Influencer-Management-Software für Agenturen und Talent-Managements: worauf es ankommt

Welche Software brauchen Influencer-Agenturen und Talent-Managements?

Hinter dem Wort Influencer-Management-Software stecken drei Arten von Programmen. Sie lösen verschiedene Aufgaben, und viele Vergleiche werfen sie in einen Topf:

• Plattformen für Marken: Sie helfen Marken, passende Influencer zu finden, Kampagnen auszuschreiben und Ergebnisse aus den Plattformen zu messen. Kunde ist die Marke oder ihre Mediaagentur.
• Allzweck-Werkzeuge: Projekt-Tool, Tabelle, CRM, Rechnungsprogramm und E-Signatur-Dienst. Jedes kann seinen Teil, aber keines kennt die ganze Kooperation. Honorar, Fristen und Provision werden deshalb mehrfach abgetippt.
• Backoffice für Agenturen und Managements: Hier ist die Kooperation der Mittelpunkt, mit Marke, Creator, Leistungen, Vertrag, Rechnung, Provision und Auszahlung. CreatorOffice gehört in diese Gruppe.

Vertrittst du Creator, Influencer, Models, Streamer oder Athlet:innen gegenüber Marken, suchst du in der Regel die dritte Art. Wie sich die Werkzeuge im Alltag aufteilen, zeigt der Ratgeber Der Tool-Stack für Influencer-Agenturen.

Auswahlhilfe: welche Software zu welcher Situation passt

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Worauf du bei der Auswahl achten solltest

Diese acht Fragen trennen ein Werkzeug, das im Alltag hilft, von einem, das neue Tabellen erzeugt. Dahinter steht jeweils, wie CreatorOffice es löst.

1. Hängt alles an der Kooperation? Angebot, Vertrag, Rechnung und Provision sollten dieselben Angaben nutzen. In CreatorOffice übernimmt jeder Schritt, was du einmal eingetragen hast.
2. Gibt es Verträge mit digitaler Unterschrift? Marke und Creator sollten im Browser unterschreiben können, ohne eigenes Konto. CreatorOffice bringt 12 Mustervorlagen für Deutschland, Österreich und die Schweiz mit und hält jede Unterschrift mit Zeitpunkt, Gerät und Prüfsumme fest.
3. Läuft die Content-Freigabe mit der Marke im System? Entwürfe gehören an den Beitrag, nicht in den Messenger. In CreatorOffice kommentiert dein Team am Video, die Marke gibt per Link frei (ab Tarif Team).
4. Passen Rechnungen und Mahnungen zu deinen Ländern? XRechnung, QR-Rechnung für die Schweiz und die Steuerfälle für Deutschland, Österreich und die Schweiz sind in CreatorOffice eingebaut. Überfällige Rechnungen erkennt das System jeden Tag, die vorbereitete Mahnung verschickst du per Klick auf „Zahlung erinnern“.
5. Rechnet die Software Provision und Auszahlung? Der Anteil von Agentur und Creator sollte nicht in einer Nebentabelle entstehen. CreatorOffice rechnet die Provision je Creator oder Deal, erstellt Gutschriften und ab Tarif Team einen Auszahlungslauf als SEPA-Datei, für Franken als pain.001.
6. Haben die Creator einen eigenen Zugang? Sonst fragen sie jede Woche nach Fristen und Geld. Im Creator-Portal sieht jedes Talent nur seine eigenen Kooperationen, Verträge, Rechnungen und seinen Anteil; für die Creator ist es kostenlos.
7. Lassen sich Rechte im Team verteilen? Wer darf freigeben, mahnen oder auszahlen? In CreatorOffice legst du das ab Tarif Team je Manager fest.
8. Wo liegen die Daten, und kommst du wieder heraus? CreatorOffice speichert in einem Rechenzentrum in der EU, der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist Teil jedes Abos, und den vollständigen Export erstellst du jederzeit selbst.

Welche Software eignet sich für eine kleine Influencer-Agentur?

Für den Start reicht ein Tarif, der den ganzen Ablauf abdeckt, aber nicht für ein großes Team gebaut ist. In CreatorOffice ist das Solo: 39 € netto im Monat für bis zu 5 Creator, einen Team-Platz und 8 Verträge im Monat. Kooperationen, Verträge mit digitaler Unterschrift, Creator-Portal, Rechnungen und Mahnwesen, Chat und Kalender sind enthalten. Kommen Creator dazu, buchst du weitere für je 6 € netto im Monat dazu oder wechselst in den nächsten Tarif.

