Die E-Rechnung für Influencer-Agenturen betrifft heute schon jede Agentur in Deutschland: Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Selbst ausstellen musst du sie für Rechnungen an Marken in Deutschland spätestens für Leistungen ab 2028, bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € schon ab 2027. Eine PDF-Datei im Mailanhang ist dabei keine E-Rechnung.
Dieser Ratgeber erklärt, was als E-Rechnung zählt, welche Fristen für deine Agentur gelten, welche Rechnungen betroffen sind und was du im Backoffice jetzt vorbereitest. Alle Angaben haben den Stand Oktober 2026. Wie die Regeln in deinem Einzelfall greifen, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Was ist eine E-Rechnung, und was nicht?
Eine E-Rechnung ist nach dem Umsatzsteuergesetz eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Alles andere, also Papier oder eine PDF-Datei, heißt im Gesetz „sonstige Rechnung“.
Das Bundesfinanzministerium nennt in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2024 zwei Formate, die diese Anforderungen erfüllen:
| Format | Wie es aussieht | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| XRechnung | reine XML-Datei, für Menschen erst mit einem Anzeigeprogramm lesbar | in Deutschland entwickelt, bei Behörden Standard |
| ZUGFeRD ab Version 2.0.1 | PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei (hybrides Format) | die Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen nicht als E-Rechnung |
Für dich als Agentur heißt das: Die Rechnung, die du heute aus deinem Rechnungsprogramm als PDF an die Marke mailst, ist eine sonstige Rechnung. Sie bleibt in der Übergangszeit erlaubt, ist aber keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Ab wann gilt die E-Rechnung für Influencer-Agenturen?
Die Pflicht kommt in zwei Schritten: erst der Empfang, dann der Versand. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Absatz 38 des Umsatzsteuergesetzes.
| Zeitraum der Leistung | Empfangen | Ausstellen an Marken in Deutschland |
|---|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Pflicht | Papier oder PDF weiter erlaubt, PDF mit Zustimmung der Marke |
| 1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht, wenn der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag; sonst Papier oder PDF weiter erlaubt |
| ab 1. Januar 2028 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht für alle |
Entscheidend ist der Zeitpunkt der Leistung, nicht das Rechnungsdatum. Ein Reel, das im Dezember 2027 veröffentlicht und im Januar 2028 berechnet wird, fällt noch unter die Regel für 2027.
Rechenbeispiel: Welche Frist gilt für deine Agentur?
Die Zahlen sind frei gewählt. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Unternehmens im Vorjahr, nicht nur der Umsatz mit deutschen Marken.
- Studio Nordlicht: 2026 berechnet die Agentur Marken 610.000 € und stellt Provisionsrechnungen an Creator über 95.000 €. Gesamtumsatz: 610.000 € + 95.000 € = 705.000 €. Das liegt unter 800.000 €. Studio Nordlicht darf für Leistungen bis zum 31. Dezember 2027 noch PDF-Rechnungen stellen.
- Agentur Wellenlicht: 2026 berechnet sie Marken 780.000 € und Creatorn 60.000 €. Gesamtumsatz: 780.000 € + 60.000 € = 840.000 €. Das liegt über 800.000 €. Für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 stellt Wellenlicht an Marken in Deutschland E-Rechnungen aus.
Wie dein Gesamtumsatz genau zu berechnen ist, etwa bei Vermittlung oder Eigengeschäft, klärst du mit deiner Steuerberatung. Gerade Agenturen, die das volle Honorar der Marke berechnen, kommen schneller über die Grenze als Agenturen, die nur ihre Provision berechnen.
Welche Rechnungen deiner Agentur betrifft die Pflicht?
Die Pflicht zum Ausstellen gilt nach § 14 Absatz 2 UStG, wenn sowohl deine Agentur als auch der Empfänger im Inland ansässig sind und beide Unternehmer sind. Für den Alltag einer Influencer-Agentur ergibt sich daraus diese Übersicht:
| Rechnung | Pflicht zur E-Rechnung nach deutschem Recht? |
|---|---|
| Rechnung an eine Marke mit Sitz in Deutschland | ja, nach den Fristen oben |
| Rechnung an eine Marke in Österreich, der Schweiz oder den USA | nein, die deutsche Pflicht greift nur bei Empfängern im Inland |
| Rechnung an eine Mediaagentur in Deutschland | ja, sie ist Unternehmerin im Inland |
| Rechnung an eine Privatperson, etwa für einen Workshop | nein |
| Rechnung bis 250 € (Kleinbetragsrechnung) | darf immer als sonstige Rechnung gehen |
| Provisionsrechnung an einen Creator mit Sitz in Deutschland | ja, wenn der Creator Unternehmer ist |
| Gutschrift an einen Creator, der Kleinunternehmer ist | darf nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung gehen |
Für Marken im Ausland gelten die Regeln ihres Landes. Verlangt eine Marke im Ausland ein bestimmtes Format, klärst du das mit ihr und deiner Steuerberatung.
