Umsatzplanung im Talent-Management heißt: Du schätzt für jeden Creator und jeden Monat, wie viel Honorar über die Agentur laufen wird und wie viel Provision davon bei der Agentur bleibt. Der Forecast setzt sich aus drei Schichten zusammen: gesicherter Umsatz aus unterschriebenen Verträgen, gewichtete Anfragen aus der Pipeline und Erfahrungswerte für alles, was noch nicht angefragt ist.
Viele Agenturen planen mit einer Zahl für das ganze Jahr und wundern sich, wenn sie nicht stimmt. Eine Planung je Creator zeigt früher, wo eine Lücke entsteht, welche Creator Akquise brauchen und ob du dir die nächste Einstellung leisten kannst. Dieser Ratgeber zeigt, wie du den Forecast aufbaust, mit welchen Gewichten du Anfragen bewertest und wie du jeden Monat nachsteuerst.
Warum eine Umsatzplanung je Creator?
Eine Agentur lebt von wenigen Creatorn, die einen Großteil des Umsatzes bringen, und vielen, die schwanken. Eine Gesamtzahl verdeckt das. Je Creator siehst du:
- wer seinen Umsatz aus festen Monatsdeals bekommt und wer von Einzelaufträgen lebt
- bei wem die Pipeline leer ist, bevor es der Kontostand zeigt
- ob ein Creator seine Ziele aus dem Jahresgespräch erreicht
- wie stark die Agentur von einzelnen Personen abhängt
Wie du Anfragen bis zur Zusage verfolgst, beschreibt der Ratgeber Sales-Pipeline für Influencer-Agenturen. Welche Zahlen die Geschäftsführung regelmäßig braucht, steht im Ratgeber Kennzahlen für Influencer-Agenturen.
Die drei Schichten der Umsatzplanung
Schicht 1: gesicherter Umsatz
Alles, was vertraglich vereinbart ist: unterschriebene Kooperationen, laufende Monatsdeals, Rahmenverträge mit festen Monatsbeträgen. Diesen Umsatz planst du zu 100 % in dem Monat, in dem er abgerechnet wird.
Schicht 2: gewichtete Pipeline
Anfragen und Angebote, die noch nicht zugesagt sind. Jede Stufe bekommt eine Wahrscheinlichkeit. Ein Beispiel mit frei gewählten Gewichten:
| Stufe | Gewicht (frei gewählt) |
|---|---|
| Anfrage eingegangen | 10 % |
| Angebot gesendet | 30 % |
| in Verhandlung | 60 % |
| mündliche Zusage, Vertrag offen | 90 % |
Der geplante Wert ist Budget mal Gewicht. Eine Anfrage über 5.000 € im Status „Angebot gesendet“ geht mit 5.000 € × 30 % = 1.500 € in die Planung. Deine eigenen Gewichte findest du, indem du zählst, wie viele Angebote der letzten zwölf Monate je Stufe zugesagt wurden.
Schicht 3: Erfahrungswerte
Für Monate, die weiter in der Zukunft liegen, gibt es noch keine Anfragen. Hier planst du mit dem, was du aus der Vergangenheit weißt: Wie viel Umsatz hatte der Creator im selben Monat im Vorjahr? Gibt es Stammkunden, die jedes Jahr wiederkommen? Gibt es saisonale Spitzen, etwa im vierten Quartal?
Setze Erfahrungswerte vorsichtig an, etwa mit einem Abschlag, und ersetze sie, sobald echte Anfragen kommen.
Rechenbeispiel: Forecast für ein Quartal
Die Zahlen sind frei gewählt, ohne Steuern. Studio Nordlicht plant das erste Quartal für drei Creator. Provision 20 %.
Mara Linden
- gesichert: Monatsdeal 2.500 € je Monat, Januar bis März: 7.500 €
- Pipeline: Angebot über 4.000 € im Februar, Gewicht 30 %: 1.200 €
- Erfahrung: im März im Vorjahr zusätzlich 3.000 €, mit Abschlag 50 %: 1.500 €
- Summe: 7.500 € + 1.200 € + 1.500 € = 10.200 €
Jona Wiese
- gesichert: zwei Kooperationen im Januar, zusammen 5.000 €
- Pipeline: Verhandlung über 6.000 € im März, Gewicht 60 %: 3.600 €
- Erfahrung: keine belastbaren Werte
- Summe: 5.000 € + 3.600 € = 8.600 €
Elin Berg
- gesichert: 0 €
- Pipeline: zwei Anfragen über je 3.000 €, Gewicht 10 %: 2 × 300 € = 600 €
- Erfahrung: im Vorjahresquartal 6.000 €, mit Abschlag 50 %: 3.000 €
- Summe: 600 € + 3.000 € = 3.600 €
| Creator | gesichert | Pipeline | Erfahrung | Forecast Honorar | Provision 20 % |
|---|---|---|---|---|---|
| Mara | 7.500 € | 1.200 € | 1.500 € | 10.200 € | 2.040 € |
| Jona | 5.000 € | 3.600 € | 0 € | 8.600 € | 1.720 € |
| Elin | 0 € | 600 € | 3.000 € | 3.600 € | 720 € |
| Summe | 12.500 € | 5.400 € | 4.500 € | 22.400 € | 4.480 € |
Von 22.400 € Forecast sind nur 12.500 € gesichert, also rund 56 %. Bei Elin ist nichts gesichert. Die Planung zeigt: Für Elin braucht es im Dezember gezielte Akquise, sonst bleibt das Quartal hinter dem Vorjahr zurück.