Arbeitest du noch mit Tabellen, zeigt die Seite Excel-Alternative für Influencer-Agenturen, wann eine Tabelle reicht und wie der Umstieg läuft.

Welches System passt zu einer Agentur mit 30 Talents und mehreren Managern?

Mit mehreren Managern brauchst du Rechte je Person, Anfragen und Angebote, die Freigabe durch die Marke und Auszahlungsläufe. Das gibt es ab dem Tarif Team: 129 € netto im Monat für 20 Creator, 3 Team-Plätze und 40 Verträge im Monat. Für 30 Talents buchst du 10 weitere Creator dazu, im Rechenbeispiel 129 € + 10 × 6 € = 189 € netto im Monat. Der Tarif Agentur umfasst für 299 € netto im Monat 60 Creator, 8 Team-Plätze und unbegrenzt Verträge. Welcher Weg für euch günstiger ist, rechnet der Tarif-Rechner aus.

Software für Model-, Sport- und Streamer-Managements

• Modelagenturen mit Influencer-Bereich: Jobs von der Anfrage des Kunden bis zur Auszahlung an das Model, siehe Software für Modelagenturen.
• Sport- und Athletenmanagements: Sponsoring-Verträge mit Social-Media-Leistungen, Freigabe durch den Sponsor, Rechnung und Auszahlung, siehe Software für Sportmanagements.
• Gaming- und Streaming-Managements: Sponsorings mit Livestreams auf Twitch, YouTube und TikTok LIVE als Leistungen, siehe Software für Streamer-Managements.
• Talent-Agenturen allgemein: Talentmanagement-Software für Agenturen, nicht zu verwechseln mit HR-Software.

Influencer-Management-Software für Österreich und die Schweiz

CreatorOffice ist für den DACH-Raum gebaut. Für Österreich gibt es den BMD-Export (ab Tarif Team), Rechnungen mit Reverse Charge und Kleinunternehmer-Hinweis und Verträge nach österreichischem Recht. Für die Schweiz gibt es die QR-Rechnung, MWST, Mahnungen mit 5 % Verzugszins nach OR, Verträge nach Schweizer Recht und Auszahlungen in Franken per pain.001. Oberfläche, Mails und Belege gibt es auf Deutsch und Englisch. Mehr dazu: CreatorOffice in Österreich und CreatorOffice in der Schweiz.

Was CreatorOffice nicht macht

• Keine Influencer-Suche. Eine Datenbank zum Finden neuer Creator gibt es nicht.
• Keine Buchhaltung. CreatorOffice schreibt Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen und exportiert für die Steuerberatung, ersetzt die Buchhaltung aber nicht.
• Keine Live-Zahlen aus TikTok, YouTube oder Twitch. Diese Plattformen sind nicht angebunden. Kennzahlen für den Bericht an die Marke trägst du oder der Creator von Hand ein.
• Keine Personalsoftware. Mitarbeitergespräche, Weiterbildung und Bewerbermanagement bildet CreatorOffice nicht ab.

Tarife und Preise

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• In jedem Tarif: Kooperationen, Verträge aus Mustervorlagen mit digitaler Unterschrift und Beweiskette, Creator-Portal, Rechnungen und Mahnwesen, Kalender mit Abo.
• Ab Team: Anfragen und Angebote, Media-Kits und Pitch-Listen, Content-Freigabe per Link an die Marke, Rechte je Manager, SEPA-Auszahlungsläufe und Gutschriften, DATEV- und BMD-Export.

Für selbständige Creator ohne Agentur gibt es das Creator-Konto: Creator für 19 € und Creator Pro für 29 € netto im Monat, siehe Für Creator. Alle Preise netto, nur für Unternehmer und selbständig tätige Creator. Das Abo rechnet CreatorOffice in Euro ab. Die Umsatzsteuer meldest du ggf. selbst (Reverse Charge, in CH/LI als Bezugsteuer). Die 14 Tage testest du komplett kostenlos: Du hinterlegst eine Zahlungsmethode, abgebucht wird erst nach 14 Tagen, vorher kündigst du kostenlos. Danach ist das Monatsabo monatlich kündbar, das Jahresabo zum Ende der Laufzeit; bei jährlicher Zahlung sind zwei Monate geschenkt. Tarife und Preise im Vergleich

Mehr zum Thema: Kampagnen-Software für Influencer-Agenturen, Fragen und Antworten zu CreatorOffice und der Ratgeber Wann sich eine Software für dein Talent-Management lohnt.