Eine Monatspauschale für Social Media sollte nicht aus der Frage entstehen, „was man dafür nehmen kann“. Sie entsteht aus deinem konkreten Kundenumfang: welche Aufgaben jeden Monat wiederkehren, wie viel eigene Zeit sie benötigen und welche Leistungen bewusst außerhalb der Pauschale bleiben. Erst wenn diese Basis steht, ist eine feste Monatssumme sinnvoll.
Das Problem liegt häufig in unsichtbaren Aufgaben. Themenplanung und Posts werden eingeplant, aber Abstimmung, Materialsuche, Veröffentlichung, Community-Betreuung und Bericht fehlen. Genau diese kleinen Blöcke entscheiden später darüber, ob eine Pauschale zu deinem echten Arbeitsmonat passt.
Monatspauschale Social Media: zuerst die Zeitblöcke erfassen
Schreib einen typischen Monat einmal vollständig auf. Planung umfasst Themen, Kalender und Prioritäten. Produktion oder Aufbereitung umfasst Texte und vorhandenes Material. Abstimmung erfasst Rückfragen und Freigabe. Veröffentlichung ist ein eigener Schritt. Community-Betreuung und Bericht kommen hinzu, wenn du sie wirklich übernimmst.
Wichtig ist die Trennung. Wenn du am Monatsende nur „23 Stunden insgesamt“ kennst, weißt du nicht, warum deine Schätzung falsch war. Wenn du siehst, dass Abstimmung statt drei Stunden acht Stunden gebraucht hat, kannst du den Kundenprozess gezielt verändern.
Feste Aufgaben von schwankenden Extras trennen
Eine Monatspauschale funktioniert gut für Leistungen, die in Menge und Rhythmus einigermaßen planbar sind. Ein einmaliger Kampagnendreh, ein zusätzlicher Kanal oder eine kurzfristige Veranstaltung können den Monat dagegen stark verändern. Solche Aufgaben solltest du separat halten.
Definiere deshalb eine Kernleistung und eine Liste möglicher Extras. Das macht die Pauschale nicht komplizierter, sondern stabiler. Der Kunde kennt seinen Grundumfang, und du musst nicht jeden ungewöhnlichen Wunsch in die bestehende Summe pressen.
Ein vollständiges Rechenbeispiel von Stunde bis Monat
Nehmen wir einen Kunden mit einem Kanal und einem stabilen Rhythmus. Deine frei gewählte Monatsplanung lautet:
| Aufgabe | Stunden |
|---|---|
| Themen und Redaktionsplan | 4 |
| Texte und Content-Aufbereitung | 9 |
| Abstimmung und Freigabe | 4 |
| Veröffentlichung | 2 |
| Community-Betreuung | 3 |
| Monatsbericht | 2 |
In Summe sind das 24 Stunden. Frei gewählt, keine Marktpreise, ohne Steuern: Mit deinem selbst gewählten internen Satz von 47 € ergibt sich 24 × 47 € = 1.128 €. Du rundest diesen Rechenweg nicht deshalb auf oder ab, weil andere Freelancer angeblich andere Beträge nennen, sondern prüfst zuerst, ob alle Leistungen und dein eigener Satz stimmen.
Für deinen eigenen Stundensatz hilft dir die Kalkulationshilfe in der kostenlosen Preisliste-Vorlage. Die Pauschale selbst entsteht aber weiterhin aus deinem Kundenumfang.
Nicht jede freie Minute mit „Puffer“ verstecken
Ein pauschaler Sicherheitsaufschlag löst ein unklar beschriebenes Angebot nicht. Wenn du erwartest, dass Freigaben schwanken, plane dafür einen realistischen Zeitblock ein. Wenn du weißt, dass ein zusätzlicher Drehtag nicht jeden Monat anfällt, halte ihn als Extra draußen. So bleibt nachvollziehbar, warum deine Summe entsteht.
Natürlich gibt es nie einen perfekten Monat. Eine Pauschale darf Schwankungen enthalten. Entscheidend ist, dass sich Mehr- und Minderaufwand über mehrere Monate nicht systematisch nur in eine Richtung bewegen.
Monatsende als kleine Nachkalkulation nutzen
Vergleiche nach jedem Monat deine geplanten 24 Stunden mit den echten Blöcken. Angenommen, Planung dauerte nur drei Stunden, Abstimmung aber sieben. Die Gesamtsumme liegt dann höher als gedacht, obwohl die kreative Arbeit schneller war. Das zeigt dir, dass der Freigabeprozess überprüft werden sollte.
