Beim Liefern von UGC-Videos entscheidet sich, ob die Marke dich als verlässlich erlebt. Das Video kann gut sein, und trotzdem gibt es Ärger, wenn eine Datei fehlt, das Format nicht passt oder niemand weiß, welche Fassung die richtige ist. Mit vier Schritten vermeidest du das: Umfang abgleichen, Formate klären, Übergabeweg wählen und eine klare Liefernachricht schreiben.
Dieser Ratgeber folgt dem Weg vom fertigen Schnitt bis zur bestätigten Übergabe. Du bekommst eine Liefer-Checkliste, Fragen für die Formatabsprache und eine Vorlage für die Nachricht, mit der du alles abschickst.
UGC-Videos liefern: erst den Lieferumfang abgleichen
Der häufigste Lieferfehler ist kein technischer, sondern ein zählender: Es fehlt etwas, das im Angebot stand. Leg dein Angebot neben den Ordner, bevor du exportierst, und hake ab. Welche Bausteine ein Paket hat, steht im Ratgeber UGC-Pakete erstellen.
Ein Beispiel: Lotta Haas hat der Marke Kalmira das Paket „Video mit Hooks“ angeboten. Ihr Abgleich:
| Laut Angebot | Fertig? | Dateiname |
|---|---|---|
| 1 Video, 30 Sekunden, Hochformat | ja | Kalmira_Wasserkocher_30s_Haupt |
| 3 Hook-Versionen | ja, 3 von 3 | Kalmira_Wasserkocher_Hook1 bis Hook3 |
| 1 Kurzfassung, 15 Sekunden | ja | Kalmira_Wasserkocher_15s_Kurz |
| Untertitel eingebrannt | ja | in allen Dateien |
| 5 Fotos | nicht im Paket |
Ein Hook ist der Einstieg des Videos. Hook-Versionen sind dasselbe Video mit anderen ersten Sekunden. Eine Variante ist eine andere Länge oder ein anderer Abschluss. Rohmaterial sind die ungeschnittenen Clips.
Fehlt etwas, liefere es nach oder nenne den Grund, bevor die Marke fragt. Wie du ein Dateinamen-Schema und die Ablage aufbaust, zeigt der Ratgeber UGC-Ordnerstruktur. Dort steht auch, wie du Fassungen so ablegst, dass du später alles findest.
Lieferformate mit der Marke absprechen
Welches Format passt, entscheidet die Marke, nicht eine allgemeine Regel. Wo die Videos laufen, weiß sie am besten. Frag deshalb vor dem Export:
| Frage | Beispielantwort |
|---|---|
| Seitenverhältnis? | Hochformat 9:16 für Social Media, zusätzlich 1:1 für den Onlineshop |
| Länge? | Haupt-Video 30 Sekunden, Kurzfassung 15 Sekunden |
| Untertitel? | eingebrannt in der Datei, oder als getrennte Datei |
| Dateityp? | MP4 |
| Mit oder ohne Musik und Text im Bild? | ohne Musik, damit die Marke selbst vertont |
Prüf die aktuellen Vorgaben der Plattform, auf der die Marke das Video einsetzt, nicht dein Gedächtnis. Du lieferst, was die Marke bestellt, nicht, was du für richtig hältst.
Vorlage: Formate vor dem Export klären
Hallo [Name], bevor ich exportiere, eine kurze Rückfrage zu den Formaten: Brauchen wir das Video im Hochformat, im Quadrat oder in beidem? Mit oder ohne eingebrannte Untertitel? Und soll die Datei ohne Musik geliefert werden? Wenn ihr mir kurz Bescheid gebt, liefere ich wie gewünscht.
Frag das vor dem Schnitt, nicht danach. Ein später gewünschtes Format kann einen neuen Schnitt bedeuten.
Der Übergabeweg: drei Fälle
Wie du lieferst, hängt vom Auftraggeber ab. Diese Regeln helfen:
- Die Marke hat einen Upload: Nutz ihn. Das ist ihr Weg, und sie weiß, wo sie nachsehen muss.
- Die Agentur hat ein Portal: Lade dort hoch, nicht per E-Mail. Sonst sucht jemand an zwei Stellen.
- Es gibt keinen festen Weg: Schick einen Link zu deinem Ordner mit Ablaufdatum, zum Beispiel 14 Tage, und schreib das Datum in die Nachricht.
Hängst du Dateien an E-Mails an, riskierst du, dass sie zu groß sind und zurückkommen. Ein Link ist dann besser. Welchen Dienst du dafür nutzt, ist zweitrangig. Wichtig ist: Die Marke braucht keinen Zugang, den du erst freigeben musst, und der Link soll nicht einfach ewig offen bleiben.
