Die Rollen in der Influencer-Agentur legen fest, wer wofür geradesteht: wer Creator betreut, wer Marken gewinnt, wer Rechnungen schreibt und wer Auszahlungen freigibt. Eine Rolle ist ein Bündel von Aufgaben, kein Jobtitel. In kleinen Agenturen trägt eine Person mehrere Rollen, und das ist in Ordnung.
Gefährlich wird es erst, wenn niemand weiß, wer zuständig ist. Dann liegt die Rechnung zwei Wochen im Entwurf, und zwei Leute antworten derselben Marke. Hier siehst du vier Kernrollen, eine Matrix zum Ausfüllen, die Rollen je nach Teamgröße und eine Checkliste für Übergaben.
Welche Rollen gibt es in einer Influencer-Agentur?
Fast jede Agentur braucht diese Verantwortungen, egal wie sie ihre Stellen nennt:
| Rolle | Verantwortet | Entscheidet zum Beispiel |
|---|---|---|
| Geschäftsführung | Ausrichtung, Zahlen, Team | Provisionssätze, neue Creator, große Zahlungen |
| Talent-Management | Betreuung der Creator, Briefings, Content | Termine mit Creatorn, Freigabe von Entwürfen, Absprachen zur Auslastung |
| Sales | Anfragen, Pitches, Angebote | ob ein Angebot rausgeht, Preis und Umfang, Absagen |
| Office | Verträge, Rechnungen, Stammdaten, Mahnungen | wann eine Mahnung rausgeht, welche Angaben fehlen |
| Finanzen | Zahlungseingänge, Auszahlungen, Liquidität | welche Auszahlungen an welchem Tag laufen |
Die Grafik fasst Office und Finanzen in einem Kasten zusammen. Bei zwei oder drei Personen liegen beide Aufgaben oft bei derselben Hand. Beim Geld braucht es dann trotzdem eine zweite Person, die kontrolliert. Dazu mehr im Abschnitt zu Geld und Rechten.
Wichtig ist, was die Rollen verbindet: die Kooperation. Der Talent-Manager betreut sie, Sales hat sie gewonnen, Office stellt die Rechnung, Finanzen zahlt den Anteil des Creators aus. Wenn jede Rolle ihren Teil in derselben Kooperation sieht, braucht ihr weniger Abstimmung per Chat.
Verantwortungsmatrix: wer macht was bei welcher Aufgabe?
Ein Organigramm zeigt, wer es gibt. Eine Matrix zeigt, wer was tut. Du brauchst dafür nur eine Tabelle mit den Aufgaben in den Zeilen und den Rollen in den Spalten. Die Buchstaben bedeuten:
- V = verantwortlich: Diese Person sorgt dafür, dass es passiert. Pro Zeile steht genau ein V.
- M = macht mit: Diese Person arbeitet zu.
- I = wird informiert: Diese Person muss Bescheid wissen, aber nichts tun.
Eine ausgefüllte Beispielmatrix für die fiktive Agentur Studio Nordlicht:
| Aufgabe | Geschäftsführung | Talent-Manager | Sales | Office und Finanzen |
|---|---|---|---|---|
| Anfrage einer Marke prüfen | I | M | V | – |
| Angebot verschicken | I | M | V | – |
| Kooperation anlegen | – | V | M | I |
| Briefing an den Creator | – | V | M | – |
| Entwurf des Creators freigeben | – | V | – | – |
| Vertrag verschicken | I | M | – | V |
| Rechnung an die Marke | – | I | – | V |
| Offene Rechnung nachfassen | – | I | – | V |
| Auszahlung an Creator freigeben | V | – | – | M |
Lies die Matrix zeilenweise. Bei „Auszahlung freigeben“ bereitet Office und Finanzen vor, und die Geschäftsführung gibt frei. Das ist Absicht: Wer eine Zahlung vorbereitet, soll sie nicht allein auslösen.
Rollen nach Teamgröße: wer trägt welchen Hut?
