Die Aufbewahrungsfristen in der Agentur richten sich in Deutschland nach § 147 AO und § 257 HGB: Bücher und Jahresabschlüsse bewahrst du zehn Jahre auf, Buchungsbelege wie Rechnungen und Gutschriften acht Jahre, Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich wichtige Unterlagen sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden oder eingegangen ist.
Für eine Influencer-Agentur stellt sich die Frage täglich, nur selten bewusst: Welche Mails mit Marken sind Geschäftsbriefe? Wie lange liegt ein Kooperationsvertrag im Ordner? Was passiert mit Content-Entwürfen? Hier bekommst du eine Übersicht nach Unterlagen, ein Rechenbeispiel für das Ende der Frist, die Regeln für Österreich und die Schweiz und eine Checkliste für deine Ablage. Stand Oktober 2026. Wie einzelne Unterlagen einzuordnen sind, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Wie lange musst du welche Unterlagen aufbewahren?
Die folgende Übersicht ordnet typische Unterlagen einer Agentur den Fristen aus § 147 Absatz 1 und 3 AO und § 257 Absatz 1 und 4 HGB zu. Die Einordnung im Einzelfall übernimmt deine Steuerberatung.
| Unterlage | Gruppe | Frist |
|---|---|---|
| Buchhaltung, Jahresabschluss, Eröffnungsbilanz | Bücher und Abschlüsse | 10 Jahre |
| Rechnungen an Marken | Buchungsbelege | 8 Jahre |
| Eingangsrechnungen, auch Rechnungen von Creatorn | Buchungsbelege | 8 Jahre |
| Gutschriften an Creator | Buchungsbelege | 8 Jahre |
| Kontoauszüge | Buchungsbelege | 8 Jahre |
| Stornos und Rechnungskorrekturen | Buchungsbelege | 8 Jahre |
| Mails und Briefe mit geschäftlichem Inhalt, etwa Angebot, Zusage, Auftragsbestätigung | Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Verträge mit Marken und Creatorn | je nach Funktion Geschäftsbrief oder Buchungsbeleg | 6 oder 8 Jahre, mit Steuerberatung klären |
| sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind | sonstige Unterlagen | 6 Jahre |
Für Rechnungen bestätigt § 14b UStG die acht Jahre: Ein Doppel jeder Rechnung, die du ausstellst, und jede Rechnung, die du erhältst, bewahrst du acht Jahre auf.
Die Frist kann länger laufen
Nach § 147 Absatz 3 AO läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Läuft etwa eine Betriebsprüfung oder ein Einspruch, bleibt alles länger liegen. Frag vor dem Vernichten alter Jahrgänge deine Steuerberatung.
Wann beginnt die Frist? Ein Rechenbeispiel
Die Daten sind frei gewählt. Die Frist beginnt nach § 147 Absatz 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden, eingegangen oder abgesandt wurde.
| Dokument | Datum | Frist beginnt | Frist | aufbewahren bis |
|---|---|---|---|---|
| Rechnung an Lumen Skincare | 15.03.2026 | 31.12.2026 | 8 Jahre | 31.12.2034 |
| Gutschrift an Mara Linden | 02.12.2026 | 31.12.2026 | 8 Jahre | 31.12.2034 |
| Mail mit Zusage der Marke | 10.11.2026 | 31.12.2026 | 6 Jahre | 31.12.2032 |
| Jahresabschluss 2026, aufgestellt | 20.05.2027 | 31.12.2027 | 10 Jahre | 31.12.2037 |
Daraus folgt eine einfache Regel: Unterlagen eines Jahres werden immer zusammen fällig. Am 1. Januar 2035 dürfen, wenn keine Ausnahme greift, alle Buchungsbelege des Jahres 2026 vernichtet werden, egal ob sie aus März oder Dezember stammen.
Welche Mails musst du aufbewahren?