Notiere nicht nur die Zeit, sondern auch den Grund: verspätete Kundenzuarbeit, mehrere Ansprechpersonen, zusätzliche Formate, kurzfristige Themen. Daraus entsteht eine belastbare Entscheidung für den nächsten Monat. Wenn Freigaben der Hauptgrund sind, hilft der Ratgeber Content-Freigabe mit Kunden.
Wenn dauerhaft zusätzliche Aufgaben hineinkommen, hast du drei Möglichkeiten: Leistungen reduzieren, den Umfang neu beschreiben oder die Pauschale neu kalkulieren. „Einfach schneller werden“ ist nicht automatisch die richtige Antwort.
Pauschale und Angebot miteinander verbinden
Auch eine saubere Kalkulation hilft wenig, wenn im Angebot nur ein Betrag steht. Verknüpfe die Summe mit Mengen und Aufgaben. Der Ratgeber Angebot Social-Media-Betreuung zeigt, wie du Planung, Veröffentlichung, Community und Bericht konkret beschreibst.
Für deine interne Auswertung kannst du zusätzlich eine einfache Zeile pro Monat führen:
Geplant: 24 Stunden | Tatsächlich: [xx] Stunden | Größte Abweichung: [Block] | Änderung für nächsten Monat: [eine Entscheidung]
So zwingst du dich nicht zu einer langen Analyse, hast aber genug Daten, um deine Pauschale nicht aus dem Gedächtnis zu bewerten.
Eine Pauschale mit einem Belastungsmonat testen
Eine Monatspauschale wirkt oft stabiler, als sie ist. Teste deine Kalkulation deshalb nicht nur mit einem ruhigen Durchschnittsmonat, sondern mit einem realistischen Belastungsmonat. Gemeint ist kein künstliches Worst-Case-Szenario, sondern ein Monat mit einer zusätzlichen Abstimmungsrunde, einer kurzfristigen Verschiebung und einem Inhalt, der mehr Vorbereitung braucht als geplant.
Nimm frei gewählte Zahlen: Du planst 22 Arbeitsstunden für einen normalen Monat. Für einen Belastungsmonat rechnest du mit zwei zusätzlichen Stunden für Abstimmung und drei Stunden für einen aufwendigeren Inhalt. Dann vergleichst du 22 und 27 Stunden. Das ist kein Marktwert, sondern dein persönlicher Kapazitätstest. Wenn 27 Stunden deinen Kalender sprengen würden, ist nicht automatisch die Pauschale falsch; vielleicht ist der angebotene Umfang zu breit.
Trenne außerdem dauerhafte und einmalige Abweichungen. Eine einmalige Kampagne gehört nicht zwingend in die Grundpauschale. Wenn dagegen jeden Monat zusätzliche Freigabeschleifen entstehen, ist das ein Muster, das du bei der nächsten Vereinbarung berücksichtigen solltest.
Dokumentiere nach jedem Monat nur die Abweichungen, die deine Planung wirklich verändert haben. So wird aus der Pauschale kein starres Versprechen, sondern ein Angebot, das du auf Basis eigener Arbeitsdaten weiterentwickelst.
Häufige Fragen
Wie berechne ich eine Monatspauschale ohne fremde Preislisten?
Definiere deinen Leistungsumfang, schätze die eigene Zeit je Arbeitsblock und multipliziere die Gesamtzeit mit deiner persönlichen Kalkulationsbasis. Danach vergleichst du Schätzung und echte Zeit.
Sollte ich einen festen Puffer in jede Pauschale einbauen?
Plane erwartbare Abstimmung und wiederkehrende Schwankungen bewusst ein. Ein großer undefinierter Puffer ersetzt aber keine klare Leistungsbeschreibung.
Was mache ich bei einem Monat mit deutlich mehr Arbeit?
Prüfe zuerst, warum. War es ein einmaliger Sonderfall, kann er separat behandelt werden. Wiederholt sich der Mehraufwand, sollte der bestätigte Monatsumfang neu betrachtet werden.
Kann eine Pauschale auch nach unten angepasst werden?
Ja, wenn der Leistungsumfang dauerhaft kleiner wird. Die Logik funktioniert in beide Richtungen: Pauschale und tatsächliche Aufgaben sollten zusammenpassen.
Welche Zeit sollte ich nicht als eigene Arbeitszeit zählen?
Reine Wartezeit auf eine Kundenantwort ist nicht dasselbe wie aktive Arbeit. Dokumentiere sie als Projektabhängigkeit, aber vermische sie nicht mit deiner tatsächlichen Arbeitszeit.
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