Wenn ein UGC-Kunde nicht zahlt, prüfst du zuerst, ob die Rechnung überhaupt angekommen und fällig ist. Erst dann fasst du in festen Stufen nach: freundliche Nachfrage, Anruf mit kurzer Zusammenfassung, klare Bitte mit neuem Datum. Meist steckt kein böser Wille dahinter, sondern eine falsche Adresse, eine fehlende Freigabe oder ein Posteingang, in dem die Rechnung untergeht.
Dieser Ratgeber gibt dir einen Ablauf mit Datum, drei Beispieltexte zum Anpassen und eine Liste, wie du künftige Aufträge so absicherst, dass es seltener so weit kommt.
UGC-Kunde zahlt nicht: erst prüfen, dann nachfassen
Bevor du schreibst, schließ die einfachen Ursachen aus. Ein Beispiel mit frei gewählten Zahlen: Elin Berg hat am 5. Oktober ein Video für die Marke Kalmira geliefert und die Rechnung über 450 € am 7. Oktober geschickt, mit 14 Tagen Zahlungsziel. Fällig ist sie am 21. Oktober.
| Prüfpunkt | So prüfst du ihn |
|---|---|
| Ist die Rechnung angekommen? | Sieh in deinem Postausgang nach, ob die Mail verschickt wurde. Bitte um eine kurze Eingangsbestätigung. |
| Stimmt die Adresse? | Gleiche Name, Anschrift und Rechnungs-Mail mit der Auftragsbestätigung ab. |
| Ist sie fällig? | Zähl vom Rechnungsdatum aus: 7. Oktober plus 14 Tage ist der 21. Oktober. |
| Hat die Marke freigegeben? | Steht in der Mail das Wort „Freigabe“, oder wartet die Marke noch auf etwas von dir? |
Oft hängt es an einer Stelle bei der Marke: Die Rechnung liegt bei der falschen Person, braucht eine Bestellnummer oder wartet auf die interne Freigabe. Frag daher nicht „Warum habt ihr nicht gezahlt?“, sondern „Ist alles bei euch angekommen?“.
Nachfassen in drei Stufen mit Beispieltexten
Die Stufen laufen ab dem Fälligkeitstag. Du schickst jede Nachricht von Hand, in ruhigem Ton, und notierst Datum und Antwort.
| Stufe | Wann | Was du tust |
|---|---|---|
| 1 | 2 Tage nach Fälligkeit (Freitag, 23. Oktober) | Freundliche Nachfrage per Mail |
| 2 | 9 Tage nach Fälligkeit (Freitag, 30. Oktober) | Anruf, danach Mail mit Zusammenfassung |
| 3 | 16 Tage nach Fälligkeit (Freitag, 6. November) | Klare Bitte mit neuem Zahlungsdatum |
Stufe 1: freundliche Nachfrage
Betreff: Rechnung vom 7. Oktober, Video für Kalmira
Hallo [Name], zu meiner Rechnung über 450 € vom 7. Oktober ist bei mir noch kein Zahlungseingang zu sehen. Fällig war sie am 21. Oktober. Ist die Rechnung bei euch angekommen und in Bearbeitung? Falls etwas fehlt, etwa eine Bestellnummer, schicke ich es gern nach. Danke und viele Grüße, Elin Berg
Stufe 2: Anruf und Zusammenfassung
Ruf die Ansprechperson an. Frag, wo die Rechnung gerade liegt und bis wann sie bezahlt wird. Schreib danach eine kurze Mail, damit das Gespräch festgehalten ist:
Hallo [Name], danke für das Telefonat heute. Wie besprochen liegt meine Rechnung vom 7. Oktober (450 €) derzeit bei [Abteilung/Person]. Du hast mir zugesagt, dass die Zahlung bis zum [Datum] angewiesen wird. Ich melde mich am [Datum], falls bis dahin nichts eingegangen ist. Viele Grüße, Elin
Stufe 3: klare Bitte mit neuem Datum
Hallo [Name], leider ist die Zahlung für meine Rechnung vom 7. Oktober (450 €) auch jetzt nicht eingegangen. Bitte überweise den Betrag bis zum [Datum, sieben Tage später]. Bis zum Eingang pausiere ich weitere Arbeiten für euch. Sobald die Zahlung da ist, mache ich mit dem nächsten Auftrag weiter. Gibt es einen Grund für die Verzögerung, sag mir bitte Bescheid, dann finden wir eine Lösung. Viele Grüße, Elin
Mahnbescheid, Inkasso und Verzugszinsen klärst du mit einer Kanzlei, nicht in diesem Ratgeber.
Das Telefonat: Fragen und Notizen
Der Anruf in Stufe 2 ist der Punkt, an dem sich die meisten Fälle klären. Bereite ihn kurz vor und notiere danach, was du gehört hast.
Das fragst du:
- Ist die Rechnung bei euch eingegangen, und wer hat sie gerade?
- Fehlt etwas, damit sie bezahlt werden kann, etwa eine Bestellnummer oder eine Freigabe?
- Bis wann wird der Betrag angewiesen?
