Eine Rechnung über ein Lieferantenportal reichst du ein, indem du dich auf Einladung der Marke im Portal registrierst, die Bestellung dort aufrufst und die Rechnung aus dieser Bestellung erzeugst oder hochlädst. Bekannte Portale sind SAP Ariba und Coupa, viele Konzerne nutzen aber auch eigene. Eine Rechnung per Mail an die Marketingabteilung wird in diesen Unternehmen oft gar nicht bearbeitet.
Für Influencer-Agenturen ist das Portal meist die letzte Hürde vor dem Geld. Wer es einmal verstanden hat, rechnet bei großen Marken schneller ab als per Mail. Hier erfährst du, wie die Registrierung abläuft, welche Wege zur Rechnung es gibt, wie du Teilrechnungen gegen eine Bestellung stellst und welche Fehler Rechnungen im Portal hängen lassen.
Was ist ein Lieferantenportal?
Ein Lieferantenportal ist eine Website, über die große Unternehmen mit ihren Lieferanten Bestellungen, Rechnungen und Zahlungsinformationen austauschen. Für die Marke hat das einen Vorteil: Jede Rechnung kommt im gleichen Format an und wird automatisch mit der Bestellung abgeglichen. Für dich heißt das: Das Portal entscheidet mit, ob deine Rechnung bezahlt wird.
Je nach Portal und Marke gibt es diese Wege:
| Weg | So läuft es | Wann üblich |
|---|---|---|
| Rechnung aus der Bestellung | Du öffnest die Bestellung im Portal und wandelst sie in eine Rechnung um, oft „PO-Flip“ genannt. | bei Bestellungen mit Positionen |
| PDF hochladen | Du lädst deine Rechnung als PDF hoch und füllst Pflichtfelder aus. | bei einfachen Bestellungen |
| elektronische Rechnung | Du übermittelst eine E-Rechnung, die das Portal einliest. | wenn die Marke das ausdrücklich anbietet |
| Mail an eine Rechnungsadresse | Die Marke nennt eine eigene Adresse, hinter der ein Erfassungsdienst steht. | bei Marken ohne Portal für kleine Lieferanten |
Welcher Weg gilt, steht meist in der Einladung oder in den Lieferantenbedingungen der Marke. Frag im Zweifel nach, bevor du die erste Rechnung stellst.
Der Ablauf vom ersten Kontakt bis zur Zahlung
- Lieferantenanlage: Die Marke legt dich als Lieferant an. Dafür brauchst du meist Firmendaten, Bankbestätigung und Steuerangaben. Was genau, erklärt der Artikel zur Lieferantenanlage bei großen Marken.
- Einladung: Du bekommst eine Mail mit einem Link zur Registrierung im Portal.
- Registrierung: Du legst ein Konto an, bestätigst Firmendaten und Ansprechpersonen und verknüpfst es mit der Marke. Lies dabei die Bedingungen des Portals, auch zu möglichen Gebühren.
- Bestellung: Die Bestellung der Marke erscheint im Portal, oft zusätzlich per Mail. Prüfe Betrag, Positionen und Leistungsbeschreibung.
- Leistung: Die Creator liefern. Das Marketing der Marke bestätigt die Leistung in ihrem System.
- Rechnung: Du erzeugst die Rechnung aus der Bestellung oder lädst sie hoch, mit deiner Rechnungsnummer.
- Status verfolgen: Das Portal zeigt, ob die Rechnung eingegangen, genehmigt, abgelehnt oder bezahlt ist.
Ohne Bestellung kannst du in vielen Portalen gar keine Rechnung einreichen. Warum das so ist, erklärt der Artikel zur PO-Nummer auf der Rechnung.
Rechenbeispiel: Teilrechnungen gegen eine Bestellung
Die Zahlen sind frei gewählt und netto. Kalmira bestellt bei Studio Nordlicht eine Kampagne über 15.000 € mit drei Monaten. Im Portal steht die Bestellung mit dem offenen Betrag.
| Rechnung | Betrag | Offen danach |
|---|---|---|
| Start | 15.000 € | |
| September | 6.000 € | 15.000 € − 6.000 € = 9.000 € |
| Oktober | 5.000 € | 9.000 € − 5.000 € = 4.000 € |
| November | 4.500 € | abgelehnt, 500 € über der Bestellung |
Im November hat das Marketing eine zusätzliche Story für 500 € gebucht, ohne die Bestellung zu erweitern. Das Portal lässt nur 4.000 € zu. Studio Nordlicht hat zwei Wege: 4.000 € gegen die bestehende Bestellung abrechnen und für die 500 € eine Erweiterung oder neue Bestellung anfordern, oder die ganze Novemberrechnung zurückhalten, bis die Bestellung erweitert ist. Der erste Weg bringt 4.000 € schneller aufs Konto.
Deine Rechnung und die Rechnung im Portal
Erzeugst du die Rechnung im Portal, ist das die Rechnung, die die Marke bekommt. Damit deine eigene Buchhaltung stimmt, gelten drei Regeln:
- Gleiche Daten: Rechnungsnummer, Datum und Betrag im Portal entsprechen genau dem Beleg in deinem Rechnungsprogramm. Nutze deinen eigenen Nummernkreis.
- Kopie sichern: Lade die eingereichte Rechnung aus dem Portal herunter und lege sie ab. Rechnungen bewahrst du in Deutschland nach § 14b UStG acht Jahre auf.
