Ein BMD-Export für Agenturen in Österreich ist eine Datei, mit der deine Steuerberatung Rechnungen und Gutschriften deiner Agentur direkt in BMD übernimmt, das Buchhaltungsprogramm vieler österreichischer Kanzleien. Statt PDF-Dateien abzutippen, liest die Kanzlei die Buchungen mit Konto, Steuercode und Betrag ein und prüft sie.
Für Influencer-Agenturen und Talent-Managements lohnt sich das besonders, weil im selben Monat oft drei oder vier Steuerfälle zusammenkommen: Marken in Österreich, Marken in Deutschland, Creator mit Umsatzsteuer und Creator als Kleinunternehmer. Hier erfährst du, was in den Export gehört, wie ein Monat aussieht und was du vor dem ersten Import mit der Kanzlei klärst. Die steuerlichen Angaben haben den Stand Oktober 2026.
Was steckt in einem BMD-Export?
Ein Export für die Kanzlei hat zwei Teile: die Buchungsdaten und die Belege. Die Buchungsdaten enthalten je Beleg das Datum, die Belegnummer, den Betrag, das Konto der Marke oder des Creators, das Erlös- oder Aufwandskonto und den Steuercode. Die Belege sind die PDF-Dateien der Rechnungen und Gutschriften.
Der Steuercode ist der Teil, der am häufigsten schiefgeht. Er sagt BMD, wie die Buchung umsatzsteuerlich zu behandeln ist: mit 20 % Umsatzsteuer, als Reverse Charge an eine Marke im EU-Ausland oder steuerfrei bei Kleinunternehmern. Welche Konten und Codes gelten, legt deine Kanzlei fest. Dein Export muss nur dazu passen.
Ein Export ersetzt keine Buchhaltung. Die Kanzlei bucht und prüft weiterhin. Er erspart ihr das Erfassen und dir die Rückfragen zu einzelnen PDF-Dateien.
Welche Steuerfälle hat eine Agentur in Österreich?
Diese Fälle tauchen in Influencer-Agenturen und Talent-Managements regelmäßig auf. Wie sie in deinem Fall gelten, klärst du mit deiner Steuerberatung.
| Fall | Was auf dem Beleg steht |
|---|---|
| Rechnung an eine Marke in Österreich | Umsatzsteuer, meist 20 % Normalsatz |
| Rechnung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land | keine österreichische Umsatzsteuer, Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld, UID-Nummern beider Seiten |
| Rechnung an eine Marke außerhalb der EU | Steuerfall klärt die Kanzlei |
| Gutschrift an einen Creator mit Umsatzsteuer | Umsatzsteuer des Creators |
| Gutschrift an einen Kleinunternehmer | keine Umsatzsteuer, Hinweis auf die Kleinunternehmerbefreiung |
| eigene Agentur ist Kleinunternehmer | keine Umsatzsteuer auf den eigenen Rechnungen |
Für Rechnungen mit Übergang der Steuerschuld an Unternehmen in anderen EU-Ländern nennt das Unternehmensserviceportal eine Frist: Die Rechnung ist bis zum 15. des Folgemonats nach der Leistung auszustellen. Dazu kommt die Zusammenfassende Meldung.
Die Kleinunternehmergrenze liegt seit 1. Jänner 2025 bei 55.000 € Umsatz netto im Vorjahr und im laufenden Jahr, mit einer Toleranz von 10 % im Jahr der Überschreitung. Das betrifft sowohl Creator, die du per Gutschrift auszahlst, als auch kleine Agenturen selbst. Welche Steuern Creator in Österreich zahlen, erklärt der Ratgeber Steuern für Influencer in Österreich.
Wie oft braucht die Kanzlei den Export?
Den Takt gibt die Umsatzsteuervoranmeldung vor. Laut Unternehmensserviceportal gilt:
| Umsatz im Vorjahr | Voranmeldungszeitraum | Fälligkeit |
|---|---|---|
| mehr als 100.000 € | Monat | 15. des zweitfolgenden Monats |
| mehr als 55.000 € bis 100.000 € | Vierteljahr | 15. des zweitfolgenden Monats nach dem Quartal |
Beispiel: Die Voranmeldung für Oktober ist bei einem Monatszahler am 15. Dezember fällig. Die Kanzlei braucht deinen Export also spätestens Ende November, besser früher. Vereinbare einen festen Termin, etwa den fünften Werktag des Folgemonats, und plane deinen Monatsabschluss in der Agentur davor.
