Zahlungseingang abgleichen heißt: Du nimmst jede Gutschrift auf dem Kontoauszug und ordnest sie einer Rechnung zu. Danach steht jede Rechnung auf bezahlt, teilbezahlt oder offen, und der offene Betrag stimmt mit dem Geld auf dem Konto überein. Wer das nicht regelmäßig tut, mahnt Marken, die schon gezahlt haben, und zahlt Creator zu früh oder zu spät aus.
Das Zuordnen ist selten schwer. Mühsam sind die Ausnahmen: eine Teilzahlung, eine Sammelüberweisung für drei Rechnungen, ein fehlender Verwendungszweck. Hier siehst du, wie du den Abgleich in vier Schritten organisierst, wie du Sonderfälle behandelst und wie eine Woche mit fünf Eingängen aussieht.
Den Kontoauszug abgleichen: vier Schritte
- Kontoauszug holen: Lade die Buchungen seit dem letzten Abgleich. Notiere das Datum der letzten Zeile, damit beim nächsten Mal nichts doppelt oder gar nicht erscheint.
- Eingänge herausfiltern: Ausgaben interessieren hier nicht. Du arbeitest nur die Gutschriften ab.
- Zuordnen: Jede Gutschrift bekommt eine Rechnung, mehrere Rechnungen oder ein Fragezeichen.
- Rest klären: Alles mit Fragezeichen bekommt einen Verantwortlichen und einen Termin.
Die Zuordnung folgt einer festen Reihenfolge. So entscheiden zwei Personen im Team gleich:
| Reihenfolge | Hinweis auf der Buchung | Vorgehen |
|---|---|---|
| 1 | Rechnungsnummer im Verwendungszweck | zuordnen und Betrag prüfen |
| 2 | Name der Marke und passender Betrag | zuordnen, wenn nur eine Rechnung passt |
| 3 | nur Betrag oder nur Name | nicht raten, nachfragen |
| 4 | weder noch | als ungeklärt vermerken |
Die dritte Zeile ist die wichtigste: Rate nicht. Eine falsch zugeordnete Zahlung führt später zu einer Mahnung an die falsche Marke.
Sonderfälle beim Zahlungen zuordnen
Die meisten Buchungen passen auf Anhieb. Für die anderen hilft eine feste Antwort:
| Fall | Was du tust |
|---|---|
| Teilzahlung: Betrag kleiner als die Rechnung | Zahlung erfassen, Rechnung bleibt mit dem Rest offen; bei einer vereinbarten Rate Mahnung pausieren |
| Sammelzahlung: ein Betrag für mehrere Rechnungen | Summe der Rechnungen nachrechnen, jede Rechnung einzeln zuordnen |
| Unterzahlung um wenige Euro | Ursache klären, etwa Gebühren bei einer Auslandsüberweisung; Differenz im Verlauf festhalten |
| Überzahlung | mit der Marke klären, ob sie zurückerstattet oder mit der nächsten Rechnung verrechnet wird |
| Zahlung ohne Verwendungszweck | Betrag und Absender prüfen, dann bei der Marke bestätigen lassen |
| Absender ist ein anderes Unternehmen | nachfragen, bevor du zuordnest; manche Marken zahlen über eine Schwesterfirma |
| Doppelte Zahlung | nicht zuordnen, mit der Marke klären, ob sie zurückerstattet werden soll |
Wie du Teilzahlungen im Detail erfasst, siehst du unten. Steuerliche Fragen zu Abzügen oder Gutschriften klärst du mit deiner Steuerberatung.
