bezahlt, offen oder überfällig sind, und ordne jede Zahlung ihrer Rechnung zu, auch Teilzahlungen. Bleibt eine Zahlung aus, folgt eine feste Abfolge: erst eine Zahlungserinnerung, dann Mahnstufen mit Fristen. Rechnet der Creator direkt mit der Marke ab, landet das Nachfassen oft trotzdem bei dir.

• Zuständig: Office und Finanzen. In schwierigen Fällen spricht der Talent-Manager mit der Marke.
• Typischer Fehler: Niemand prüft die Fälligkeiten, und erst der Creator fragt nach seinem Geld.
• Festhalten: Datum und Betrag jeder Zahlung, Mahnstufe und Frist sowie Absprachen mit der Marke, etwa zu einer Ratenzahlung.

Geld an den Creator: Abrechnung und Auszahlung

9. Mit dem Creator abrechnen: Gutschrift oder Rechnung des Creators

Ist das Geld der Marke da oder die vereinbarte Frist erreicht, rechnest du den Anteil des Creators ab: Honorar minus Provision, dazu Auslagen, die ihr erstattet. Entweder stellt der Creator deiner Agentur eine Rechnung über seinen Anteil. Oder deine Agentur stellt eine Gutschrift aus, wenn ihr das so vereinbart habt. Welcher Weg passt und was steuerlich dabei gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung. Rechnet der Creator direkt mit der Marke ab, entfallen dieser Schritt und die Auszahlung. Deine Agentur stellt ihm dann ihre Provision in Rechnung (Station 7).

• Zuständig: Office und Finanzen. Der Creator prüft die Gutschrift oder reicht seine Rechnung ein.
• Typischer Fehler: Der Creator sieht nur einen Betrag, aber nicht, wie er entsteht.
• Festhalten: Honorar, Provisionssatz und Provision, Auslagen, Anteil des Creators, den Beleg und ob der Creator ihn bestätigt hat.

Wie du die Provision berechnest, erklärt der Artikel Provision im Influencer-Management.

10. Auszahlung an den Creator

Zum Schluss überweist deine Agentur dem Creator seinen Anteil. Lege eine feste Regel fest, wann ausgezahlt wird, etwa nach dem Zahlungseingang der Marke oder zu einer festen Frist. Mehrere Auszahlungen bündelst du in einem Zahlungslauf, statt jede einzeln zu überweisen.

• Zuständig: Office und Finanzen bereiten vor, die Geschäftsführung gibt frei (Vier-Augen-Prinzip).
• Typischer Fehler: Es wird ausgezahlt, bevor die Marke gezahlt hat, ohne dass das jemand entschieden hat. Oder die Bankdaten des Creators fehlen oder sind veraltet.
• Festhalten: Datum, Betrag, zugehörige Belege, wer vorbereitet und wer freigegeben hat und ob das Geld angekommen ist.

Wie lange der ganze Ablauf dauern kann, zeigt ein Beispiel mit frei gewählten Daten. Den größten Teil der Wartezeit bestimmt das Zahlungsziel, das du mit der Marke vereinbarst.

Workflow für Influencer-Agenturen: so bildet CreatorOffice den Ablauf ab

In CreatorOffice hängen Vertrag, Content, Rechnung und Auszahlung an derselben Kooperation. Was du einmal eingetragen hast, übernimmt der nächste Schritt.

• Anfrage und Angebot (ab Tarif Team): Anfragen mit Budget, Zeitraum und Stand bis zur Zusage, Hinweis bei Überschneidungen von Exklusivität, Angebote als PDF in Fassungen. Aus der Zusage wird die Kooperation. Mehr dazu im CRM für Influencer-Agenturen.
• Vertrag, Briefing und Content: Den Vertrag erstellst du aus deiner Vorlage, Marke und Creator unterschreiben per Link (einfache elektronische Signatur mit Beweiskette). Das Briefing hängt an Kooperation oder Beitrag. Entwürfe gibt dein Team frei oder schickt sie zur Korrektur, CreatorOffice zählt die Korrekturschleifen mit. Den Freigabe-Link an die Marke gibt es ab Tarif Team. Mehr dazu unter Influencer-Kooperationen verwalten.
• Veröffentlichung: Der Creator meldet den Beitrag mit Link und Datum. Kennzahlen und Screenshots trägst du oder der Creator von Hand ein, daraus entsteht ein Bericht für die Marke, im Browser und als PDF.
• Rechnung, Zahlung und Mahnung (in jedem Tarif): Die Rechnung entsteht aus Kooperation und Monat. CreatorOffice prüft jeden Tag die Fälligkeiten und bereitet die nächste Mahnung fertig vor, du sendest sie per Klick. Texte, Gebühren und Zinsen der Mahnleiter legst du selbst fest. Den Kontoauszug-Abgleich gibt es ab Tarif Agentur. Mehr dazu unter Rechnungen und Mahnwesen für Agenturen.
• Abrechnung und Auszahlung: Der Provisionssatz wird beim Anlegen der Kooperation festgeschrieben, den Anteil des Creators rechnet CreatorOffice aus. Rechnungen deiner Creator prüfst du in jedem Tarif, Gutschriften und Auszahlungsläufe gibt es ab Tarif Team. Für einen Auszahlungslauf erzeugt CreatorOffice eine SEPA-Datei. Du lädst sie in dein Online-Banking hoch und gibst die Sammelüberweisung dort frei; CreatorOffice selbst überweist kein Geld. Mehr dazu unter Provisionen und Auszahlungen an Creator.

Ab Tarif Team legst du je Manager fest, wer freigeben, mahnen oder Auszahlungen ausführen darf. Deine Creator sehen im Creator-Portal unter dem Namen deiner Agentur ihre Kooperationen, Briefings, Fristen und ihren Anteil. Entwurfsfristen, Postings und fällige Rechnungen stehen im gemeinsamen Kalender.

Den Überblick über alle Bereiche gibt die Seite Software für Influencer-Agenturen. Was in welchem Tarif enthalten ist, zeigen die Tarife.

Häufige Fragen

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