Creator-Stammdaten sind die Angaben, die sich selten ändern und die du in jedem Vertrag, jeder Gutschrift und jeder Auszahlung wieder brauchst: rechtlicher Name, Anschrift, Steuerangaben, Kleinunternehmer-Status, Bankverbindung und die vereinbarten Konditionen. Fehlt eine davon oder ist sie veraltet, stockt die Abrechnung, oder Geld landet auf dem falschen Konto.
In vielen Agenturen stehen diese Angaben verteilt: der Künstlername in der Tabelle, die IBAN in einer alten Mail, der Steuerstatus im Kopf einer Person. Hier erfährst du, welche Stammdaten eine Agentur wirklich braucht und wofür, wie du sie beim Start abfragst, wie du sie aktuell hältst und was du besser nicht sammelst.
Welche Creator-Stammdaten braucht eine Agentur?
Die folgende Übersicht ordnet die Angaben nach ihrem Zweck. Was „Pflicht“ ist, ergibt sich aus dem Zweck: Ohne diese Angabe funktioniert der jeweilige Schritt nicht.
Für den Vertrag
| Angabe | Wofür | Hinweis |
|---|---|---|
| rechtlicher Name | Vertragspartei | nicht nur der Künstlername |
| Künstlername und Kanäle | Leistungsbeschreibung | Handles je Plattform |
| Anschrift | Vertragspartei | Geschäfts- oder Privatanschrift |
| Firma und Rechtsform, falls vorhanden | Vertragspartei | wer unterschreibt für die Firma? |
| Volljährigkeit | Vertragsschluss | bei Minderjährigen die Eltern mit Kontakt |
Für Rechnung und Gutschrift
| Angabe | Wofür | Hinweis |
|---|---|---|
| vollständiger Name und Anschrift | Pflichtangabe nach § 14 Absatz 4 UStG | wie beim Finanzamt gemeldet |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Pflichtangabe nach § 14 Absatz 4 UStG | bei Creatorn im EU-Ausland die USt-IdNr. |
| Kleinunternehmer ja oder nein, seit wann | Steuerausweis auf der Gutschrift | jährlich bestätigen lassen |
| Gutschriftverfahren vereinbart | Wer stellt den Beleg aus? | nach § 14 Absatz 2 UStG vorher zu vereinbaren |
| Land des Sitzes | Steuerfall bei Creatorn im Ausland | mit der Steuerberatung klären |
Was bei Kleinunternehmern auf die Gutschrift gehört, erklärt der Artikel Creator ist Kleinunternehmer.
Für die Auszahlung
| Angabe | Wofür | Hinweis |
|---|---|---|
| Kontoinhaber | Überweisung | genau wie bei der Bank, wichtig für die Empfängerüberprüfung |
| IBAN, bei Auslandskonten auch BIC | Überweisung | |
| Währung | Auszahlungslauf | Euro, Franken oder andere |
| Auszahlungsweg | Lauf oder Einzelzahlung | SEPA, Auslandsüberweisung, Bezahldienst |
| Datum der letzten Bestätigung | Kontrolle | wann hat der Creator die Daten bestätigt? |
Wie die Auszahlung danach läuft, zeigt der Artikel zur Sammelüberweisung an Creator.
Für die Zusammenarbeit
| Angabe | Wofür |
|---|---|
| Provisionssatz oder Staffel, Sätze je Herkunft | Abrechnung |
| Regel zur Nachprovision | Ende der Zusammenarbeit |
| laufende Exklusivitäten | Auswahl neuer Kooperationen |
| Themen und Ausschlüsse | Brand Fit |
| Lieferanschrift für Produkte | Versand durch Marken |
| bevorzugter Kontaktweg | Kommunikation |
Was du besser nicht sammelst
Datenschutz beginnt bei der Frage, was du überhaupt brauchst. Diese Angaben stehen in Agenturen oft herum, ohne dass sie gebraucht werden:
- Ausweiskopien, wenn kein konkreter Grund vorliegt
- private Telefonnummern von Familienangehörigen ohne Anlass
- Gesundheitsangaben, auch wenn sie im Chat einmal erwähnt wurden
- Passwörter zu Accounts des Creators
Gibt es einen Grund, etwa eine Ausweisprüfung, die eine Marke verlangt, halte den Grund fest und lösche die Kopie, wenn er entfällt. Die Einzelheiten klärst du mit deiner Datenschutzberatung.
Rechenbeispiel: der Stammdaten-Check
Die Zahlen sind frei gewählt. Studio Nordlicht betreut 15 Creator und prüft je Creator 12 Pflichtangaben aus den Tabellen oben. Das sind 15 × 12 = 180 Angaben.
Beim Check fehlen 23 Angaben, vor allem Datum der Kleinunternehmer-Bestätigung und Kontoinhaber. Vollständig sind also 180 − 23 = 157 Angaben, das sind 157 / 180 ≈ 87 %.
Das klingt gut, heißt aber: Bei 23 Angaben kann eine Gutschrift oder Auszahlung hängen bleiben. Im Beispiel verteilen sich die Lücken auf 7 der 15 Creator, also fast jeden zweiten. Schließe die Lücken vor dem nächsten Monatsabschluss, nicht während.
So fragst du Stammdaten beim Start ab
Beim Onboarding eines neuen Creators gehört die Abfrage in die erste Woche. Ein kurzer Ablauf:
- Formular schicken: mit allen Angaben aus den Tabellen, auf einmal, nicht in fünf Mails.
