Eine gute UGC-Ordnerstruktur sieht bei jedem Auftrag gleich aus: ein Ordner je Kunde, darin ein Ordner je Auftrag und darin immer dieselben sechs Unterordner. Dazu kommt ein fester Aufbau für Dateinamen. Dann findest du in Sekunden, welches Video geliefert wurde, welcher Hook freigegeben ist und wo das Rohmaterial liegt.
Das lohnt sich schon bei fünf Aufträgen, denn jeder bringt viele Dateien mit: Skript, Rohclips, mehrere Hook-Versionen, Korrekturfassungen und Exporte. Du bekommst hier einen Ordnerplan, ein Namensschema, eine Lieferliste, eine Aufräumregel und eine Sicherungsroutine zum Übernehmen.
UGC-Ordnerstruktur: ein Ordner je Auftrag, sechs Unterordner
Du brauchst keine tiefe Verschachtelung. Zwei Ebenen für Kunde und Auftrag und eine feste Liste für die Unterordner reichen. So sieht es bei Jona Wiese aus, der für die Marke Lunava ein Kerzen-Set dreht:
``` Kunden/ Lunava/ 2026-10_Kerzen-Set/ 01_Briefing/ 02_Skript/ 03_Rohmaterial/ 04_Schnitt/ 05_Export/ 06_Lieferung/ ```
Die Nummern vorne sorgen dafür, dass die Ordner immer in Arbeitsreihenfolge stehen. Das Datum im Auftragsnamen sortiert die Aufträge eines Kunden nach Zeit.
| Ordner | Was hineinkommt |
|---|---|
| 01_Briefing | Briefing der Marke, dein Angebot, die Auftragsbestätigung, Absprachen |
| 02_Skript | Skriptentwurf und die freigegebene Fassung |
| 03_Rohmaterial | alle ungeschnittenen Clips, nach Drehtag sortiert |
| 04_Schnitt | Projektdateien deines Schnittprogramms |
| 05_Export | fertige Videos je Fassung, auch Zwischenstände |
| 06_Lieferung | genau die Dateien, die du der Marke geschickt hast |
Der Unterschied zwischen 05 und 06 ist wichtig. In „Export“ liegt alles, was du je ausgegeben hast. In „Lieferung“ liegt nur, was die Marke bekommen hat. Bei einer Nachfrage öffnest du „Lieferung“ und weißt sofort, was dort angekommen ist.
Leg dir einen leeren Musterordner mit den sechs Unterordnern an und kopiere ihn für jeden neuen Auftrag. Das dauert zehn Sekunden und verhindert, dass du bei Auftrag zwölf wieder neu überlegst. Arbeitest du jeden Monat für dieselbe Marke, bekommt jeder Monat einen eigenen Auftragsordner, zum Beispiel „2026-11_Kerzen-Set“. So bleibt jeder Monat abgeschlossen, und du siehst auf einen Blick, was wann geliefert wurde.
Dateinamen: ein Schema mit sechs Teilen
Ein Name wie „Video final neu 2“ hilft niemandem. Ein festes Schema schon:
2026-10-14_lunava_video1_hook2_9x16_v3.mp4
| Teil | Beispiel | Bedeutung |
|---|---|---|
| Datum | 2026-10-14 | Jahr zuerst, damit die Liste nach Zeit sortiert |
| Kunde | lunava | die Marke in Kleinbuchstaben |
| Video | video1 | welches Video des Auftrags |
| Hook | hook2 | welche Hook-Version, also welcher Einstieg |
| Format | 9x16 | Seitenverhältnis |
| Fassung | v3 | wie oft nach Feedback geändert |
Halte dich an vier Regeln:
- Keine Leerzeichen und Umlaute. Sie machen beim Hochladen und Versenden manchmal Ärger.
- Immer dieselbe Reihenfolge. So sortiert sich die Liste von allein.
- Fassungen hochzählen. Aus v2 wird v3, nie wieder „v2“ überschreiben.
- Gleicher Name in Ordner und Lieferliste. Dann findest du jede Datei auch über die Liste.
Wie du Hook-Versionen als Leistung anbietest und für die Marke vergleichbar machst, steht im Ratgeber UGC-Hooks anbieten.
Fassungen auseinanderhalten: geliefert, freigegeben, überholt
Bei Korrekturen entstehen schnell mehrere Fassungen desselben Videos. Das Risiko: Die Marke gibt v2 frei, du schickst später aus Versehen v3 weiter. Eine Lieferliste verhindert das. Sie ist eine einfache Tabelle in einer Datei im Ordner „06_Lieferung“:
| Datei | Fassung | Geliefert am | Stand |
|---|---|---|---|
| 2026-10-14_lunava_video1_hook1_9x16_v1.mp4 | v1 | 14.10. | Korrektur gewünscht |
| 2026-10-16_lunava_video1_hook1_9x16_v2.mp4 | v2 | 16.10. | freigegeben |
| 2026-10-16_lunava_video1_hook2_9x16_v1.mp4 | v1 | 16.10. | freigegeben |
So trennst du die Stände:
- Geliefert: liegt in „06_Lieferung“, steht in der Liste.
- Freigegeben: in der Liste mit Datum markiert. Ergänze den Namen um
_frei, wenn du es auch im Ordner sehen willst. - Überholt: Fassungen, die keiner mehr braucht, wandern in einen Unterordner „_alt“ im Ordner „05_Export“. Gelöscht wird erst beim Aufräumen.