- Wen kann ich anrufen, wenn sich das Datum verschiebt?
Das notierst du: Datum, Name der Person, genannte Ursache, zugesagtes Datum. Diese vier Angaben schreibst du direkt in die Mail danach. Hält die Marke das zugesagte Datum nicht, gehst du zu Stufe 3 über, ohne neu zu verhandeln. Die Notizen zeigen dann, dass du fair vorgegangen bist.
Weitere Arbeit pausieren: so sagst du es offen
Solange eine Rechnung offen ist, nimmst du für denselben Kunden keine neue Arbeit an. Das ist keine Strafe, sondern Selbstschutz. Sag es ohne Vorwurf:
Hallo [Name], ich freue mich über das neue Briefing. Solange die Rechnung vom 7. Oktober offen ist, kann ich es noch nicht einplanen. Sobald die Zahlung eingegangen ist, melde ich mich und nenne dir einen Starttermin.
Das gilt auch für Zusatzwünsche im laufenden Auftrag. Wie du sie sauber anbietest, steht im Ratgeber UGC-Angebot schreiben. Hältst du fertige Dateien noch zurück, sprich auch das an, bevor es zum Streit wird.
Für die Zukunft: so wird weniger Geld offen bleiben
Du kannst nicht jede Verzögerung verhindern, aber vieles lässt sich vorab regeln:
- Anzahlung: Bei neuen oder größeren Aufträgen bittest du vor dem Dreh um einen Teil des Betrags. Wann das sinnvoll ist, zeigt der Ratgeber UGC-Anzahlung.
- Zahlungsziel: Schreib es in Angebot und Rechnung, etwa 14 Tage. Nenn das Datum, nicht nur die Zahl.
- Rechnungsempfänger: Frag vorher, an welche Adresse und Person die Rechnung geht, und ob die Marke eine Bestellnummer braucht.
- Zahlung an die Lieferung koppeln: Du schickst die Rechnung am Tag der Abnahme. Willst du mehr Sicherheit, schickst du vorab eine Vorschau und die fertigen Dateien erst nach Zahlung. Das schreibst du ins Angebot.
- Eine feste Ansprechperson für die Rechnung: Dann liegt sie nicht im falschen Postfach.
Die Rechnung selbst und ihre Pflichtangaben klärst du mit deiner Steuerberatung.
Mit Management: Rechnungsstand im Creator-Portal
Arbeitest du mit einem Management oder einer Agentur, die CreatorOffice nutzt, hast du im Creator-Portal am Handy diese Möglichkeiten:
- Rechnungen: Du reichst deine Rechnung ein und siehst Prüfung, Freigabe und Zahlung.
- Mahnung im Namen des Creators: Stellst du die Rechnung direkt an die Marke, kann deine Agentur in CreatorOffice die Mahnung in deinem Namen vorbereiten. Texte und Fristen legt die Agentur fest.
- Kalender: Fällige Rechnungen und Fristen stehen im gemeinsamen Kalender.
- Nachrichten: Rückfragen zur Rechnung stellst du im Chat an der Kooperation.
Den Zugang bekommst du per Einladung deines Managements. Wie das Portal aussieht, zeigt die Seite Für Creator. Wie Agenturen Rechnungen und Mahnungen organisieren, zeigt die Seite Rechnungen und Mahnwesen.
Häufige Fragen
Was tue ich, wenn ein UGC-Kunde nicht zahlt?
Prüf zuerst, ob die Rechnung angekommen und fällig ist. Dann fragst du freundlich nach, rufst an und setzt zuletzt ein neues Zahlungsdatum. Halte jeden Schritt schriftlich fest.
Ab wann darf ich nachfragen, wenn die Rechnung nicht bezahlt ist?
Sobald das Zahlungsziel abgelaufen ist. Eine freundliche Nachfrage zwei Tage nach der Fälligkeit ist angemessen, du musst nicht länger warten. Vorher fragst du höchstens nach, ob die Rechnung angekommen ist.
Wie formuliere ich eine Zahlung nachfragen freundlich?
Nenn Rechnung, Betrag und Datum und frag, ob alles angekommen ist. Biete Hilfe an, etwa eine Bestellnummer. Vermeide Vorwürfe und Fristen im ersten Schreiben.
Soll ich weiterarbeiten, wenn eine Rechnung offen ist?
Nein, pausiere neue Arbeit für diesen Kunden und sag es offen und ohne Vorwurf. Sobald die Zahlung eingegangen ist, planst du neue Aufträge ein.
Wie vermeide ich offene Rechnungen künftig?
Mit Anzahlung, klaren Zahlungsbedingungen, einer festen Ansprechperson für die Rechnung und einer Rechnung am Tag der Abnahme. Frag vorab nach Rechnungsadresse und Bestellnummer.
CreatorOffice für Creator
Arbeitest du mit einem Management, das CreatorOffice nutzt, siehst du Rechnungen, Fristen und Zahlungsstand deiner Deals im Creator-Portal an einem Ort. Zeig CreatorOffice deinem Management.
