Bei der Zusammenarbeit mit UGC-Agenturen sprichst du fast immer nur mit der Agentur, nicht mit der Marke. Sie gibt dir den Auftrag, leitet Briefing und Produkt weiter, sammelt das Feedback der Marke und rechnet am Ende mit dir ab. Das spart dir Kontakt zur Marke, verlangt aber, dass du Fristen und Absprachen selbst im Griff hast.
Du gehst einen Auftrag Station für Station durch und siehst, wer wann am Zug ist. Dazu kommen Regeln für Rückfragen, ein Rückwärtsplan für Fristen, eine Erklärung zur Abrechnung und Vorlagen für den Fall, dass es eng wird.
Zusammenarbeit mit UGC-Agenturen: der Auftrag in neun Stationen
Jede Agentur arbeitet etwas anders. Die Reihenfolge ist aber fast immer gleich. Die Tabelle zeigt, was passiert und wer am Zug ist.
| Nr. | Station | Was passiert | Am Zug |
|---|---|---|---|
| 1 | Zusage | Die Agentur bestätigt, dass du den Auftrag bekommst, mit Umfang und Termin | Agentur |
| 2 | Briefing | Du bekommst die Vorgaben der Marke und liest sie genau | Agentur |
| 3 | Produkt | Das Produkt kommt an. Du bestätigst den Eingang | Du |
| 4 | Skript | Du schickst einen Skriptentwurf, die Agentur holt die Freigabe | Du |
| 5 | Upload | Du lädst die fertigen Videos hoch | Du |
| 6 | Prüfung | Die Agentur prüft deine Dateien gegen das Briefing | Agentur |
| 7 | Korrektur | Du arbeitest gebündeltes Feedback ein | Du |
| 8 | Freigabe | Die Agentur oder die Marke gibt frei | Agentur |
| 9 | Abrechnung | Rechnung oder Gutschrift, dann die Auszahlung | beide |
Merk dir eine Faustregel: Wenn du nicht am Zug bist, kannst du nichts beschleunigen. Wenn du am Zug bist, wartet die Agentur auf dich. Deshalb lohnt es sich, immer zu wissen, wer am Zug ist. Den ganzen Weg eines Auftrags, auch ohne Agentur, beschreibt der Ratgeber UGC-Auftrag Schritt für Schritt.
Wer mit wem spricht: die Agentur als Ansprechperson
Die Agentur steht zwischen dir und der Marke. Das hat Folgen für deinen Alltag:
- Du fragst die Agentur, nicht die Marke. Auch wenn du die Marke aus dem Netz kennst. Die Agentur hat vielleicht Absprachen, die du nicht siehst.
- Feedback kommt gebündelt. Die Agentur sammelt die Wünsche der Marke und gibt sie dir weiter. Bitte sie, Korrekturen in einer Nachricht zu schicken, nicht verteilt über mehrere Tage.
- Du bündelst deine Rückfragen. Statt vier Nachrichten an einem Tag schickst du eine mit vier Punkten.
Vorlage: gebündelte Rückfragen
Hallo [Name], zum Auftrag [Marke / Produkt] habe ich vier Fragen, damit ich sauber loslegen kann: 1. Sollen die Videos 9:16 oder auch 1:1 geliefert werden? 2. Gibt es Wörter, die im Video nicht vorkommen dürfen? 3. Bis wann brauchst du die Hook-Versionen, gleichzeitig mit den Videos oder später? 4. Wie schicke ich die Dateien: Upload oder Link? Ich warte mit dem Dreh, bis ich deine Antwort habe. Danke!
Ein Hook ist der Einstieg eines Videos, also die ersten Sekunden. Die Agentur kann dir sagen, wie viele Versionen die Marke wünscht.
Fristen und Uploads halten
Fristen sind bei UGC-Agenturen der wichtigste Teil der Zusammenarbeit. Eine Agentur, die viele Creator betreut, merkt sich verlässliche Leute. Plane deshalb rückwärts vom Abgabetermin.
Beispiel für einen Rückwärtsplan (frei gewählte Termine). Elin Berg soll für die Marke Lunava bis 20. Oktober hochladen:
| Datum | Schritt |
|---|---|
| 6. Oktober | Briefing gelesen, Rückfragen gesendet |
| 8. Oktober | Produkt ist da, Skript an die Agentur |
| 12. und 13. Oktober | Dreh, nach Skriptfreigabe |
| 14. und 15. Oktober | Schnitt, Hook-Versionen |
| 16. Oktober | Upload |
| 17. bis 19. Oktober | Puffer für Korrekturen |
| 20. Oktober | Abgabetermin der Agentur |
Der Puffer ist der wichtigste Posten. Er fängt kleine Verzögerungen ab, ohne dass du Bescheid geben musst.
Wird es trotzdem eng, gib früh Bescheid, am besten sobald du es weißt:
Vorlage: Verzögerung melden
Hallo [Name], beim Auftrag [Marke] schaffe ich den Termin am 20. Oktober nicht ganz: Das Produkt kam zwei Tage später an. Ich kann am 22. Oktober hochladen. Reicht das, oder soll ich die Hook-Versionen vorab schicken und den Rest nachliefern? Sag mir bitte, was für die Marke besser passt.
Die Nachricht enthält drei Dinge: den Grund, einen neuen Termin und einen Vorschlag. So kann die Agentur mit der Marke sprechen, statt zu rätseln.
