Ein DATEV-Export für Influencer-Agenturen ist eine Datei, mit der deine Steuerberatung Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen deiner Agentur direkt in ihr Buchhaltungsprogramm übernimmt, statt sie aus PDF-Dateien abzutippen. Meist ist das ein sogenannter Buchungsstapel im DATEV-Format, dazu kommen die Belege. Viele Kanzleien in Deutschland arbeiten mit DATEV und fragen deshalb genau danach.
Für eine Influencer-Agentur ist das mehr als eine Formsache. Zwischen Marke, Agentur und Creator laufen viele Belege mit unterschiedlichen Steuerfällen. Hier erfährst du, welche Daten die Kanzlei braucht, wie ein Monat im Export aussieht, was du vor dem ersten Import klärst und wo es typischerweise hakt.
Was ist ein DATEV-Export, und was enthält er?
Ein DATEV-Export besteht meist aus zwei Teilen:
| Teil | Inhalt | Wofür die Kanzlei ihn braucht |
|---|---|---|
| Buchungsstapel | eine Datei mit einer Zeile je Buchung: Datum, Belegnummer, Betrag, Konto, Gegenkonto, Steuerfall, Buchungstext | die Buchung selbst, ohne Abtippen |
| Belege | die PDF-Dateien der Rechnungen und Gutschriften | Nachweis zu jeder Buchung |
Die Konten stammen aus einem Kontenrahmen. In Deutschland sind SKR03 und SKR04 verbreitet. Welchen deine Kanzlei nutzt und welche Konten sie für deine Erlöse und Creator-Kosten vorsieht, entscheidet sie. Du lieferst die Daten so, dass sie dazu passen.
Ein Export ersetzt nicht die Buchhaltung. Er nimmt der Kanzlei das Erfassen ab, prüfen und buchen muss sie weiterhin. Für dich heißt das: Fehler im Export landen ohne Umweg in der Buchhaltung. Deshalb lohnt sich Sorgfalt bei den Daten davor.
Welche Daten braucht die Steuerberatung von einer Influencer-Agentur?
Influencer-Agenturen haben mehr Belegarten als viele andere Dienstleister. Diese Übersicht hilft beim Gespräch mit der Kanzlei:
| Beleg | Typische Fragen der Kanzlei |
|---|---|
| Rechnung an eine Marke in Deutschland | Welcher Steuersatz? Volles Honorar oder nur Provision? |
| Rechnung an eine Marke im EU-Ausland | USt-IdNr. der Marke vorhanden? Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft auf der Rechnung? |
| Rechnung an eine Marke außerhalb der EU | Wo liegt der Leistungsort? |
| Gutschrift an einen Creator | Ist der Creator Kleinunternehmer oder weist er Umsatzsteuer aus? |
| Rechnung eines Creators an die Agentur | Stimmt der Betrag mit dem vereinbarten Anteil überein? |
| Provisionsrechnung an einen Creator | Rechnet der Creator selbst mit der Marke ab? |
| Storno oder Korrektur | Auf welche ursprüngliche Rechnung bezieht sie sich? |
| Auslagen, etwa Reisekosten | Wurden sie im eigenen Namen bezahlt und weiterberechnet? |
| Zahlungseingänge und Auszahlungen | Kommen sie aus dem Kontoauszug oder aus dem Export? |
Die wichtigste Frage steht ganz oben: Rechnet deine Agentur das volle Honorar der Marke ab und zahlt den Creator aus, oder vermittelt sie nur und berechnet ihre Provision? Davon hängt ab, welche Umsätze die Kanzlei bucht. Den Unterschied erklärt der Artikel Vermittlung oder eigenes Geschäft. Die steuerliche Einordnung klärst du mit deiner Steuerberatung.