Die Liefernachricht: alles auf einen Blick
Mit den Dateien kommt eine kurze Nachricht. Sie macht aus einem Dateipaket eine geordnete Lieferung. Drei Dinge gehören hinein: eine Übersicht, ein Hinweis auf die Korrekturrunden und eine Frist für die Freigabe.
Vorlage: Liefernachricht
Betreff: Lieferung Kalmira Wasserkocher: Video, Hooks und Kurzfassung
Hallo [Name],
hier ist die Lieferung für das Paket „Video mit Hooks“:
- Haupt-Video, 30 Sekunden, Hochformat - 3 Hook-Versionen (Hook1 bis Hook3) - Kurzfassung, 15 Sekunden - Untertitel in allen Dateien eingebrannt
Zum Download: [Link], bis [Datum] verfügbar.
Im Paket sind 2 Korrekturschleifen enthalten. Bitte sammelt euer Feedback gebündelt, dann arbeite ich es in einer Runde ein. Wenn ich bis [Datum] nichts höre, melde ich mich kurz noch einmal.
Viele Grüße Lotta Haas
Zwei Zeilen tragen die meiste Arbeit. „Zum Download: bis [Datum] verfügbar“ sagt, wie lange der Link gilt. Und „2 Korrekturschleifen enthalten“ erinnert freundlich an den Umfang. Wie Korrekturrunden vereinbart und gebündelt werden, zeigt der Ratgeber UGC-Korrekturen.
Nach der Lieferung: Eingang bestätigen, Kopie sichern
Eine Lieferung ist erst abgeschlossen, wenn die Marke sie erhalten hat. Zwei Schritte danach:
Ist die Freigabe erteilt, kannst du die Rechnung schreiben. Wartet die Marke lange mit der Rückmeldung, erinnere höflich: „Ich plane meine nächsten Aufträge. Könnt ihr mir bis [Datum] Feedback geben?“
Typische Stolpersteine bei der Übergabe
Drei Dinge gehen bei Lieferungen am häufigsten schief:
Die falsche Fassung. Du schickst eine frühere Version, weil mehrere Dateien im Ordner liegen. Lösung: Nimm nur die endgültigen Dateien in den Lieferordner und benenne sie eindeutig.
Der abgelaufene Link. Die Marke öffnet den Link nach drei Wochen, und er geht nicht mehr. Lösung: Nenn das Ablaufdatum in der Nachricht und schick auf Wunsch einen neuen Link.
Die fehlende Rückmeldung. Du lieferst und hörst nichts. Lösung: Nenn in der Liefernachricht eine Frist, und frag einmal nach. Mehr als eine Nachfrage in der Woche brauchst du nicht.
Mit Management: Content im Creator-Portal hochladen
Nutzt dein Management CreatorOffice, läuft die Lieferung im Creator-Portal am Handy:
- Content hochladen: Du lädst deine Entwürfe am Deal hoch, das Team kommentiert, gibt frei oder fordert eine Korrektur an.
- Korrekturschleifen: CreatorOffice zählt die vereinbarten Schleifen mit.
- Veröffentlichung melden: Du meldest veröffentlichte Beiträge mit Link und Datum.
- Kalender: Termine für die Abgabe, auf Wunsch mit Erinnerung am Vortag per Mail
Den Zugang bekommst du per Einladung deines Managements. Wie das Portal aussieht, zeigt die Seite Für Creator.
Häufige Fragen
Wie liefere ich UGC-Videos an eine Marke?
Gleiche zuerst den Lieferumfang mit dem Angebot ab, dann Formate mit der Marke klären und über den Weg übergeben, den sie nutzt: Upload, Portal der Agentur oder Link mit Ablaufdatum. Dazu schickst du eine kurze Nachricht mit Übersicht und Frist für die Freigabe.
Welches Format brauche ich für UGC-Videos?
Das legt die Marke fest, je nachdem, wo das Video läuft. Frag nach Seitenverhältnis, Länge, Untertiteln und Dateityp, bevor du exportierst. Prüf die aktuellen Vorgaben der jeweiligen Plattform.
Wie schicke ich große Videodateien?
Als Link mit Ablaufdatum statt als E-Mail-Anhang, oder über den Upload der Marke bzw. das Portal der Agentur. Schreib das Ablaufdatum in die Nachricht, damit niemand zu spät klickt.
Was gehört in die Liefernachricht?
Eine Übersicht der Dateien, der Link mit Ablaufdatum, der Hinweis auf die enthaltenen Korrekturschleifen und eine Frist für die Freigabe. Das genügt, damit die Marke weiß, was sie bekommen hat und was als Nächstes passiert.
Was tue ich, wenn die Marke nicht auf die Lieferung antwortet?
Frag nach zwei Werktagen kurz nach, ob alles angekommen ist. Antwortet sie danach immer noch nicht, nenn ein Datum, bis zu dem du Feedback brauchst. Notiere die Nachfragen in deiner Auftragsliste.
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