Liquiditätsplanung für Influencer-Agenturen heißt: Du schreibst für die nächsten Wochen auf, wann Geld von Marken eingeht und wann Geld an Creator und für laufende Kosten ausgeht. Daraus siehst du, ob das Konto in jeder Woche reicht. Es geht nicht um Gewinn, sondern um den Zeitpunkt.
Das Problem von Agenturen ist die Lücke dazwischen. Der Creator will sein Geld nach 14 Tagen, die Marke zahlt nach 30. Hier lernst du, wie du Eingänge und Ausgänge je Woche planst, Engpässe vorab erkennst und was du dagegen tun kannst. Dazu gibt es ein Rechenbeispiel und eine Checkliste für die wöchentliche Runde.
Warum Agenturen eine Liquiditätsplanung brauchen
Eine Agentur steht zwischen zwei Zahlungsströmen. Von der Marke kommt Geld, an den Creator geht ein Anteil. Dazu kommen Kosten der Agentur selbst. Zeitlich fallen diese Ströme auseinander:
- Die Marke bekommt die Rechnung nach der Abnahme und zahlt nach ihrem Zahlungsziel.
- Der Creator bekommt seinen Anteil nach einer festen Frist oder nach Zahlungseingang, je nach Vereinbarung.
- Gehälter, Miete und Werkzeuge laufen jede Woche oder jeden Monat unabhängig davon.
Wächst die Agentur, wachsen die Lücken. Zehn Kooperationen mit verschiedenen Zahlungszielen ergeben schnell Wochen mit vielen Auszahlungen und wenigen Eingängen. Wer das erst am Kontostand merkt, handelt unter Zeitdruck. Wie die Rechnungen, die dahinter stehen, verfolgt werden, steht im Ratgeber zu den offenen Rechnungen in der Agentur.
Zur Einordnung: Wie Umsätze, Steuern und Abgaben verbucht und gezahlt werden, klärst du mit deiner Steuerberatung. Dieser Ratgeber zeigt nur, wie du den Zeitpunkt planst.
Die vier Zahlen, die du je Woche brauchst
Du brauchst keine komplizierte Finanzplanung. Diese vier Zahlen reichen für den Start:
- Kontostand am Wochenanfang: der Betrag, der wirklich verfügbar ist.
- Eingänge: Rechnungen, die in dieser Woche fällig werden. Nimm das Fälligkeitsdatum, nicht das Rechnungsdatum.
- Auszahlungen an Creator: Anteile, die in dieser Woche fällig sind.
- Feste Kosten: Gehälter, Miete, Werkzeuge, alles, was unabhängig von Kooperationen ausgeht.
Das Ergebnis ist der Kontostand am Wochenende. Er ist der Anfang der nächsten Woche. Rechne so acht Wochen voraus. Weiter vorauszuschauen lohnt sich selten, weil sich Zahlungen ändern.
Rechenbeispiel: sechs Wochen im Studio Nordlicht
Die Zahlen sind frei gewählt und keine Richtwerte. Alle Beträge ohne Steuern. Studio Nordlicht startet mit 6.000 € und hat 1.500 € feste Kosten je Woche:
| Woche | Anfang | Eingänge | Auszahlungen | Feste Kosten | Ende |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 6.000 € | 0 € | 2.000 € | 1.500 € | 2.500 € |
| 2 | 2.500 € | 4.000 € | 0 € | 1.500 € | 5.000 € |
| 3 | 5.000 € | 0 € | 4.500 € | 1.500 € | −1.000 € |
| 4 | −1.000 € | 3.000 € | 0 € | 1.500 € | 500 € |
| 5 | 500 € | 6.000 € | 2.000 € | 1.500 € | 3.000 € |
| 6 | 3.000 € | 2.500 € | 2.000 € | 1.500 € | 2.000 € |
In Woche 3 fehlen 1.000 €. Der Grund: Studio Nordlicht zahlt 4.500 € an Creator, bevor die Marke Kalmira ihre Rechnung über 6.000 € in Woche 5 begleicht. Das ist eine Vorleistung von 4.500 € für zwei Wochen. Ohne Vorschau hätte das Team das erst gemerkt, als das Konto im Minus war.