Und die Rechnungen, die bei dir eingehen?
Auch hier gilt die Pflicht seit 2025. Rechnen Creator mit Sitz in Deutschland mit dir ab, darfst du ihre E-Rechnung nicht ablehnen. Laut BMF-Schreiben reicht für den Empfang ein E-Mail-Postfach. Du brauchst aber ein Programm, das die XML-Datei lesbar macht und sie unverändert ablegt. Prüfe das jetzt, nicht erst, wenn die erste XRechnung eines Creators im Postfach liegt.
Was eine E-Rechnung an Marken enthalten muss
Inhaltlich ändert sich wenig. Die Pflichtangaben aus § 14 Absatz 4 UStG bleiben: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Nummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Neu ist, dass jede Angabe in einem festen Feld steht. Fehlt ein Feld, das die Norm verlangt, lehnt das Programm der Marke die Datei oft ab.
Für Agenturen heißt das: Stammdaten werden wichtiger als das Layout. Diese Angaben pflegst du je Marke:
- vollständiger Firmenname und Rechnungsanschrift, nicht die Adresse der Marketingabteilung
- USt-IdNr. der Marke
- E-Mail-Adresse für Rechnungen, oft ein eigenes Postfach der Buchhaltung
- Bestellnummer, wenn die Marke mit Bestellungen arbeitet
- gewünschtes Format: XRechnung, ZUGFeRD oder nach Absprache
Wie du eine Rechnung an eine Marke inhaltlich aufbaust, zeigt der Ratgeber Rechnung schreiben als Influencer. Wie du mit Bestellnummern umgehst, steht im Artikel zur PO-Nummer auf der Rechnung.
Aufbewahrung: die Datei ist das Original
Bei einer E-Rechnung ist die strukturierte Datei das Original. Ein Ausdruck oder eine daraus erzeugte PDF-Datei ersetzt sie nicht. Rechnungen bewahrst du nach § 14b UStG und § 147 AO acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Datei muss in dieser Zeit lesbar und unverändert bleiben.
Für die Ablage in der Agentur bedeutet das:
- Eingehende E-Rechnungen von Creatorn und Dienstleistern legst du als XML-Datei ab, nicht nur als Ausdruck.
- Ausgehende E-Rechnungen speichert dein Rechnungsprogramm oder dein Buchhaltungsprogramm. Prüfe, ob es die XML-Datei mit aufbewahrt.
- Zip-Archive im geteilten Laufwerk sind keine sichere Ablage. Klär mit deiner Steuerberatung, wo die Originale liegen.
Wie du Ordner und Postfach im Team ordnest, zeigt der Ratgeber zur Ablage in der Influencer-Agentur. Welche Fristen für Verträge und Mails gelten, steht im Artikel zu den Aufbewahrungsfristen in der Agentur.
Der Fahrplan für deine Agentur in sechs Schritten
- Empfang prüfen: Gibt es ein Postfach für Rechnungen, und kann dein Programm XRechnung und ZUGFeRD anzeigen?
- Umsatzgrenze klären: Lag der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €? Davon hängt ab, ob 2027 schon das Ausstellen Pflicht ist.
- Marken erfassen: Welche Marken sitzen in Deutschland, welche im Ausland? Welche haben schon nach einem Format gefragt?
- Stammdaten nachziehen: Rechnungsanschrift, USt-IdNr., Rechnungs-Mail und Bestellnummer je Marke vollständig pflegen.
- Testrechnung schicken: Eine E-Rechnung an eine große Marke senden und fragen, ob ihr Programm sie ohne Fehler einliest.
- Ablauf festhalten: Wer prüft eingehende E-Rechnungen, wer legt sie ab, wer gibt sie an die Steuerberatung weiter?
Typische Fehler bei der Umstellung
Die PDF-Rechnung gilt als E-Rechnung
Eine PDF-Datei aus dem Rechnungsprogramm ist eine sonstige Rechnung, auch wenn sie per Mail kommt. Nur ZUGFeRD ab 2.0.1 mit passendem Profil oder XRechnung zählen.
