Eine Sales-Pipeline für Influencer-Agenturen ist eine Liste aller offenen Markenanfragen und Pitches, geordnet nach Stufe: vom Eingang bis zur Zusage oder Absage. Jeder Eintrag hat eine zuständige Person und einen nächsten Schritt mit Datum. Mehr braucht es nicht.
Ohne diese Ordnung gehen Anfragen unter. Die Mail vom Montag liegt im Postfach der Kollegin im Urlaub, und die Marke wartet seit zehn Tagen auf ein Angebot. Hier baust du die Pipeline in deiner Agentur auf: Stufen, Rückfragen, Nachfassen und Abschlussquote, mit Vorlagen und einem Rechenbeispiel.
Welche Stufen braucht eine Sales-Pipeline in der Agentur?
Du brauchst weniger Stufen, als du denkst. Jede Stufe sollte eine echte Entscheidung abbilden. „Wir arbeiten dran“ ist keine Stufe, denn daran erkennst du nicht, wer als Nächstes etwas tun muss.
| Stufe | Wann eine Anfrage hier liegt | Raus aus der Stufe, wenn … |
|---|---|---|
| Eingang | Die Anfrage ist neu und noch nicht gelesen oder zugeordnet. | eine Person die Anfrage übernommen und geprüft hat |
| Geprüft | Marke, Creator-Wunsch, Leistung, Budget und Zeitraum sind bekannt. | du ein Angebot schickst oder absagst |
| Angebot offen | Das Angebot ist raus, die Marke hat noch nicht geantwortet. | die Marke antwortet oder die Wiedervorlage abläuft |
| Verhandlung | Die Marke hat Änderungswünsche zu Preis, Umfang oder Zeitraum. | beide Seiten zusagen oder abbrechen |
| Zugesagt | Die Marke hat bestätigt. | die Kooperation angelegt ist |
| Abgesagt | Du oder die Marke haben abgesagt, oder es kam keine Antwort. | – (mit Grund archivieren) |
Pitches, die du selbst an eine Marke schickst, laufen durch dieselben Stufen. Sie starten nur nicht bei „Eingang“, sondern bei „Angebot offen“. Halte die Herkunft fest: Anfrage der Marke, eigener Pitch oder Empfehlung. Sonst weißt du später nicht, welcher Weg Abschlüsse bringt.
Was du zu jeder Anfrage festhältst
Wenige Felder genügen. Sie müssen aber bei jeder Anfrage gefüllt sein:
- Marke und Ansprechperson
- gewünschter Creator oder gewünschtes Profil
- Leistung, zum Beispiel ein Video und drei Stories
- Budget, auch wenn es nur eine Spanne ist
- Zeitraum der Kooperation
- Herkunft der Anfrage
- Stufe, zuständige Person
- nächster Schritt mit Datum
Dazu kommt ein Feld für Exklusivität: Wünscht die Marke Exklusivität in einer Kategorie, prüfe vor dem Angebot, ob ein anderer Creator der Agentur dort schon gebunden ist. Wie Exklusivität im Vertrag formuliert wird, klärst du mit deiner Kanzlei.
So sieht die Vorlage aus
Eine Tabelle mit diesen Spalten reicht für den Start. Die Namen und Zahlen sind erfunden:
| Marke | Creator | Leistung | Budget | Zeitraum | Stufe | Zuständig | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Lunava | Mara Linden | 1 Video, 3 Stories | 1.500 € | November | Angebot offen | Alex Nord | Nachfassen am 14.10. |
| Velune | Jona Wiese | Monatsdeal, 3 Monate | offen | ab Januar | Geprüft | Alex Nord | Budget erfragen bis 09.10. |
Anfragen prüfen: drei Fragen, drei Regeln
Eine Anfrage wird nach drei Fragen eingestuft: Passt die Marke zum Creator? Passt das Budget zur Leistung? Passt der Zeitraum in den Kalender des Creators? Daraus ergeben sich klare Regeln.
