Reisekosten in einer Influencer-Kooperation regelst du am besten vor der Zusage: Entweder bucht und bezahlt die Marke Anreise und Hotel selbst, oder die Agentur bucht und berechnet die Kosten nach Beleg oder als Pauschale weiter. In jedem Fall gehören Auslagen getrennt vom Honorar auf die Rechnung und nicht in die Grundlage für die Provision. Sonst zahlt der Creator Provision auf sein eigenes Bahnticket.
Auslagen wirken klein, verursachen aber überdurchschnittlich viele Rückfragen: Wer hat das Hotel gebucht? Ist das Taxi vereinbart? Warum steht die Pauschale nicht in der Gutschrift? Hier bekommst du die vier Modelle für Reisekosten, ein Rechenbeispiel von der Bahnfahrt bis zur Gutschrift, eine Vertragsformulierung und eine Checkliste.
Welche Modelle gibt es für Reisekosten in Kooperationen?
| Modell | So läuft es | Gut, wenn | Achte auf |
|---|---|---|---|
| Marke bucht direkt | Die Marke bucht Zug, Flug und Hotel auf ihren Namen. | Events, Pressereisen, große Marken mit Reisestelle | Namen, Daten und Zeiten früh schicken |
| Erstattung nach Beleg | Agentur oder Creator bucht, die Marke erstattet gegen Belege. | Reisen mit unklaren Kosten | Obergrenze und Freigabe vorab |
| Pauschale | Ein fester Betrag für die Reise, ohne Belege gegenüber der Marke. | wiederkehrende Reisen mit ähnlichen Kosten | Pauschale realistisch kalkulieren |
| im Honorar enthalten | Reisekosten sind eingepreist. | kurze Wege, kleine Beträge | Kosten vorher schätzen, sonst sinkt der Anteil |
Am einfachsten für dein Backoffice ist das erste Modell: Was die Marke selbst bucht, taucht in deiner Abrechnung nicht auf. Am fairsten für den Creator ist meist die Erstattung nach Beleg, weil er kein Kostenrisiko trägt. Für Auftritte vor Ort zeigt der Ratgeber zum Event-Honorar für Influencer, wie du Honorar und Reise im Angebot trennst.
Was zählt als Auslage, was nicht?
Auslagen sind Kosten, die für eine bestimmte Kooperation anfallen und ohne sie nicht entstanden wären:
- Anreise mit Bahn, Flug, Mietwagen oder Taxi
- Übernachtung
- Requisiten, Kleidung oder Material, das die Marke verlangt
- Studiomiete oder Location für einen Dreh
- Kosten für Dritte, etwa eine Fotografin, wenn die Marke sie nicht selbst stellt
Keine Auslagen sind allgemeine Kosten des Creators, etwa seine Kamera, sein Abo für ein Schnittprogramm oder sein Arbeitsplatz. Die gehören ins Honorar. Wie du einen Drehtag mit allen Kosten planst, zeigt der Ratgeber Drehtag planen.
Wie berechnest du Reisekosten an die Marke weiter?
Auf die Rechnung an die Marke gehören Honorar und Auslagen als getrennte Positionen. So sieht die Marke, was sie wofür zahlt, und deine Buchhaltung kann beides auseinanderhalten.
Steuerlich ist wichtig, in wessen Namen bezahlt wurde. Beträge, die du im Namen und für Rechnung eines anderen einnimmst und ausgibst, gehören nach § 10 Absatz 1 UStG nicht zu deinem Entgelt, man nennt sie durchlaufende Posten. Bucht die Agentur das Hotel dagegen auf ihren eigenen Namen und berechnet es weiter, ist das in der Regel kein durchlaufender Posten. Wie du weiterberechnete Auslagen auf der Rechnung behandelst und welcher Steuersatz gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Rechenbeispiel: vom Bahnticket bis zur Gutschrift
Die Zahlen sind frei gewählt und netto. Mara Linden dreht für Lumen Skincare zwei Tage in Hamburg. Vereinbart sind 3.000 € Honorar und Erstattung der Reisekosten nach Beleg bis höchstens 600 €. Studio Nordlicht nimmt 20 % Provision auf das Honorar.
Auslagen nach Beleg:
- Bahnfahrt hin und zurück: 180 €
- Hotel, zwei Nächte: 240 €
- Taxi zum Studio: 35 €
- Summe: 180 € + 240 € + 35 € = 455 €, also unter der Obergrenze von 600 €
Rechnung an die Marke:
- Honorar: 3.000 €
- Reisekosten laut Belegen: 455 €
- Summe netto: 3.455 €
Gutschrift an Mara Linden:
- Honorar 3.000 € abzüglich 20 % Provision von 600 € = 2.400 €
- plus erstattete Auslagen: 455 €
- Gutschrift: 2.400 € + 455 € = 2.855 €
Würde die Agentur die Provision versehentlich auf die ganze Rechnung nehmen, wären es 20 % von 3.455 € = 691 €. Mara bekäme 3.455 € − 691 € = 2.764 €, also 2.855 € − 2.764 € = 91 € zu wenig. Das ist genau der Fehler, der bei Creatorn das Vertrauen kostet.
Was in den Vertrag gehört
Eine Reisekostenregel im Kooperationsvertrag beantwortet sechs Fragen. Dieser Vorschlag ist ein Beispiel, die rechtliche Fassung prüft deine Kanzlei:
Die Marke erstattet die für die Produktion erforderlichen Reisekosten des Creators gegen Beleg bis zu einer Höhe von insgesamt 600 € netto. Bahnfahrten erfolgen in der 2. Klasse, Übernachtungen in einem Mittelklassehotel. Kosten über 100 € je Position werden vor der Buchung mit der Marke abgestimmt. Die Belege werden innerhalb von 10 Tagen nach der Reise eingereicht und mit dem Honorar abgerechnet.