Rechenbeispiel: ein Monat im BMD-Export
Die Zahlen sind frei gewählt. Die Agentur Studio Alpenlicht in Graz rechnet das volle Honorar mit den Marken ab und zahlt die Creator per Gutschrift aus. Im Oktober entstehen diese Belege:
| Beleg | Empfänger | Netto | Umsatzsteuer | Brutto |
|---|---|---|---|---|
| RE-2026-10-01 | Marke Lumen Skincare, Wien | 3.000 € | 600 € (20 %) | 3.600 € |
| RE-2026-10-02 | Marke Velune, München | 5.000 € | keine, Übergang der Steuerschuld | 5.000 € |
| GS-2026-10-01 | Creatorin Mara Linden, mit Umsatzsteuer | 2.800 € | 560 € (20 %) | 3.360 € |
| GS-2026-10-02 | Creator Jona Wiese, Kleinunternehmer | 2.100 € | keine | 2.100 € |
Nachgerechnet: Erlöse netto 3.000 € + 5.000 € = 8.000 €. Creator-Kosten netto 2.800 € + 2.100 € = 4.900 €. Der Agentur bleiben 8.000 € − 4.900 € = 3.100 € netto vor ihren eigenen Kosten. An Umsatzsteuer stehen 600 € auf der Ausgangsseite und 560 € auf der Eingangsseite.
Vereinfacht und ohne die übrigen Kosten der Agentur ergäbe sich daraus eine Zahllast von 600 € − 560 € = 40 €. Die tatsächliche Voranmeldung rechnet deine Steuerberatung, mit allen Belegen des Monats. Das Beispiel zeigt nur, warum jede Zeile den richtigen Steuercode braucht: Fehlt bei der Gutschrift an Mara Linden der Code, fehlen 560 € Vorsteuer. Steht bei Velune versehentlich 20 %, meldet die Agentur 1.000 € Umsatzsteuer zu viel.
Was du vor dem ersten Import mit der Kanzlei klärst
Ein kurzes Gespräch vorab spart später viele Korrekturen. Diese Fragen gehören auf deine Liste:
- Konten: Welche Erlöskonten gelten für Inland, EU-Ausland und Drittland? Welche Aufwandskonten für Creator?
- Steuercodes: Welche Codes nutzt die Kanzlei für 20 %, Reverse Charge und Kleinunternehmer?
- Personenkonten: Bekommen Marken und Creator eigene Konten, und in welchem Nummernkreis?
- Zahlungen: Bucht die Kanzlei Zahlungen aus dem Kontoauszug, oder sollen sie in den Export?
- Belege: Wohin gehen die PDF-Dateien, und wie werden sie den Buchungen zugeordnet?
- Termin: Bis wann braucht die Kanzlei den Export jeden Monat oder jedes Quartal?
Halte die Antworten schriftlich fest. Wechselt die Person im Office, bleibt das Wissen in der Agentur.
Der Probe-Import in vier Schritten
- Exportiere einen abgeschlossenen Monat mit möglichst vielen Steuerfällen.
- Die Kanzlei liest ihn ein, ohne ihn gleich zu verbuchen.
- Ihr vergleicht die Summen je Steuerfall: Erlöse, Umsatzsteuer, Creator-Kosten, Vorsteuer.
- Abweichungen korrigierst du in den Einstellungen. Ab dem nächsten Monat gilt der Export als Routine.
Im Beispiel prüft die Kanzlei vier Zahlen: 8.000 € Erlöse netto, davon 5.000 € mit Übergang der Steuerschuld, 600 € Umsatzsteuer, 4.900 € Creator-Kosten und 560 € Vorsteuer. Stimmen sie, passt der Export.
Typische Fehler beim BMD-Export
Die UID-Nummer der deutschen Marke fehlt
Ohne UID-Nummer der Marke fehlt eine Voraussetzung für die Rechnung mit Übergang der Steuerschuld. Hol sie vor der ersten Rechnung ein, nicht danach.
Der Kleinunternehmer-Status ist veraltet
Ein Creator wächst über die Grenze, die Gutschriften laufen weiter ohne Umsatzsteuer. Prüfe den Status jährlich und bei großen Kooperationen.