Beispiel: eine Woche mit fünf Eingängen
Die Zahlen sind frei gewählt, keine Marktpreise und ohne Steuern. Studio Nordlicht hat vor dem Abgleich sechs offene Rechnungen:
| Rechnung | Marke | Betrag |
|---|---|---|
| R-1041 | Lunava | 1.800 € |
| R-1042 | Velune | 2.500 € |
| R-1043 | Kalmira | 3.200 € |
| R-1044 | Avorae | 1.200 € |
| R-1045 | Lunava | 900 € |
| R-1046 | Velune | 2.800 € |
Zusammen sind das 12.400 € offen. Der Kontoauszug der Woche zeigt fünf Eingänge:
| Buchung | Betrag | Verwendungszweck | Zuordnung |
|---|---|---|---|
| A, Lunava | 2.700 € | „R-1041 und R-1045“ | beide Rechnungen voll bezahlt (1.800 € + 900 €) |
| B, Velune | 1.500 € | „Oktober“ | Teilzahlung auf R-1042, Rest 1.000 € offen |
| C, Kalmira | 3.185 € | „R-1043“ | 15 € weniger als die Rechnung, Differenz klären |
| D, Avorae | 1.200 € | ohne Angabe | passt nach Betrag und Absender zu R-1044, nach Bestätigung zuordnen |
| E, unbekannt | 640 € | „Zahlung“ | nicht zuordenbar, bei der Buchhaltung der Marken nachfragen |
Zugeordnet sind 2.700 € + 1.500 € + 3.185 € + 1.200 € = 8.585 €. Offen bleiben 12.400 € − 8.585 € = 3.815 €: 1.000 € aus R-1042, 15 € aus R-1043 und 2.800 € aus R-1046. Die Buchung E über 640 € liegt auf dem Konto, ist aber keiner Rechnung zugeordnet. Das ist ein offener Punkt für den Abgleich, nicht für die Rechnungen.
Das Beispiel zeigt, warum ein Abgleich mehr ist als Abhaken: Von fünf Buchungen ist eine sauber (A), eine fast (C bis auf 15 €), zwei brauchen eine Bestätigung oder Absprache (B und D) und eine ist ein Rätsel (E).
Wie oft du Zahlungseingänge abgleichen solltest
Der richtige Rhythmus hängt vom Volumen ab. Eine Faustregel für kleine Agenturen: zweimal pro Woche, mit einem festen Termin, zum Beispiel dienstags und freitags. Zusätzlich gilt: Gleiche jedes Mal ab, bevor ein Mahnlauf startet. Es gibt kaum etwas Unangenehmeres, als einer Marke eine Mahnung zu schicken, deren Zahlung seit zwei Tagen auf dem Konto liegt.
Ein zweiter Anlass ist die Auszahlung. Zahlst du Creator erst nach dem Zahlungseingang der Marke, hängt jede Auszahlung am Abgleich. Je später du abgleichst, desto später bekommt der Creator sein Geld. Wie du offene Rechnungen insgesamt im Blick behältst, steht im Ratgeber offene Rechnungen in der Agentur.
Teilzahlungen erfassen: so bleibt der Rest sichtbar
Eine Teilzahlung ist die häufigste Abweichung. Erfasse sie so:
- Zahlung an der Rechnung erfassen: mit Datum und Betrag. Nicht die Rechnung überschreiben.
- Rest als offen führen: Die Rechnung zeigt jetzt den Rest und bleibt auf offen oder teilbezahlt.
- Absprache festhalten: Gibt es eine Vereinbarung über Raten, notiere Termine und Beträge.
- Mahnung pausieren: Solange die Marke die Raten pünktlich zahlt, mahnt die Agentur nicht. Setze das Ende der Pause fest.
- Creator informieren: Hängt die Auszahlung am Zahlungseingang, sagst du ihm, wann der Rest erwartet wird.
Wichtig ist der Verlauf: Wer später nachsieht, soll jede Zahlung mit Datum erkennen.
Checkliste für den wöchentlichen Abgleich
Typische Fehler beim Abgleich
Der Abgleich passiert nur vor dem Monatsende
Dann stauen sich Buchungen, Mahnungen gehen an Zahler, und Creator warten. Lege einen festen Termin in der Woche fest.
Eine Zahlung wird geraten
Betrag und Name passen ungefähr, und die Buchung landet auf irgendeiner Rechnung, die ungefähr passt. Wenn sich später herausstellt, dass es eine andere war, stimmen zwei Rechnungen nicht. Frage nach, bevor du zuordnest.
Teilzahlungen überschreiben die Rechnung
Jemand ändert den Rechnungsbetrag auf den Rest. Damit ist der Verlauf weg. Lass die Rechnung unverändert und erfasse die Zahlung daneben.
Niemand ist für den Abgleich zuständig
Alle gehen davon aus, dass ihn jemand anderes macht. Benenne eine Person und eine Vertretung. Wie du Zuständigkeiten für Ausfälle regelst, beschreibt der Ratgeber zur Vertretung für Talent-Manager.