Die sechs Fragen dahinter:
- Was wird erstattet? Anreise, Hotel, Material, Dritte.
- Bis zu welcher Höhe? Eine Obergrenze schützt beide Seiten.
- In welcher Klasse oder Kategorie? Sonst diskutiert ihr über ein Upgrade.
- Wer gibt vorher frei? Ab welchem Betrag braucht es die Zustimmung der Marke?
- Bis wann kommen die Belege? Eine Frist verhindert Nachträge nach Monaten.
- Wie wird abgerechnet? Mit dem Honorar oder separat.
Weitere Klauseln für die Kooperation erklärt der Ratgeber Kooperationsvertrag für Influencer.
Auslagen im Management: Creator, Agentur, Marke
Je nach Abrechnungsmodell laufen Auslagen anders durch das Management:
- Agentur rechnet im eigenen Namen ab: Der Creator reicht seine Belege bei der Agentur ein, die Agentur berechnet sie an die Marke weiter und erstattet sie dem Creator mit der Gutschrift.
- Creator rechnet direkt mit der Marke ab: Der Creator stellt Honorar und Auslagen selbst in Rechnung. Die Agentur berechnet ihm ihre Provision nur auf das Honorar.
Wie sich die Modelle unterscheiden, erklärt der Artikel Vermittlung oder eigenes Geschäft. Bei Kampagnen mit mehreren Creatorn sammelst du die Auslagen je Creator und rechnest sie gebündelt ab. Wie das geht, zeigt der Artikel Eine Kampagne, mehrere Creator.
Typische Fehler bei Reisekosten
Niemand hat vorher gefragt
Die Marke sieht die Hotelrechnung zum ersten Mal auf der Rechnung. Kläre das Modell vor der Zusage und halte es im Angebot fest.
Provision auf Auslagen
Die Folge steht im Rechenbeispiel. Trenne Auslagen vom Honorar, auf der Rechnung und in der Abrechnung an den Creator.
Belege fehlen
Ohne Beleg lässt sich eine Erstattung kaum begründen. Fotografiere Belege sofort und leg sie an der Kooperation ab.
Die Pauschale ist zu knapp
Eine Pauschale, die eine Reise nach München abdeckt, reicht für Wien vielleicht nicht. Kalkuliere sie je Ziel oder arbeite nach Beleg.
Auslagen werden Monate später berechnet
Dann ist die Kooperation abgeschlossen, und die Marke fragt nach. Rechne Auslagen mit dem Honorar ab.
Checkliste für Auslagen und Reisekosten
So bildet CreatorOffice Auslagen ab
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. In CreatorOffice hängt alles an der Kooperation, auch die Auslagen. Belegt sind diese Funktionen:
- Rechnung aus der Kooperation: Budget, Zusatzpositionen und Agenturgebühr kommen aus dem Deal, mit Logo und Farbe deiner Agentur. In jedem Tarif.
- Auslagen provisionsfrei: Auslagen wie Reisekosten gehen ohne Abzug an den Creator.
- Anteil des Creators: CreatorOffice rechnet ihn für jeden Monat aus, aus Honorar, Provisionssatz und Auslagen.
- Gutschrift oder Rechnung des Creators: Gutschriften ab Tarif Team; weicht eine Creator-Rechnung vom vereinbarten Anteil ab, siehst du einen Hinweis.
- Chat an der Kooperation: Fragen zu Belegen und Buchungen stehen am Deal statt in privaten Nachrichten.
Mehr zur Abrechnung zeigen Provisionen und Auszahlungen an Creator und Rechnungen und Mahnwesen für Agenturen. Die Tarife findest du bei den Tarifen.
Häufige Fragen
Wer zahlt die Reisekosten bei einer Influencer-Kooperation?
Das regelt die Vereinbarung. Häufig bucht die Marke selbst oder erstattet die Kosten nach Beleg bis zu einer Obergrenze. Ohne Absprache trägt sie meist der, der gebucht hat. Kläre es deshalb vor der Zusage.
Muss der Creator auf Reisekosten Provision zahlen?
Üblich ist das nicht. Auslagen sind Kosten, keine Einnahmen, und gehören nicht in die Grundlage der Provision. Halte das im Managementvertrag fest, damit es keine Diskussion gibt.
Stelle ich Reisekosten mit oder ohne Umsatzsteuer in Rechnung?
Das hängt davon ab, in wessen Namen bezahlt wurde und wie die Leistung insgesamt behandelt wird. Durchlaufende Posten gehören nach § 10 UStG nicht zum Entgelt. Was für deine Auslagen gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Pauschale oder Erstattung nach Beleg: Was ist besser?
Die Pauschale ist einfacher abzurechnen, trägt aber ein Kostenrisiko. Die Erstattung nach Beleg ist genauer und für den Creator fairer, braucht aber vollständige Belege und eine Obergrenze.
Bis wann muss ein Creator seine Belege einreichen?
Das legst du im Vertrag fest. Eine Frist von einer bis zwei Wochen nach der Reise hat sich bewährt, damit Auslagen mit dem Honorar abgerechnet werden können.
Kann CreatorOffice Auslagen provisionsfrei abrechnen?
Ja. Auslagen wie Reisekosten sind provisionsfrei und gehen ohne Abzug an den Creator. CreatorOffice rechnet den Anteil des Creators für jeden Monat aus, in jedem Tarif.
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