- Budget fehlt: Frage einmal nach, in der ersten Antwort. Kommt innerhalb von drei Werktagen nichts, bleibt die Anfrage in „Geprüft“ mit Wiedervorlage, aber ohne Angebot.
- Zeitraum kollidiert: Biete einen anderen Zeitraum an, statt abzusagen. Nenne zwei Termine.
- Marke passt nicht: Sag am gleichen Tag ab. Eine ehrliche Absage kostet dich zwei Minuten, ein monatelanges Hinhalten kostet Vertrauen.
- Budget zu niedrig: Nenne, was für dieses Budget möglich ist, etwa ein Video statt drei. Zusage, Absage oder Gegenvorschlag entscheidet die Marke.
Schicke die Rückfrage nach Budget so, dass sie sich leicht beantworten lässt:
Guten Tag Frau Keller, vielen Dank für Ihre Anfrage zu Mara Linden. Damit wir Ihnen ein passendes Angebot machen können, brauchen wir noch drei Angaben: Welche Leistung stellen Sie sich vor, zum Beispiel ein Video oder eine Serie? In welchem Zeitraum soll die Kooperation laufen? Und welches Budget haben Sie dafür eingeplant? Eine Spanne genügt. Bis Freitag melden wir uns mit einem Vorschlag. Beste Grüße, Alex Nord, Studio Nordlicht
Anfragen nachverfolgen: Wiedervorlage ohne Drängeln
Die meisten Anfragen gehen nicht verloren, weil die Marke absagt. Sie versanden, weil niemand nachfragt. Lege deshalb beim Versand jedes Angebots den Termin für die Nachfrage fest.
Ein Rhythmus, der sich in der Praxis gut anpassen lässt:
- Drei Werktage nach dem Angebot: kurze Nachfrage, ob alles angekommen ist und ob es Fragen gibt.
- Sieben Werktage nach der ersten Nachfrage: zweite Nachricht mit einem neuen Anlass, etwa einem freien Termin des Creators oder einem neuen Beispiel.
- Danach: eine letzte Nachricht mit klarem Ende. Kommt keine Antwort, setzt du die Anfrage auf „Abgesagt“ mit dem Grund „keine Antwort“.
Die Tage sind ein Vorschlag. Wichtig ist eine feste Regel, die für das ganze Team gilt.
So klingt die letzte Nachricht:
Guten Tag Herr Weber, wir haben uns zu unserem Angebot für die Kooperation im November noch nicht gehört. Wir halten den Termin mit Elin Berg bis Freitag frei. Wenn sich Ihre Planung geändert hat, geben Sie uns gern kurz Bescheid. Danach vergeben wir den Zeitraum anderweitig. Beste Grüße, Alex Nord
Die Frist gibt der Marke einen Grund zu antworten und dir die Sicherheit, den Termin danach zu vergeben.
Abschlussquote berechnen: ein Rechenbeispiel
Die Abschlussquote ist der Anteil der Anfragen, die zur Zusage führen. Eine einzige Zahl hilft wenig. Besser rechnest du je Übergang, dann siehst du, wo Anfragen verloren gehen.
Die Zahlen sind frei gewählt, keine Marktpreise und ohne Steuern. Studio Nordlicht wertet ein Quartal aus:
- 24 Anfragen und Pitches sind eingegangen.
- 16 davon haben die Prüfung bestanden, 8 wurden aussortiert.
- Bei 12 ging ein Angebot raus. Bei 4 geprüften Anfragen kam kein Angebot zustande, weil die Marke nicht mehr antwortete.
- Von den 12 Angeboten sind 5 zugesagt, 3 abgesagt und 4 noch offen.
- Die 5 Zusagen haben zusammen 9.000 € Budget: 1.200 €, 2.500 €, 800 €, 3.000 € und 1.500 €.