Nicht jede Mail ist ein Geschäftsbrief. Geschäftsbriefe sind Nachrichten, die ein Geschäft vorbereiten, abschließen, durchführen oder rückgängig machen. Für eine Agentur sind das zum Beispiel:
- Angebote an Marken und deren Zusagen oder Absagen
- Auftragsbestätigungen und Bestellungen
- Mails, in denen Honorar, Leistungen oder Nutzungsrechte vereinbart oder geändert werden
- Rechnungen und Mahnungen, die per Mail verschickt werden
- Reklamationen und Einigungen dazu
Keine Geschäftsbriefe sind in der Regel interne Abstimmungen, Terminvorschläge ohne Inhalt oder Newsletter. Wo die Grenze in deinem Fall liegt, klärst du mit deiner Steuerberatung. Wichtig ist: Hängt an einer Mail eine Rechnung, gilt für die Rechnung die Frist der Buchungsbelege.
Elektronische Rechnungen: das Original zählt
Kommt eine Rechnung als E-Rechnung, also als XRechnung oder im ZUGFeRD-Format, ist die strukturierte Datei das Original. Ein Ausdruck oder eine daraus erzeugte PDF-Datei ersetzt sie nicht. Nach § 14b UStG muss die Rechnung während der ganzen Frist die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
Mehr zur Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen und zu stellen, erklärt der Artikel zur E-Rechnung für Influencer-Agenturen.
Was gilt in Österreich und der Schweiz?
| Land | Frist | Quelle |
|---|---|---|
| Österreich | 7 Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Belege, ab Ende des Kalenderjahres; länger, solange ein Abgaben- oder Gerichtsverfahren läuft | §§ 131 und 132 BAO, laut Unternehmensserviceportal |
| Schweiz | 10 Jahre für Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht, ab Ende des Geschäftsjahres | Art. 958f OR, laut KMU-Portal des Bundes |
Das österreichische Unternehmensserviceportal nennt als Beispiel: Eine Rechnung vom Jänner 2017 ist bis zum 31. Dezember 2024 aufzubewahren. Für Agenturen mit Sitz in Österreich oder der Schweiz gelten diese Fristen. Arbeitet eine deutsche Agentur mit Marken in diesen Ländern, bleiben für ihre eigenen Unterlagen die deutschen Fristen maßgeblich. Was bei mehreren Standorten gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung oder Treuhand.
Aufbewahren und Datenschutz: kein Widerspruch
Das Datenschutzrecht verlangt, personenbezogene Daten zu löschen, wenn sie für ihren Zweck nicht mehr nötig sind. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen dem aber vor: Nach Artikel 17 Absatz 3 der DSGVO besteht kein Anspruch auf Löschung, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nötig ist. Eine Gutschrift mit Name, Anschrift und Bankverbindung eines Creators bleibt also acht Jahre liegen, auch wenn die Zusammenarbeit längst beendet ist.
Was nicht unter eine Aufbewahrungspflicht fällt, etwa alte Content-Entwürfe, Castingunterlagen oder private Kontaktdaten, löschst du, sobald du es nicht mehr brauchst. Mehr dazu im Artikel Datenschutz in der Influencer-Agentur.
Verträge und Ansprüche: warum manches länger liegen bleibt
Neben dem Steuerrecht spielt die Verjährung eine Rolle. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre. Verträge mit Nutzungsrechten können aber lange nachwirken: Darf eine Marke Content zwei Jahre nutzen, beginnt ein möglicher Streit über eine Überschreitung erst danach. Bewahre Verträge mit Nutzungsrechten deshalb mindestens bis zum Ende der Nutzung und der Verjährung danach auf, auch wenn die steuerliche Frist schon früher endet. Die genaue Frist für deine Verträge klärst du mit deiner Kanzlei.
Typische Fehler bei der Aufbewahrung
Alles liegt im Postfach einer Person
Verlässt sie die Agentur, wird das Postfach gelöscht. Lege Geschäftsbriefe und Belege im gemeinsamen Ablagesystem ab. Wie das geht, zeigt der Ratgeber Ablage in der Influencer-Agentur.
E-Rechnungen nur als Ausdruck
Das Original ist die Datei. Bewahre sie auf.