Die Differenz wird stillschweigend akzeptiert
Fehlen 15 €, ist das kaum der Rede wert, bis es zehnmal passiert. Halte jede Differenz mit Grund fest und prüfe nach einem Quartal, ob ein Muster entsteht.
Wann eine Tabelle reicht
Mit zehn bis zwanzig Rechnungen im Monat reicht eine Tabelle neben dem Online-Banking: Spalten für Rechnung, Marke, Betrag, Fällig, Eingang, Rest, Bemerkung. Es wird eng, wenn mehrere Personen abgleichen, wenn Teilzahlungen zunehmen und wenn der Kontoauszug nicht zum Stand in der Tabelle passt. Dann lohnt ein System, in dem Rechnung, Zahlung und Mahnung am selben Ort stehen.
So bildet CreatorOffice den Zahlungseingang ab
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. In CreatorOffice hängt alles an der Kooperation: Was du einmal einträgst, übernimmt der nächste Schritt, vom Angebot bis zur Auszahlung. Für den Abgleich sind diese Funktionen belegt:
- Rechnungsübersicht: Status, Fälligkeit, Betrag und nächster Schritt, mit Filtern für offen, überfällig und bezahlt. In jedem Tarif.
- Zahlungen erfassen: an der Rechnung, auch Teilzahlungen. In jedem Tarif.
- Mahnwesen: CreatorOffice erkennt Fälligkeiten und bereitet die nächste Mahnung vor, der Versand geht per Klick. Eine Mahnsperre, etwa bei einer Ratenzahlung, pausiert das Mahnen.
- Kontoauszug-Abgleich (ab Tarif Agentur): CreatorOffice schlägt die passende Rechnung vor. Gebucht wird erst mit deiner Bestätigung.
- Liquiditätsvorschau (ab Tarif Agentur): Forderungen und fällige Auszahlungen je Woche.
- Auszahlung nach Zahlungseingang: Creator lassen sich nach fester Frist oder erst nach dem Zahlungseingang der Marke auszahlen. Auszahlungsläufe gibt es ab Tarif Team.
In den Tarifen Solo und Team erfasst du Zahlungen selbst an der Rechnung. Den Abgleich mit dem Kontoauszug und die Vorschläge gibt es erst ab Tarif Agentur. Mehr zum Bereich liest du auf der Seite Rechnungen und Mahnwesen für Agenturen. Was in welchem Tarif steckt, zeigen die Tarife.
Häufige Fragen
Wie gleiche ich Zahlungseingänge mit Rechnungen ab?
Lade den Kontoauszug, filtere Gutschriften heraus, ordne jede Buchung nach Rechnungsnummer, dann nach Betrag und Absender zu und kläre den Rest. Erfasse Teilzahlungen als Zahlung an der Rechnung.
Wie oft sollte ich den Kontoauszug abgleichen?
Bei kleinen Agenturen zweimal pro Woche an festen Tagen. Außerdem vor jedem Mahnlauf und vor Auszahlungen, die vom Zahlungseingang der Marke abhängen.
Was mache ich mit einer Zahlung ohne Verwendungszweck?
Prüfe Betrag und Absender. Passt nur eine Rechnung, bitte die Marke um Bestätigung und ordne dann zu. Rate nicht, denn eine falsche Zuordnung führt zu falschen Mahnungen.
Wie erfasse ich Teilzahlungen?
Als Zahlung an der Rechnung, mit Datum und Betrag. Die Rechnung bleibt unverändert, der Rest bleibt offen. Bei einer vereinbarten Ratenzahlung setzt du die Mahnung aus.
Gibt es in CreatorOffice einen Kontoauszug-Abgleich?
Ja, ab Tarif Agentur. CreatorOffice schlägt die passende Rechnung vor, gebucht wird erst, wenn du bestätigst. Zahlungen an der Rechnung erfassen, auch Teilzahlungen, kannst du in jedem Tarif.
Was passiert, wenn ein Betrag nicht zur Rechnung passt?
Kläre die Ursache, etwa Gebühren bei einer Auslandsüberweisung oder eine Teilzahlung. Erfasse den eingegangenen Betrag, lass den Rest offen und halte den Grund fest.
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Erfasse die Zahlungen einer Woche an deinen Rechnungen und prüfe, wie schnell du den offenen Betrag siehst. Teste CreatorOffice 14 Tage kostenlos im Tarif deiner Wahl.