Wie viele Rollen du trennst, hängt von der Größe ab. Eine Faustregel zum Anpassen:
Eine bis zwei Personen. Die Inhaberin ist Geschäftsführung, Sales und Talent-Management zugleich. Trenne mindestens eines: Die Person, die Bankdaten von Creatorn ändert, soll nicht die sein, die Auszahlungen als Einzige freigibt. Wenn es kein Team gibt, schaut eine vertraute zweite Person einmal im Monat auf die Auszahlungen.
Drei bis fünf Personen. Jetzt lohnt es sich, Talent-Management und Office zu trennen. Der Talent-Manager soll Zeit für die Creator haben, statt Rechnungen zu schreiben. Office und Finanzen bleiben noch eine Rolle, die Freigabe von Zahlungen liegt bei der Geschäftsführung.
Ab etwa sechs Personen. Sales wird eine eigene Rolle, damit Anfragen nicht in der Betreuung untergehen. Finanzen und Office können sich trennen. Jedes Talent-Management-Team hat eine Leitung, an die Creator sich wenden können.
Ein Beispiel: Alex Nord gründet Studio Nordlicht und betreut zuerst alle sieben Creator allein. Mit dem zweiten Mitarbeiter wandert die Rechnungsstellung zu ihm, und Alex gibt die Auszahlungen frei. Mit dem vierten Mitarbeiter übernimmt eine Kollegin Sales. Alex bleibt Geschäftsführung und Ansprechperson für die größten Marken. Die Rollen wachsen mit, die Matrix wird nachgezogen.
Geld und Rechte: wer sieht, wer gibt frei?
Bei Geld brauchst du klarere Regeln als bei allem anderen. Lege vier Dinge getrennt fest:
- Beträge sehen: Wer darf Budgets, Honorare und Provisionen sehen? Nicht jede Betreuerin muss alle Beträge kennen.
- Freigeben: Wer gibt Rechnungen und Gutschriften frei?
- Mahnen: Wer entscheidet, wann eine Marke erinnert wird?
- Auszahlungen ausführen: Wer löst die Überweisung an Creator aus?
Mindestens das Letzte sollte nicht dieselbe Person sein, die auch die Bankdaten pflegt. Ändert ein Creator seine Bankverbindung, ist das ein typischer Moment für einen Betrugsversuch. Dann soll eine zweite Person die Änderung sehen. Wie genau ihr das regelt, hängt von eurer Größe ab. Eine Checkliste für die Prüfung:
Vertretung: für jede Rolle einen Namen
Die meisten Probleme mit Rollen zeigen sich im Urlaub. Dann fehlt nicht Wissen, sondern Zugriff und eine Absprache. Halte eine kleine Tabelle bereit:
| Rolle | Hauptperson | Vertretung | Was die Vertretung wissen muss |
|---|---|---|---|
| Talent-Management | Alex Nord | Kollegin Sales | offene Fristen der nächsten zwei Wochen |
| Sales | Kollegin Sales | Alex Nord | offene Angebote mit Wiedervorlage |
| Office | Kollege Office | Alex Nord | offene Rechnungen, geplante Mahnungen |
| Auszahlungen freigeben | Alex Nord | Kollege Office, nur mit zweiter Person | Auszahlungstermin der Woche |
Zu jeder Zeile gehört ein Satz: „Das muss die Vertretung wissen.“ Mehr braucht es nicht. Hinterlege außerdem, wo die Vertretung nachsehen kann, ohne die Hauptperson anzurufen. Mehr zu diesem Thema findest du im Ratgeber zur Vertretung des Talent-Managers.
Übergabe-Checkliste bei Rollenwechsel
Wechselt jemand die Rolle oder verlässt die Agentur, helfen diese Punkte:
Spätestens eine Woche nach der Übergabe fragt jemand bei den Creatorn nach, ob sie wissen, wer ihre Ansprechperson ist.
Typische Fehler und wie du sie behebst
Rollen sind Titel, keine Aufgaben
„Head of Talent“ klingt gut, sagt aber nicht, wer die Rechnung schreibt. Beschreibe jede Rolle mit drei bis fünf konkreten Aufgaben und pflege die Matrix.
Alle dürfen alles
Das fühlt sich anfangs flexibel an. Später weiß niemand, wer eine Rechnung geändert hat. Beginne mit wenigen Rechten und erweitere nur, wenn jemand sie wirklich braucht.