Zu frühes Löschen
Die Frist beginnt erst am Jahresende. Wer am Datum des Dokuments rechnet, löscht zu früh.
Zu langes Aufbewahren ohne Grund
Content-Entwürfe, Bewerbungen von Creatorn oder Kontaktlisten ohne Aufbewahrungspflicht bleiben jahrelang liegen. Lösche, was du nicht mehr brauchst.
Keine Regel für ausscheidende Creator
Nach dem Ende einer Zusammenarbeit weiß niemand, was bleibt und was weg kann. Lege es einmal fest.
Checkliste für deine Aufbewahrung
So hilft CreatorOffice bei der Aufbewahrung
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. Es ersetzt kein Archivsystem der Buchhaltung, hält aber die Unterlagen einer Kooperation zusammen. Belegt sind diese Punkte:
- Alles an der Kooperation: Vertrag, Briefing, Content-Fassungen, Rechnung und Gutschrift hängen an derselben Kooperation.
- Aufbewahrungsfristen eingebaut: Gelöscht wird nach Ankündigung. Nach dem Ende eines Testkontos bleiben nur die Belege, die aufbewahrt werden müssen.
- Datenexport: jederzeit und auch nach einer Kündigung, mit allen Daten und hochgeladenen Dateien.
- Protokoll: Änderungen an Dokumenten, Freigaben und Zahlungsvorgängen stehen mit Zeitpunkt und handelnder Person im Protokoll.
- Sicherung: Datenbank und Belegdateien werden jede Nacht in einen getrennten Speicher in der EU gesichert.
- Weitergabe an die Buchhaltung: Rechnungen gehen auf Wunsch automatisch an dein Buchhaltungsprogramm, ab Tarif Team gibt es den DATEV- und BMD-Export.
Mehr dazu auf den Seiten Sicherheit und Datenschutz und Rechnungen und Mahnwesen für Agenturen. Die Tarife findest du bei den Tarifen.
Häufige Fragen
Wie lange muss eine Agentur Rechnungen aufbewahren?
In Deutschland acht Jahre, nach § 14b UStG und § 147 AO. Das gilt für ausgehende und eingehende Rechnungen, auch für Gutschriften. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Wie lange muss ich E-Mails aufbewahren?
Mails, die Geschäftsbriefe sind, etwa Angebote, Zusagen oder Vereinbarungen zu Honorar und Leistungen, bewahrst du sechs Jahre auf. Hängt eine Rechnung an, gelten für sie acht Jahre. Rein interne oder inhaltslose Mails fallen in der Regel nicht darunter.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden, eingegangen oder abgesandt wurde. Eine Rechnung vom März 2026 bewahrst du also bis Ende 2034 auf.
Wie lange gelten die Fristen in Österreich und der Schweiz?
In Österreich in der Regel sieben Jahre nach §§ 131 und 132 BAO. In der Schweiz zehn Jahre für Geschäftsbücher und Buchungsbelege nach Art. 958f OR. Den Einzelfall klärst du mit Steuerberatung oder Treuhand.
Darf ich Unterlagen nur digital aufbewahren?
Grundsätzlich ja, wenn die Wiedergabe während der ganzen Frist lesbar, vollständig und unverändert bleibt. Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind nach § 147 Absatz 2 AO ausgenommen. Wie du digital ablegst, stimmst du mit deiner Steuerberatung ab.
Löscht CreatorOffice meine Belege?
Gelöscht wird nach Ankündigung, und Aufbewahrungsfristen sind eingebaut. Den vollständigen Export deiner Daten und Dateien erstellst du jederzeit selbst, auch nach einer Kündigung.
CreatorOffice kostenlos testen
Wenn Verträge, Rechnungen und Mails einer Kooperation bei dir an drei Orten liegen, probiere aus, wie es wirkt, wenn alles an der Kooperation hängt und sich jederzeit exportieren lässt. Teste CreatorOffice 14 Tage kostenlos im Tarif deiner Wahl.