Abrechnung verstehen: Rechnung einreichen oder Gutschrift bestätigen
Am Ende steht das Geld. Es gibt zwei übliche Wege, und deine Agentur sagt dir, welchen sie nutzt:
- Du reichst eine Rechnung ein. Du schreibst sie an die Agentur und gibst sie frei zur Prüfung.
- Du bestätigst eine Gutschrift. Die Agentur stellt die Abrechnung aus, du prüfst und bestätigst sie.
Wie sich das steuerlich auswirkt, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Prüf vor dem Absenden oder Bestätigen immer vier Punkte:
Beispiel für den Anteil (frei gewählte Zahlen, keine Marktpreise, ohne Steuern): Die Marke zahlt der Agentur 600 € für das Paket. Die Agentur behält 20 % Provision, das sind 120 €. Dein Anteil beträgt 480 €. Prüf, ob dieser Betrag auf deiner Abrechnung steht.
Nachgerechnet: 20 % von 600 € = 120 €, 600 € − 120 € = 480 €.
Frag außerdem vorher, wann ausgezahlt wird. Die Agentur entscheidet, ob sie nach einer festen Frist zahlt oder erst nach dem Zahlungseingang der Marke. Beides ist möglich, und du planst dein Geld besser, wenn du es weißt. Wie die Agentur Creator bezahlt, steht aus ihrer Sicht im Ratgeber UGC-Creator bezahlen.
So wirst du die Creatorin, an die Agenturen zuerst denken
Gute Zusammenarbeit zeigt sich in kleinen Dingen. Agenturen vergeben Folgeaufträge an Leute, bei denen drei Dinge stimmen:
- Verlässliche Lieferung. Termin eingehalten oder rechtzeitig verschoben.
- Wenige Korrekturen. Du hast das Briefing so gelesen, dass die erste Fassung schon passt. Prüf vor dem Upload jeden Punkt des Briefings einmal ab.
- Klare Kommunikation. Eine Nachricht mit allen Fragen, eine Bestätigung bei Eingang des Produkts.
Nach Abschluss lohnt eine Frage an die Agentur:
Danke für die Zusammenarbeit! Gab es etwas, das ich beim nächsten Mal anders machen soll, zum Beispiel bei Lieferung oder Dateien? Das hilft mir sehr.
Trag die Antwort in eine Notiz zur Agentur ein. Nach drei Aufträgen kennst du die Vorlieben jeder Agentur und lieferst genau so.
Mit Agentur: Deals, Fristen und Rechnungen im Creator-Portal
Nutzt deine Agentur CreatorOffice, hast du alles zum Auftrag am Handy:
- Deine Deals: Kooperationen je Monat mit Stand, Anteil und Frist.
- Briefings: je Kooperation oder je Beitrag.
- Content hochladen: Das Team gibt frei oder fordert eine Korrektur an. CreatorOffice zählt die vereinbarten Korrekturschleifen mit.
- Kalender: Termine und Fristen, auf Wunsch mit Erinnerung am Vortag per Mail.
- Rechnungen und Gutschriften: Du reichst Rechnungen ein oder bestätigst Gutschriften und siehst Prüfung, Freigabe und Zahlung.
- Chat: Du schreibst mit dem Team direkt an der Kooperation.
Arbeitest du mit mehreren Agenturen, wechselst du im Portal zwischen deren Bereichen. Die Auszahlung führt deine Agentur aus, CreatorOffice selbst überweist kein Geld. Den Zugang bekommst du per Einladung deines Managements. Mehr zum Aufbau zeigt die Seite Für Creator, und der Ratgeber Creator-Portal erklärt, was Creator selbst sehen sollten.
Häufige Fragen
Darf ich die Marke direkt anschreiben?
Normalerweise nicht. Die Agentur ist deine Ansprechperson und leitet Fragen weiter. Frag sie, wenn du glaubst, ein direkter Kontakt wäre sinnvoll. Sie kennt Absprachen mit der Marke, die du nicht siehst.
Was mache ich, wenn ich eine Frist nicht halten kann?
Sag sofort Bescheid und nenn drei Dinge: den Grund, einen neuen Termin und einen Vorschlag, etwa einen Teil vorab zu liefern. Je früher die Agentur es weiß, desto eher kann sie mit der Marke sprechen.
Wie läuft die Abrechnung mit einer UGC-Agentur?
Entweder du reichst eine Rechnung ein oder du bestätigst eine Gutschrift der Agentur. Prüf Auftrag, Monat und Anteil. Frag vorher, ob die Auszahlung nach fester Frist oder erst nach Zahlungseingang der Marke erfolgt.
Wie viele Korrekturen darf eine Agentur verlangen?
Das legt ihr im Angebot oder in der Absprache fest. Frag vor dem Dreh, wie viele Korrekturrunden enthalten sind, und bitte um gebündeltes Feedback. Weitere Runden sind ein Zusatz, den ihr gesondert besprecht.
Kann ich für mehrere UGC-Agenturen arbeiten?
Oft ja. Ob eine Agentur Exklusivität erwartet, steht in der Absprache mit ihr, frag also nach, bevor du zusagst. Hältst du die Aufträge sauber getrennt, behältst du den Überblick.
CreatorOffice für Creator
Arbeitest du mit einer Agentur, die CreatorOffice nutzt, siehst du Deals, Briefings, Fristen und Abrechnungen in einem Portal am Handy. Das erleichtert jede Station dieses Ablaufs.