- Nachweise anfordern, wo nötig: etwa die Bestätigung der USt-IdNr. oder bei Firmen den Registerauszug.
- Bestätigen lassen: Der Creator bestätigt seine Angaben schriftlich, mit Datum.
- Konditionen eintragen: Satz, Staffel, Nachprovision, Auszahlungsregel aus dem Managementvertrag.
- Erste Gutschrift prüfen: Bevor die erste Auszahlung rausgeht, prüft eine zweite Person die Stammdaten.
Was sonst in den ersten Wochen mit einem neuen Talent ansteht, zeigt der Ratgeber Neues Talent aufnehmen. Bei Creatorn unter 18 Jahren gelten Besonderheiten, die der Ratgeber Minderjährige Creator unter Vertrag erklärt.
Stammdaten aktuell halten
Stammdaten veralten leise. Diese Routine hält sie aktuell:
- Jährlich im Januar: Kleinunternehmer-Status, Anschrift, Bankverbindung und Firma bestätigen lassen.
- Bei jeder Änderung der Bankverbindung: über einen zweiten Weg bestätigen, etwa per Anruf. Gefälschte Mails mit neuer Bankverbindung sind eine bekannte Betrugsmasche.
- Bei Gründung einer Firma: Ab wann rechnet der Creator über die Firma ab? Neue Vertragspartei, neue Steuerangaben.
- Bei Umzug ins Ausland: Steuerfall und Auszahlungsweg ändern sich. Wie Auszahlungen ins Ausland laufen, erklärt der Ratgeber Creator im Ausland bezahlen.
- Bei Ende der Zusammenarbeit: Stammdaten bleiben so lange, wie Belege aufbewahrt werden müssen. Den Rest löschst du.
Typische Fehler bei Creator-Stammdaten
Nur der Künstlername ist bekannt
Auf Vertrag und Gutschrift gehört der rechtliche Name. Frag ihn beim Start ab.
Die IBAN steht in einer Mail von 2023
Keiner weiß, ob sie noch stimmt. Lass Bankdaten bestätigen und halte das Datum fest.
Kleinunternehmer-Status ohne Datum
„Ist Kleinunternehmer“ ohne Datum hilft im nächsten Jahr nicht. Notiere, wann der Creator es bestätigt hat.
Firma und Privatperson werden vermischt
Der Creator gründet eine Firma, die Gutschriften laufen weiter auf seinen Namen. Kläre den Wechsel mit Stichtag.
Stammdaten in mehreren Tabellen
Die Agentur ändert die Anschrift in der einen Tabelle, die Gutschrift kommt aus der anderen. Führe Stammdaten an genau einem Ort.
Checkliste Creator-Stammdaten
So bildet CreatorOffice Creator-Stammdaten ab
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. Stammdaten und Konditionen eines Creators liegen an einem Ort und fließen in Vertrag, Gutschrift und Auszahlung. Belegt sind diese Funktionen:
- Creator-Portal: Creator pflegen Anschrift und Bankverbindung selbst, in jedem Tarif.
- Änderung der Bankverbindung: Das Team bekommt eine Aufgabe, der Creator eine Mail.
- Fehlende Auszahlungsdaten: Unter „Auszahlungen“ siehst du je Beleg, ob Auszahlungsdaten fehlen.
- Konditionen je Creator: Provisionssatz oder Staffel, Sätze je Herkunft und eine Regel für die Nachprovision.
- Gutschriftverfahren: Die Vereinbarung trägst du im Creator-Profil ein, Gutschriften gibt es ab Tarif Team.
- Auszahlungswege: SEPA, Auslandsüberweisung, PayPal oder Wise je Creator.
- Import: Creator und Marken übernimmst du als CSV-Datei, in jedem Tarif.
Mehr dazu auf den Seiten Talentmanagement-Software und Provisionen und Auszahlungen an Creator. Die Tarife findest du bei den Tarifen.
Häufige Fragen
Was sind Creator-Stammdaten?
Die festen Angaben zu einem Creator, die du für Vertrag, Rechnung oder Gutschrift und Auszahlung immer wieder brauchst: rechtlicher Name, Anschrift, Steuerangaben, Kleinunternehmer-Status, Bankverbindung und Konditionen.
Welche Steuerangaben brauche ich von einem Creator?
Für eine Gutschrift nach § 14 Absatz 4 UStG seine Steuernummer oder USt-IdNr. sowie den Kleinunternehmer-Status. Bei Creatorn im Ausland zusätzlich das Land des Sitzes. Den Steuerfall klärst du mit deiner Steuerberatung.
Wie oft sollte ich Stammdaten prüfen?
Einmal im Jahr vollständig, am besten im Januar, und zusätzlich bei jeder Änderung von Bankverbindung, Firma oder Wohnsitz.
Wie gehe ich mit einer geänderten Bankverbindung um?
Bestätige sie über einen zweiten Weg, etwa per Anruf beim Creator, bevor die nächste Auszahlung rausgeht. Gefälschte Mails mit neuer Bankverbindung sind eine bekannte Betrugsmasche.
Darf ich eine Ausweiskopie von Creatorn speichern?
Nur, wenn es einen konkreten Grund gibt. Halte den Grund fest und lösche die Kopie, wenn er entfällt. Die Einzelheiten klärst du mit deiner Datenschutzberatung.
Können Creator ihre Daten in CreatorOffice selbst pflegen?
Ja. Im Creator-Portal pflegen Creator Anschrift und Bankverbindung selbst. Ändert ein Creator seine Bankverbindung, bekommt dein Team eine Aufgabe und der Creator eine Mail.
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