Die Agentur rechnet nur mit dem Umsatz deutscher Marken
Für die Grenze von 800.000 € zählt der Gesamtumsatz des Vorjahres. Provisionsrechnungen an Creator und Umsätze mit ausländischen Marken gehören dazu. Was im Einzelnen hineinzählt, sagt dir die Steuerberatung.
Die Rechnungsanschrift stimmt nicht
Bei Papier und PDF fiel eine falsche Abteilung kaum auf. Bei einer E-Rechnung landet die Datei bei der falschen Stelle oder wird abgelehnt, und die Zahlung verzögert sich.
Eingehende E-Rechnungen werden ausgedruckt und gelöscht
Dann fehlt das Original. Bewahre die Datei auf und lege den Ausdruck höchstens zusätzlich ab.
Checkliste E-Rechnung für die Agentur
So bildet CreatorOffice die E-Rechnung ab
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. In CreatorOffice hängt alles an der Kooperation, auch die Rechnung. Für die E-Rechnung sind diese Funktionen belegt:
- XRechnung an der Marke: Verlangt eine Marke eine E-Rechnung, setzt du an der Marke einen Haken. Die Rechnungsmail trägt dann neben dem PDF die XRechnung deiner Agentur. In jedem Tarif.
- Rechnung aus der Kooperation: Kooperation und Monat wählen, der Rest ist vorbelegt. Mehrere Kooperationen einer Marke fasst du zur Sammelrechnung zusammen.
- Zustellung im Blick: Überfällig wird eine Rechnung erst, wenn die Rechnungsmail zugestellt ist. Scheitert die Zustellung, siehst du es und sendest erneut.
- Weitergabe an die Buchhaltung: Hinterlegst du die Beleg-Adresse deines Buchhaltungsprogramms, gehen deine Rechnungen nach der Freigabe automatisch dorthin. Ab Tarif Team gibt es den DATEV- und BMD-Export.
CreatorOffice ersetzt keine Buchhaltung und keine Steuerberatung. Ob und ab wann deine Agentur E-Rechnungen stellen muss, klärst du mit deiner Steuerberatung. Mehr zum Ablauf zeigt die Seite Rechnungen und Mahnwesen für Agenturen, was in welchem Tarif steckt, siehst du bei den Tarifen.
Häufige Fragen
Muss meine Influencer-Agentur schon E-Rechnungen verschicken?
Für Leistungen in den Jahren 2025 und 2026 nicht, sofern die Marke einer PDF-Rechnung zustimmt oder du Papier nutzt. Für Leistungen 2027 nur, wenn der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag. Ab Leistungen im Jahr 2028 gilt die Pflicht für alle Rechnungen an Unternehmen in Deutschland.
Ist eine PDF-Rechnung per Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF-Datei ist eine sonstige Rechnung. Als E-Rechnung zählen strukturierte Formate nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Brauche ich E-Rechnungen für Marken im Ausland?
Nach deutschem Recht nicht, denn die Pflicht gilt nur, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind. Andere Länder haben eigene Regeln. Verlangt eine ausländische Marke ein bestimmtes Format, klärst du das mit ihr und deiner Steuerberatung.
Was muss ich tun, um E-Rechnungen zu empfangen?
Du brauchst eine Adresse, über die Rechnungen ankommen, laut Bundesfinanzministerium genügt ein E-Mail-Postfach. Dazu ein Programm, das die Datei lesbar anzeigt, und eine Ablage, die das Original acht Jahre unverändert aufbewahrt.
Muss ich Gutschriften an Creator als E-Rechnung ausstellen?
Eine Gutschrift ist umsatzsteuerlich eine Rechnung. Sind Agentur und Creator Unternehmer im Inland, gelten dieselben Fristen. Gutschriften an Kleinunternehmer dürfen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung gehen. Den Einzelfall klärst du mit deiner Steuerberatung.
Kann CreatorOffice XRechnungen erstellen?
Ja, in jedem Tarif. Du setzt an der Marke einen Haken, und die Rechnungsmail trägt neben dem PDF die XRechnung. Ob deine Agentur E-Rechnungen braucht, klärst du mit deiner Steuerberatung.
CreatorOffice kostenlos testen
Wenn die erste Marke nach einer XRechnung fragt, lohnt sich ein Ablauf, in dem die Rechnung aus der Kooperation entsteht und das Format an der Marke hinterlegt ist. Teste CreatorOffice 14 Tage kostenlos im Tarif deiner Wahl.