Der Export kommt vor dem Abschluss
Wer exportiert, bevor alle Rechnungen gestellt und Gutschriften bestätigt sind, liefert Nachträge. Exportiere erst, wenn der Monat geschlossen ist.
Korrekturen ohne Bezug
Eine stornierte oder korrigierte Rechnung braucht einen eigenen Beleg mit Bezug auf das Original. Sonst findet die Kanzlei die Buchung nicht.
Rechnungen an deutsche Marken ohne E-Rechnung
In Österreich gibt es laut Unternehmensserviceportal keine allgemeine Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen. Marken in Deutschland fragen aber zunehmend nach einer XRechnung. Was dahintersteckt, erklärt der Artikel zur E-Rechnung für Influencer-Agenturen.
Checkliste für den BMD-Export
So bildet CreatorOffice den BMD-Export ab
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen im DACH-Raum. In CreatorOffice hängt alles an der Kooperation: Rechnung, Gutschrift und Auszahlung entstehen aus denselben Angaben. Für Agenturen in Österreich sind diese Funktionen belegt:
- BMD-Export: ab Tarif Team, Buchungen eines Zeitraums im BMD-Format. Konten und Steuercodes je Steuerfall sind vorbelegt, etwa für Umsatzsteuer, Reverse Charge und Kleinunternehmer. Verwendet deine Kanzlei andere Konten oder Codes, trägst du sie einmal ein.
- Rechnungen mit österreichischen Steuerfällen: Den Steuerfall bestimmen deine Firmenangaben und die Angaben der Marke. Verlangt eine Marke in Deutschland eine E-Rechnung, gibst du die Rechnung zusätzlich als XRechnung aus.
- Gutschriften: Je Creator hältst du fest, ob er Kleinunternehmer ist, die Gutschrift richtet sich danach. Gutschriften und Auszahlungsläufe gibt es ab Tarif Team.
- SEPA-Auszahlungen: Fällige Beträge bündelst du in einem Auszahlungslauf, nach fester Frist oder erst nach Zahlungseingang der Marke. CreatorOffice selbst überweist kein Geld.
- Verträge: Mustervorlagen für Deutschland, Österreich und die Schweiz, Recht und Gerichtsstand aus deinen Firmenangaben.
Vor dem ersten Import stimmst du die Werte mit deiner Kanzlei ab. Mehr für Agenturen in Österreich zeigt die Seite CreatorOffice in Österreich, was in welchem Tarif steckt, steht bei den Tarifen.
Häufige Fragen
Was ist ein BMD-Export?
Eine Datei mit Buchungen im Format, das BMD einlesen kann: Datum, Belegnummer, Betrag, Konten und Steuercode je Beleg. Deine Steuerberatung übernimmt sie, statt Rechnungen abzutippen, und bekommt die PDF-Belege dazu.
Wie oft muss ich meiner Kanzlei den Export schicken?
So oft, wie deine Umsatzsteuervoranmeldung es verlangt. Laut Unternehmensserviceportal ist das bei mehr als 100.000 € Vorjahresumsatz monatlich, darunter ab 55.000 € vierteljährlich, jeweils fällig am 15. des zweitfolgenden Monats.
Welche Steuercodes brauche ich?
Das legt deine Kanzlei fest. In Agenturen kommen meist Umsatzsteuer mit 20 %, Reverse Charge an Unternehmen in anderen EU-Ländern und steuerfreie Umsätze von Kleinunternehmern vor. Stimme die Codes vor dem ersten Export ab.
Was gilt für Gutschriften an Kleinunternehmer?
Sie tragen keine Umsatzsteuer, sondern einen Hinweis auf die Kleinunternehmerbefreiung. Seit 2025 liegt die Grenze bei 55.000 € netto. Ob ein Creator darunter liegt, fragst du bei ihm nach. Die steuerliche Einordnung klärst du mit deiner Steuerberatung.
Brauche ich in Österreich E-Rechnungen?
Laut Unternehmensserviceportal gibt es zwischen Unternehmen keine allgemeine Pflicht, für Rechnungen an den Bund schon seit 2014. Marken in Deutschland verlangen teils eine XRechnung. Was für dich gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Ab welchem Tarif gibt es den BMD-Export in CreatorOffice?
Ab Tarif Team. Du exportierst die Buchungen eines Zeitraums im BMD-Format, mit vorbelegten Konten und Steuercodes, die du einmal an deine Kanzlei anpasst.
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