Das Geld liegt bei einer einzigen Person
Wer vorbereitet, freigibt und ausführt, hat keine Kontrolle. Trenne zumindest Freigabe und Ausführung, mehr dazu im Ratgeber zum Vier-Augen-Prinzip bei Auszahlungen.
Creator wissen nicht, wen sie ansprechen sollen
Dann landet jede Frage bei der Geschäftsführung. Nenne jedem Creator eine Ansprechperson für Alltag, eine für Verträge und Rechnungen und eine Vertretung.
So bildet CreatorOffice die Rollen in der Influencer-Agentur ab
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. In CreatorOffice hängt alles an der Kooperation: Was eine Rolle einträgt, übernimmt der nächste Schritt. Für die Rollen sind diese Funktionen belegt:
- Rechte je Manager: Du legst fest, wer Beträge sieht, wer freigibt, wer mahnt und wer Auszahlungen ausführt. Ab Tarif Team.
- Ansprechpersonen bei Marken: Marken führst du mit Ansprechpersonen und Zuständigkeit, etwa für Rechnung, Vertrag, Briefing oder Freigabe. In jedem Tarif.
- Gemeinsamer Kalender: Team und Creator sehen Entwurfsfristen, Posting-Termine und fällige Rechnungen. Auf Wunsch kommt am Vortag einer Frist eine Erinnerung per Mail.
- Creator-Portal: Creator sehen ihre Deals, Briefings, Fristen und ihren Anteil unter dem Namen deiner Agentur, mit Logo und Farbe. In jedem Tarif.
- Auszahlungsläufe: Gutschriften und Auszahlungsläufe gibt es ab Tarif Team. CreatorOffice selbst überweist kein Geld.
Was CreatorOffice dir nicht abnimmt: Wer in deiner Agentur welche Rolle hat, entscheidest du. Das System bildet deine Entscheidung ab. Mehr zu allen Bereichen siehst du auf der Seite Funktionen, was in welchem Tarif steckt, zeigen die Tarife. Wer eine Agentur erst aufbaut, findet im Ratgeber Influencer-Agentur gründen die Checkliste für den Start.
Häufige Fragen
Welche Rollen braucht eine kleine Influencer-Agentur mindestens?
Drei Verantwortungen müssen besetzt sein: Betreuung der Creator, Gewinnung und Verhandlung mit Marken sowie Rechnungen und Auszahlungen. In einer Ein-Personen-Agentur trägt die Inhaberin alle drei. Wichtig ist, dass du Auszahlungen nicht ohne zweiten Blick auslöst.
Wer macht in der Influencer-Agentur die Abrechnung?
Meist das Office oder die Finanzen: Rechnungen stellen, Zahlungseingänge prüfen, Auszahlungen vorbereiten. Freigeben sollte eine zweite Person, oft die Geschäftsführung. Wie du Rechnungen und Steuern behandelst, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Was ist der Unterschied zwischen Talent-Manager und Sales?
Der Talent-Manager betreut die Creator und ihre laufenden Kooperationen. Sales gewinnt neue Aufträge von Marken, schreibt Angebote und verhandelt. In kleinen Teams macht eine Person beides. Dann sollten Anfragen trotzdem eine feste Stufe und einen nächsten Schritt haben.
Wie viele Personen brauche ich für Office und Finanzen?
Das hängt vom Umfang ab. Bis zu einigen Kooperationen im Monat genügt eine Person mit klarer Vertretung. Wichtiger als die Kopfzahl ist die Trennung von Vorbereiten und Freigeben beim Geld.
Kann eine Person alle Rollen übernehmen?
Ja, am Anfang ist das normal. Schreibe trotzdem auf, welche Rolle du gerade ausfüllst. So fällt später leichter, Aufgaben abzugeben, und du merkst, wo dir eine zweite Meinung fehlt.
Wie setze ich Rechte je Manager in CreatorOffice?
Im Tarif Team legst du je Manager fest, wer Beträge sieht, freigibt, mahnt und Auszahlungen ausführt. Du gehst dafür deine Matrix durch und überträgst die Zeilen. Was Creator sehen dürfen, legst du getrennt für alle Creator der Agentur fest.
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