Wie hoch eine Vorleistung ausfällt und wie lange sie läuft, kannst du mit dem Rechner zur Vorleistung berechnen selbst durchspielen.
Engpass in Sicht: was du tun kannst
Im Beispiel gibt es vier Wege. Du kannst sie kombinieren:
- Auszahlung nach Zahlungseingang der Marke. Zahlst du die 4.500 € erst in Woche 5, wenn Kalmira gezahlt hat, bleibt Woche 3 mit 3.500 € im Plus. Der Creator wartet länger. Sprich das vorher mit ihm ab.
- Auszahlungstag verschieben. Verschiebe den Lauf um eine Woche und teile es dem Creator mit. Das hilft, wenn Eingänge knapp nach dem Auszahlungstag erwartet werden.
- Marke erinnern. Liegt die Forderung schon nahe an der Fälligkeit, erinnere früh und freundlich. Der Ablauf dafür steht im Ratgeber zu den offenen Rechnungen.
- Zahlungsziel für neue Kooperationen anpassen. Ein kürzeres Zahlungsziel oder eine Teilrechnung zu Beginn verkleinert künftige Lücken. Wie du es verhandelst, zeigt der Ratgeber zum Zahlungsziel mit Marken.
Rechne die Wirkung nach: Mit Weg 1 rutscht die Auszahlung von Woche 3 in Woche 5. Woche 3 endet mit 5.000 − 1.500 = 3.500 €, Woche 4 mit 3.500 + 3.000 − 1.500 = 5.000 €, Woche 5 mit 5.000 + 6.000 − 4.500 − 2.000 − 1.500 = 3.000 €. Ab Woche 5 stimmen beide Verläufe überein.
Fragen der Finanzierung gehören nicht in diesen Ratgeber.
Wie sicher sind die Eingänge? Eine einfache Ampel
Nicht jede Forderung ist gleich sicher. Gib jeder Einnahme in der Vorschau eine Farbe:
| Farbe | Bedeutung | Wie du sie planst |
|---|---|---|
| grün | Marke zahlt erfahrungsgemäß pünktlich, Rechnung ist nicht strittig | zum Fälligkeitsdatum |
| gelb | Marke zahlt oft spät oder fragt nach | eine Woche später |
| rot | überfällig oder strittig | gar nicht, bis die Zahlung bestätigt ist |
Die Einstufung ist deine eigene Erfahrung, kein Marktwert. Pflege sie, sobald sich eine Marke anders verhält. Überfällige Rechnungen gehören auf die Mahnliste, nicht in die Vorschau.
Die wöchentliche Liquiditätsrunde: 15 Minuten mit Checkliste
Setze jede Woche denselben Termin an, am besten vor dem Auszahlungstag:
Vorleistung planen: Obergrenze und Regel
Eine Vorleistung ist nicht grundsätzlich falsch. Viele Creator erwarten sie. Wichtig ist, dass du sie bewusst eingehst:
- Lege eine Obergrenze fest: Wie viel Geld darf zugleich in Vorleistung stehen?
- Nimm neue Kooperationen nur an, wenn die Vorschau mit ihnen im Plus bleibt.
- Unterscheide Marken: Bei zuverlässigen Zahlern ist eine Vorleistung eher vertretbar als bei neuen.
- Halte die Regel für den Creator fest, etwa „14 Tage nach Abnahme“ oder „nach Zahlungseingang“.
Typische Fehler und wie du sie vermeidest
Du planst nach Rechnungsdatum
Die Rechnung ist raus, das Geld ist aber noch nicht da. Plane mit dem Fälligkeitsdatum und mit deiner Erfahrung, wie lange die Marke tatsächlich braucht.
Du vergisst feste Kosten
Gehälter und Werkzeuge fallen auch in Wochen ohne Kooperation an. Trage sie ein, auch wenn sie klein wirken.
Du rechnest überfällige Forderungen als sicher
Wer auf eine überfällige Zahlung hofft, plant mit Geld, das noch nicht da ist. Plane erst, wenn die Zahlung bestätigt ist.
Du schaust einmal im Quartal hin
Dann sind Engpässe schon da. Eine kurze Runde pro Woche kostet weniger als jede Notlösung.