Was der Forecast für Entscheidungen bedeutet
Die Planung ist kein Selbstzweck. Sie beantwortet Fragen wie:
- Reicht die Provision für die festen Kosten? Im Beispiel planen 4.480 € Provision im Quartal. Davon sind nur 2.500 € gesichert (20 % von 12.500 €). Liegen die festen Kosten darüber, ist das ein Warnsignal.
- Wo setzt die Akquise an? Bei Creatorn mit wenig gesichertem Umsatz und leerer Pipeline.
- Lohnt eine neue Stelle? Nur, wenn der gesicherte Teil sie trägt, nicht der Erfahrungswert.
- Wann kommt das Geld? Der Forecast zeigt Umsatz nach Abrechnungsmonat. Wann das Geld eingeht, hängt vom Zahlungsziel ab. Dafür brauchst du zusätzlich eine Liquiditätsplanung.
Der monatliche Abgleich: Plan und Ist
Einmal im Monat, am besten im Anschluss an den Monatsabschluss, vergleichst du Plan und Ist:
Nach drei bis sechs Monaten kennst du deine echten Zusagequoten. Ersetze dann die frei gewählten Gewichte durch deine eigenen.
Typische Fehler bei der Umsatzplanung
Nur das Honorarvolumen planen
Die Agentur lebt von der Provision, nicht vom Honorar. Plane beides.
Anfragen zu 100 % rechnen
Eine Anfrage ist kein Auftrag. Gewichte sie.
Erfahrungswerte als sicher behandeln
„Letztes Jahr kam im März eine große Kampagne“ heißt nicht, dass sie wiederkommt. Setze einen Abschlag an.
Einmal planen, nie wieder anschauen
Ein Forecast, der nicht jeden Monat aktualisiert wird, ist nach acht Wochen falsch.
Planung nur im Kopf der Geschäftsführung
Wenn Talent-Manager ihre Zahlen nicht kennen, können sie nicht gegensteuern. Teile die Planung je Creator mit den Zuständigen.
Wann eine Tabelle reicht
Für die Planung selbst ist eine Tabelle oft das richtige Werkzeug: eine Zeile je Creator, eine Spalte je Monat, drei Schichten getrennt. Aufwendig wird der Abgleich, wenn die Ist-Zahlen und Anfragen aus verschiedenen Quellen abgetippt werden müssen. Dann hilft ein System, das Anfragen, Kooperationen und Rechnungen bereits je Creator führt.
So hilft CreatorOffice bei der Umsatzplanung
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. Einen Forecast rechnet CreatorOffice nicht, es liefert aber die Zahlen dafür:
- Anfragen mit Budget, Zeitraum und Stand: bis zur Zusage, mit Angeboten als PDF in Fassungen. Aus der Zusage wird die Kooperation. Ab Tarif Team.
- Kooperationen und Monatsdeals: Jeder Monat hat eigene Beiträge, eine eigene Rechnung und einen eigenen Stand. So siehst du den gesicherten Umsatz je Monat.
- Kennzahlen: Umsatz, Provision und Creator-Anteil nach Zeitraum, Creator, Marke, Plattform und Herkunft.
- Provision je Kooperation: beim Anlegen festgeschrieben, damit die geplante Provision stimmt.
- Liquiditätsvorschau: Forderungen und fällige Auszahlungen je Woche, ab Tarif Agentur.
- Datenexport: jederzeit, etwa für deine Planungstabelle.
Mehr dazu auf der Seite CRM für Influencer-Agenturen. Was in welchem Tarif steckt, steht bei den Tarifen.
Häufige Fragen
Wie plane ich den Umsatz einer Influencer-Agentur?
Je Creator und Monat in drei Schichten: gesicherter Umsatz aus Verträgen, gewichtete Anfragen aus der Pipeline und vorsichtige Erfahrungswerte. Daraus ergibt sich das Honorarvolumen, und mit dem Provisionssatz der Umsatz der Agentur.
Welche Gewichte nehme ich für Anfragen?
Am besten deine eigenen Zusagequoten der letzten zwölf Monate je Stufe. Für den Start kannst du frei gewählte Werte nehmen und sie nach einigen Monaten anpassen.
Wie weit sollte ich vorausplanen?
Ein Quartal genau und den Rest des Jahres grob. Für weiter entfernte Monate gibt es kaum Anfragen, dort planst du mit Erfahrungswerten.
Ist der Forecast dasselbe wie die Liquiditätsplanung?
Nein. Der Forecast zeigt, wann Umsatz abgerechnet wird. Die Liquiditätsplanung zeigt, wann Geld auf dem Konto eingeht und wieder ausgeht.
Wie oft sollte ich die Planung aktualisieren?
Einmal im Monat, am besten nach dem Monatsabschluss. Dann vergleichst du Plan und Ist und aktualisierst die Pipeline.
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