Daraus folgt:
| Übergang | Rechnung | Quote |
|---|---|---|
| Anfrage zu geprüft | 16 von 24 | 66,7 % |
| Geprüft zu Angebot | 12 von 16 | 75,0 % |
| Angebot zu Zusage | 5 von 12 | 41,7 % |
| Anfrage zu Zusage | 5 von 24 | 20,8 % |
| Budget je Zusage | 9.000 € geteilt durch 5 | 1.800 € |
Auch für die offenen Angebote kannst du eine grobe Erwartung rechnen: 4 offene Angebote mal 41,7 % ergeben etwa 1,7 Zusagen. Mal 1.800 € sind das rund 3.000 €. Das ist keine Prognose, sondern ein Anhaltspunkt aus deinen eigenen Zahlen. Bei so wenigen Fällen kann eine einzelne Zusage die Quote stark verschieben.
Was liest du daraus? Im Beispiel gehen die meisten Anfragen vor dem Angebot verloren, nicht danach. Das Team prüft deshalb, ob es Anfragen ohne Budgetangabe zu spät aussortiert, und fragt künftig in der ersten Antwort nach.
Die wöchentliche Pipeline-Runde: 20 Minuten mit Checkliste
Eine kurze Runde pro Woche hält die Pipeline ehrlich. Geh die Einträge nach Stufe durch, von rechts nach links: zuerst „Verhandlung“, zuletzt „Eingang“. Dort liegt das meiste Geld.
Der letzte Punkt wird oft vergessen. Hat Creatorin Mara Linden im November zwei offene Angebote und Platz für eine Kooperation, rechne damit, dass beide zusagen. Sprich mit ihr, bevor du das dritte Angebot schickst.
Absagegründe auswerten
Vermerke bei jeder Absage einen von wenigen festen Gründen: Budget, Zeitraum, Passung, andere Agentur, keine Antwort. Nach einem Quartal zählst du aus. Ist „Budget“ der häufigste Grund, frag früher danach. Steht „keine Antwort“ vorn, ist dein Nachfassen zu spät oder zu schwach.
Typische Fehler und wie du sie behebst
Die Pipeline ist eine Kontaktliste
Namen ohne Stufe und ohne nächsten Schritt zeigen nur, wen du kennst. Ergänze Stufe, Zuständigkeit und Datum bei jedem Eintrag oder lösche ihn.
Zu viele Stufen
Zehn Stufen pflegt niemand. Wenn zwei Stufen dieselbe Entscheidung beschreiben, fasse sie zusammen. Die sechs Stufen aus diesem Artikel reichen für die meisten Agenturen.
Alte Anfragen bleiben ewig offen
Sie lassen die Pipeline voller aussehen, als sie ist. Setze nach dem letzten Nachfassen eine Frist und schließe die Anfrage danach.
Nur eine Person kennt den Stand
Liegt der Stand im Kopf einer Person oder in einem privaten Postfach, steht bei Urlaub oder Krankheit alles still. Der gemeinsame Stand muss auch ohne diese Person lesbar sein.
Zusagen enden in einer Nachricht
Die Marke sagt zu, und die Zusage steht nur im Chat. Lege direkt danach die Kooperation an, mit Monaten, Leistungen und Fristen. Wie der Ablauf danach weitergeht, zeigt der Ratgeber zum Influencer-Management: der Ablauf von der Anfrage bis zur Auszahlung.
Wann eine Tabelle reicht
Bei bis zu etwa zwanzig Anfragen im Quartal und zwei Personen im Team genügt eine gemeinsame Tabelle mit den Spalten von oben. Sie wird knapp, wenn mehrere Leute gleichzeitig Anfragen annehmen, wenn Angebote in mehreren Fassungen kursieren oder wenn du Überschneidungen von Exklusivität von Hand abgleichst. Dann lohnt sich ein System, in dem Anfrage, Angebot und Kooperation zusammenhängen. Die Grenze liegt bei jeder Agentur anders. Entscheidend ist, ob dein Team dem Stand in der Tabelle noch vertraut.