Die Vorschau lebt in einer privaten Tabelle
Dann kennt nur eine Person den Stand. Lege sie dort ab, wo Geschäftsführung und Office sie sehen.
Wann reicht eine Tabelle?
Bei wenigen Kooperationen und einem Auszahlungstag im Monat genügt eine Tabelle mit den vier Zahlen je Woche. Sie wird mühsam, wenn Rechnungen, Teilzahlungen und Auszahlungen an vielen Stellen stehen und du Zahlen täglich abtippst. Dann lohnt sich ein System, das Forderungen und Auszahlungen selbst zusammenführt. Entscheidend ist, ob du der Tabelle noch traust.
So bildet CreatorOffice die Liquiditätsplanung ab
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. In CreatorOffice hängt alles an der Kooperation: Rechnung, Zahlung und Auszahlung folgen aus denselben Angaben. Für die Liquidität sind diese Funktionen belegt:
- Liquiditätsvorschau: Forderungen und fällige Auszahlungen je Woche. Ab Tarif Agentur.
- Kontoauszug-Abgleich: CreatorOffice schlägt zur Zahlung die passende Rechnung vor, gebucht wird erst mit Bestätigung. Ab Tarif Agentur.
- Rechnungsübersicht: mit Status, Fälligkeit, Betrag und nächstem Schritt, Filter für offen, überfällig und bezahlt. In jedem Tarif.
- Zahlungen an der Rechnung: auch Teilzahlungen. In jedem Tarif.
- Mahnwesen: Fälligkeiten erkennen, die nächste Mahnung vorbereiten, Versand per Klick. Texte, Fristen, Gebühren und Zinsen legst du selbst fest.
- Auszahlung nach fester Frist oder erst nach Zahlungseingang der Marke: Das ist die Einstellung, mit der du die Vorleistung steuerst.
- Auszahlungsläufe: Gutschriften und Läufe ab Tarif Team, mit SEPA-Datei für Euro. CreatorOffice selbst überweist kein Geld.
Was CreatorOffice nicht übernimmt: Finanzierung, Steuern und die Entscheidung, wie viel Vorleistung du eingehst. Mehr dazu auf der Seite Provisionen und Auszahlungen an Creator. Die Rechnungen verfolgst du mit Rechnungen und Mahnwesen für Agenturen, die Tarife findest du bei den Tarifen.
Häufige Fragen
Was ist Liquiditätsplanung in einer Influencer-Agentur?
Du planst, wann Geld von Marken eingeht und wann es an Creator und für Kosten ausgeht, meist je Woche und für die nächsten acht Wochen. So erkennst du Engpässe, bevor das Konto leer ist.
Wie weit sollte ich vorausplanen?
Für den Alltag genügen sechs bis acht Wochen. Weiter vorauszuschauen ist selten genau, weil sich Zahlungstermine verschieben. Aktualisiere die Vorschau jede Woche.
Was ist eine Vorleistung in der Agentur?
Du zahlst den Anteil an den Creator, bevor die Marke die Rechnung bezahlt hat. Deine Agentur finanziert dann die Zeit dazwischen. Wie hoch und wie lange, rechnest du je Kooperation aus.
Wie vermeide ich Engpässe, wenn Marken spät zahlen?
Zahle erst nach Zahlungseingang aus, wenn der Creator zustimmt, erinnere früh an Fälligkeiten und verhandele kürzere Zahlungsziele oder Teilrechnungen. Plane überfällige Forderungen nicht als sicher ein.
Gibt es in CreatorOffice eine Liquiditätsvorschau?
Ja, ab Tarif Agentur. Sie zeigt Forderungen und fällige Auszahlungen je Woche. Dazu gibt es den Kontoauszug-Abgleich, der zur Zahlung die passende Rechnung vorschlägt.
Kann CreatorOffice meine Finanzierung oder Steuern planen?
Nein. CreatorOffice zeigt Forderungen und Auszahlungen. Fragen zu Steuern klärst du mit deiner Steuerberatung.
CreatorOffice kostenlos testen
Wenn Forderungen und Auszahlungen in verschiedenen Listen stehen, probiere aus, wie eine gemeinsame Übersicht wirkt. Teste CreatorOffice 14 Tage kostenlos im Tarif deiner Wahl.