- Kein Doppelversand: Schick dieselbe Rechnung nicht zusätzlich per Mail. Das erzeugt bei der Marke eine Dublette, die beide Rechnungen blockieren kann.
Welche Angaben auf jeder Rechnung stehen müssen, regelt § 14 Absatz 4 UStG. Ein Portal ersetzt diese Angaben nicht. Prüfe, ob das Portal sie vollständig in die Rechnung übernimmt, vor allem deine Steuernummer oder USt-IdNr.
Was die Status im Portal bedeuten
Die Bezeichnungen unterscheiden sich je Portal. Diese Stufen findest du fast überall:
| Status | Bedeutung | Was du tust |
|---|---|---|
| gesendet oder eingegangen | Die Rechnung ist im Portal angekommen. | nichts, Fälligkeit notieren |
| in Prüfung oder Genehmigung | Die Marke gleicht ab oder wartet auf die Leistungsbestätigung. | nach einer Woche nachfragen, ob die Leistung bestätigt ist |
| abgelehnt | Etwas passt nicht. | Grund lesen, korrigieren, neu einreichen |
| genehmigt | Die Rechnung ist zur Zahlung freigegeben. | Zahlung zum Zahlungsziel erwarten |
| bezahlt | Die Zahlung ist veranlasst. | Zahlungseingang auf dem Konto prüfen und erfassen |
Ein „bezahlt“ im Portal heißt nicht, dass das Geld schon auf deinem Konto ist. Gleiche den Eingang mit dem Kontoauszug ab, wie es der Ratgeber Zahlungseingang abgleichen beschreibt.
Typische Fehler bei Portal-Rechnungen
Rechnung per Mail statt im Portal
Die Marketingabteilung leitet weiter, die Buchhaltung verweist aufs Portal, zwei Wochen sind weg. Frag vor der ersten Rechnung, welcher Weg gilt.
Betrag über der Bestellung
Zusatzleistungen ohne Erweiterung der Bestellung lassen die Rechnung scheitern. Rechne ab, was bestellt ist, und kläre den Rest getrennt.
Andere Rechnungsnummer im Portal
Das Portal schlägt eine eigene Nummer vor, deine Buchhaltung hat eine andere. Trag immer deine eigene Rechnungsnummer ein.
Ablehnungen bleiben ungelesen
Die Benachrichtigung geht an eine Person, die nicht mehr zuständig ist. Pflege die Kontaktadressen im Portal.
Mahnen, obwohl die Rechnung abgelehnt ist
Eine Mahnung auf eine abgelehnte Rechnung führt zu nichts. Erst korrigieren, dann mit dem neuen Datum weiterverfolgen. Wie du offene Rechnungen verfolgst, zeigt der Ratgeber zu den offenen Rechnungen in der Agentur.
Checkliste für Rechnungen über Lieferantenportale
So hilft CreatorOffice bei Rechnungen an Portal-Kunden
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. Das Einreichen im Portal der Marke erledigst du dort. Für alles davor und danach sind diese Funktionen belegt:
- Rechnung aus der Kooperation: Kooperation und Monat wählen, der Rest ist vorbelegt, mit deinem Nummernkreis. Das PDF lädst du im Portal hoch.
- XRechnung: Verlangt eine Marke eine E-Rechnung, setzt du an der Marke einen Haken.
- Rechnungsübersicht: Status, Fälligkeit, Betrag und nächster Schritt, Filter für offen, überfällig und bezahlt.
- Zahlungen erfassen: an der Rechnung, auch Teilzahlungen.
- Mahnsperre: Während du eine Ablehnung klärst, stoppt sie das Mahnen für diese Rechnung.
- Marken mit Ansprechpersonen: mit Zuständigkeit, etwa für Rechnung oder Vertrag.
Mehr dazu auf der Seite Rechnungen und Mahnwesen für Agenturen, die Tarife findest du bei den Tarifen.
Häufige Fragen
Was ist ein Lieferantenportal?
Eine Website, über die große Unternehmen Bestellungen, Rechnungen und Zahlungsinformationen mit ihren Lieferanten austauschen. Rechnungen werden dort automatisch mit der Bestellung abgeglichen.
Wie komme ich in SAP Ariba oder Coupa?
In der Regel per Einladung der Marke, nachdem sie dich als Lieferant angelegt hat. Über den Link in der Einladung registrierst du dein Konto und verknüpfst es mit der Marke.
Kostet ein Lieferantenportal etwas?
Das hängt vom Portal und vom Kontomodell ab. Lies die Bedingungen bei der Registrierung und frag die Marke, falls etwas unklar ist.
Muss ich die Rechnung zusätzlich per Mail schicken?
Nein, wenn die Marke das Portal vorschreibt. Ein zusätzlicher Versand erzeugt eine Dublette, die beide Rechnungen blockieren kann.
Warum wurde meine Rechnung im Portal abgelehnt?
Häufige Gründe sind ein Betrag über der Bestellung, eine fehlende Leistungsbestätigung, eine falsche Gesellschaft als Empfänger oder fehlende Pflichtangaben. Der Grund steht meist bei der Ablehnung im Portal.
Kann ich Rechnungen aus CreatorOffice im Portal einreichen?
Du erstellst die Rechnung in CreatorOffice aus der Kooperation und lädst das PDF im Portal der Marke hoch. Status, Zahlung und Mahnsperre führst du in CreatorOffice weiter.
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