So bildet CreatorOffice die Sales-Pipeline ab
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. In CreatorOffice hängt alles an der Kooperation: Was du bei der Anfrage einträgst, übernimmt der nächste Schritt. Für die Pipeline sind diese Funktionen belegt:
- Anfragen mit Stand: Du führst Anfragen mit Budget, Zeitraum und Stand bis zur Zusage. Ab Tarif Team.
- Exklusivität: Bei Überschneidungen von Exklusivität gibt es einen Hinweis. Ab Tarif Team.
- Angebote: Angebote als PDF in Fassungen. Ab Tarif Team.
- Von der Zusage zur Kooperation: Aus der Zusage wird die Kooperation, mit Monaten und Leistungen. Jeder Beitrag bekommt Fristen.
- Marken und Zuständigkeit: Marken mit Ansprechpersonen und Zuständigkeit, etwa für Rechnung, Vertrag, Briefing oder Freigabe. In jedem Tarif.
- Media-Kits und Pitch-Listen: Media-Kits je Creator und Pitch-Listen mit bis zu 30 Creatorn, verschickt als befristeter Link, den du jederzeit widerrufen kannst. Ab Tarif Team.
Was CreatorOffice nicht für dich festlegt: deine Stufen, deine Fristen fürs Nachfassen und deine Regeln für Absagen. Die bestimmst du. Mehr zum Bereich findest du auf der Seite CRM für Influencer-Agenturen. Den ganzen Umfang ordnest du über Software für Influencer-Agenturen ein, welche Funktion in welchem Tarif steckt, zeigen die Tarife. Wie du Media-Kit und Pitch-Liste inhaltlich aufbaust, erklärt der Ratgeber zum Media Kit erstellen.
Häufige Fragen
Was ist eine Sales-Pipeline in einer Influencer-Agentur?
Eine Sales-Pipeline zeigt alle offenen Anfragen und Pitches einer Agentur nach Stufe, vom Eingang bis zur Zusage oder Absage. Jeder Eintrag hat eine zuständige Person und einen nächsten Schritt mit Datum.
Wie viele Stufen sollte die Pipeline haben?
Fünf bis sechs reichen. Jede Stufe steht für eine Entscheidung, zum Beispiel „Angebot offen“ oder „Verhandlung“. Wenn zwei Stufen dieselbe Entscheidung beschreiben, fasse sie zusammen.
Wie kann ich Anfragen nachverfolgen, ohne zu nerven?
Lege beim Versand des Angebots den Termin für die Nachfrage fest, zum Beispiel drei Werktage später. Gib jeder Nachricht einen neuen Anlass und setze am Ende eine klare Frist. Wer nicht antwortet, kommt auf „Abgesagt“ mit dem Grund „keine Antwort“.
Wie berechne ich die Abschlussquote?
Teile die Zahl der Zusagen durch die Zahl der Angebote oder der Anfragen. Besser rechnest du je Übergang: Anfrage zu geprüft, geprüft zu Angebot, Angebot zu Zusage. So siehst du, wo Anfragen verloren gehen.
Reicht eine Tabelle für die Pipeline?
Ja, solange wenige Personen wenige Anfragen bearbeiten und alle dem Stand in der Tabelle vertrauen. Sie wird zu eng, wenn Angebote in mehreren Fassungen kursieren oder Überschneidungen von Exklusivität von Hand geprüft werden.
Welche Funktionen in CreatorOffice helfen bei Anfragen und Angeboten?
Ab Tarif Team führst du Anfragen mit Budget, Zeitraum und Stand bis zur Zusage und erstellst Angebote als PDF in Fassungen. Aus der Zusage wird die Kooperation. Marken mit Ansprechpersonen gibt es in jedem Tarif.
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Liegen deine Anfragen heute verteilt in Postfächern und Tabellen, probiere den Ablauf mit echten Anfragen aus. Teste CreatorOffice 14 Tage kostenlos im Tarif deiner Wahl.