Nach dem Auftrag aufräumen: behalten oder löschen
Ein abgeschlossener Auftrag soll wenig Platz brauchen und trotzdem alles Wichtige enthalten. Diese Regeln helfen:
| Ordner | Was du tust |
|---|---|
| 01_Briefing | behalten: Angebot, Bestätigung und Briefing sind dein Nachweis |
| 02_Skript | behalten, es ist klein |
| 03_Rohmaterial | nach Absprache mit der Marke aufheben oder löschen |
| 04_Schnitt | behalten, bis die Nutzung der Marke endet, dann archivieren |
| 05_Export | die freigegebenen Fassungen behalten, Zwischenstände löschen |
| 06_Lieferung | behalten, es ist dein Lieferbeleg |
Beim Rohmaterial entscheidest du nicht allein. Wenn die Marke es gekauft hat, ist es Teil der Lieferung. Wenn nicht, fragst du, wie lange du es für Rückfragen aufheben sollst, etwa „vier Wochen nach der Freigabe“. Schreib die Antwort in die Bestätigung. Danach löschst du es und trägst das Datum in die Lieferliste ein.
Wie lange du Rechnungen und andere Belege aufbewahren musst, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Abschluss-Checkliste:
Sicherung als feste Routine
Eine Festplatte hält nicht ewig, und ein Laptop kann gestohlen werden. Eine einfache Regel: Jede wichtige Datei gibt es dreimal, auf zwei verschiedenen Medien, und eine Kopie liegt an einem anderen Ort als dein Rechner.
Für dich als UGC-Creator heißt das zum Beispiel:
- Arbeitskopie auf deinem Rechner.
- Zweite Kopie auf einer externen Festplatte.
- Dritte Kopie in einem Online-Speicher deiner Wahl, mindestens für Lieferungen, Skripte und Angebote.
Lege einen festen Termin fest, etwa jeden Freitag nach der Wochenpflege. Und prüfe einmal im Quartal, ob du eine Datei aus der Sicherung wirklich zurückholen kannst. Eine Sicherung, die du nie getestet hast, ist nur eine Hoffnung.
Wie Agentur-Teams ihre Dokumente ordnen, steht im Ratgeber Ablage und Postfach: Ordnung für Agentur-Teams. Wie du Videos so übergibst, dass die Marke nicht nachfragen muss, zeigt der Ratgeber UGC-Videos liefern.
Mit Management: gelieferte Inhalte am Deal im Creator-Portal
Arbeitest du mit einem Management oder einer Agentur, die CreatorOffice nutzt, liegen gelieferte Inhalte, Briefings und Verträge zusätzlich am Deal im Creator-Portal:
- Briefings: je Kooperation oder je Beitrag, jederzeit am Handy.
- Content hochladen: Das Team kommentiert, gibt frei oder fordert eine Korrektur an. CreatorOffice zählt die vereinbarten Korrekturschleifen mit.
- Verträge: Liste mit Stand „Bitte unterschreiben“ oder „Vollständig unterschrieben“.
- Deal im Detail: Umfang, Plattform, Nutzungsdauer und Termin der Content-Abgabe.
Deine eigene Ordnerstruktur bleibt trotzdem wichtig, vor allem für Rohmaterial und Schnittdateien. Den Zugang zum Portal bekommst du per Einladung deines Managements. Wie das Portal aussieht, zeigt die Seite Für Creator.
Häufige Fragen
Wie ordne ich UGC-Dateien am besten?
Mit einem Ordner je Kunde und Auftrag und immer denselben sechs Unterordnern: Briefing, Skript, Rohmaterial, Schnitt, Export und Lieferung. Dazu ein festes Schema für Dateinamen. So findest du jede Datei in wenigen Sekunden.
Wie benenne ich Hook-Versionen und Fassungen?
Nimm ein Schema mit Datum, Kunde, Video, Hook, Format und Fassung, zum Beispiel „2026-10-14_lunava_video1_hook2_9x16_v3“. Zähl Fassungen hoch und überschreib nie eine freigegebene Datei.
Wie lange behalte ich Rohmaterial?
Das klärst du mit der Marke und schreibst es in die Bestätigung. Wenn die Marke das Rohmaterial nicht gekauft hat, heben viele es einige Wochen für Rückfragen auf und löschen es danach. Trag das Löschdatum in deine Liste ein.
Was mache ich mit alten Fassungen?
Verschieb sie nach „_alt“ und lösch sie beim Aufräumen nach dem Auftrag. Behalte die freigegebene Fassung und die gelieferten Dateien. Die Lieferliste zeigt dir, was wirklich bei der Marke angekommen ist.
Reicht ein Online-Speicher als Sicherung?
Als einzige Kopie nicht. Besser sind mehrere Kopien auf verschiedenen Medien, davon eine außerhalb deines Rechners. Ein Online-Speicher kann die dritte Kopie sein. Prüfe auch, ob du Dateien wirklich zurückholen kannst.
CreatorOffice für Creator
Wenn dein Management CreatorOffice nutzt, liegen Briefings, Verträge und Uploads deiner Deals im Creator-Portal am Handy beim jeweiligen Deal. Deine eigene Ablage bleibt für Rohmaterial und Schnitt, das Portal hält den Stand der Zusammenarbeit.