Rechenbeispiel: ein Monat im Export
Die Zahlen sind frei gewählt. Studio Nordlicht rechnet das volle Honorar mit den Marken ab und zahlt die Creator per Gutschrift aus. Die Kanzlei hat für den Oktober diese Belege:
| Beleg | Empfänger | Netto | Umsatzsteuer | Brutto |
|---|---|---|---|---|
| RE-2026-10-01 | Marke Lumen Skincare, Deutschland | 8.000 € | 1.520 € (19 %) | 9.520 € |
| RE-2026-10-02 | Marke Velune, Niederlande | 4.000 € | keine, Steuerschuldnerschaft der Marke | 4.000 € |
| RE-2026-10-03 | Marke Kalmira, Schweiz | 2.500 € | Steuerfall klärt die Kanzlei | 2.500 € |
| GS-2026-10-01 | Mara Linden, mit Umsatzsteuer | 6.400 € | 1.216 € (19 %) | 7.616 € |
| GS-2026-10-02 | Jona Wiese, Kleinunternehmer | 3.200 € | keine | 3.200 € |
Nachgerechnet: Die Rechnungen an Marken ergeben 8.000 € + 4.000 € + 2.500 € = 14.500 € netto. Die Gutschriften an Creator ergeben 6.400 € + 3.200 € = 9.600 € netto. Der Agentur bleiben 14.500 € − 9.600 € = 4.900 € netto vor ihren eigenen Kosten.
Im Export stehen damit fünf Buchungen mit vier verschiedenen Steuerfällen. Jede Zeile braucht den richtigen Steuerfall, sonst stimmt die Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht. Genau hier hilft ein System, das den Steuerfall aus den Angaben von Marke und Creator ableitet, statt dass jemand ihn je Rechnung von Hand wählt.
Wie oft und bis wann braucht die Kanzlei den Export?
Das richtet sich nach deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung. Nach § 18 UStG ist sie bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums abzugeben. Der Zeitraum ist der Monat, wenn die Umsatzsteuer im Vorjahr mehr als 9.000 € betrug, sonst in der Regel das Quartal. Mit einer Dauerfristverlängerung nach § 46 UStDV verschiebt sich die Frist um einen Monat.
In der Praxis heißt das: Die Kanzlei braucht deine Daten einige Tage vor dieser Frist. Vereinbare einen festen Termin, etwa den dritten Werktag des Folgemonats, und plane deinen Monatsabschluss in der Agentur so, dass der Export davor fertig ist. Welche Frist für deine Agentur gilt, sagt dir deine Steuerberatung.
Was du vor dem ersten Export mit der Kanzlei klärst
Ein Gespräch von einer halben Stunde erspart später viele Rückfragen. Diese Punkte gehören auf die Liste:
- Kontenrahmen: SKR03 oder SKR04?
- Berater- und Mandantennummer: Sie stehen im Kopf des Buchungsstapels.
- Erlöskonten je Steuerfall: Inland, EU-Ausland mit Steuerschuldnerschaft der Marke, Drittland, steuerfreie Umsätze.
- Konten für Creator-Kosten: getrennt nach Creatorn mit Umsatzsteuer und Kleinunternehmern?
- Personenkonten: Führt die Kanzlei Marken und Creator als eigene Debitoren und Kreditoren, und welcher Nummernkreis gilt?
- Zahlungen: Bucht die Kanzlei sie aus dem Kontoauszug, oder sollen sie mit in den Export?
- Belegübergabe: Wohin gehen die PDFs, und in welchem Rhythmus?
- Wirtschaftsjahr: Entspricht es dem Kalenderjahr?
Schreib die Antworten auf und hinterlege sie dort, wo der Export entsteht. Wechselt die Person, die exportiert, bleibt das Wissen in der Agentur. Wie du solche Absprachen festhältst, zeigt der Ratgeber Prozesse in der Agentur dokumentieren.
Der Probe-Import: erst ein Monat, dann Routine
Starte nicht mit dem ganzen Jahr. Nimm einen abgeschlossenen Monat mit möglichst vielen Belegarten:
- Exportiere den Monat und schick ihn der Kanzlei mit dem Hinweis „Probe“.
- Die Kanzlei importiert ihn in einen Testbereich oder prüft ihn vor dem Buchen.
- Ihr vergleicht die Summen: Erlöse netto, Umsatzsteuer, Creator-Kosten.
- Abweichungen klärt ihr Zeile für Zeile, meist sind es Steuerfälle oder Konten.
- Die korrigierten Einstellungen gelten ab dem nächsten Monat.
Im Rechenbeispiel prüft die Kanzlei also: 14.500 € Erlöse netto, 1.520 € Umsatzsteuer, 9.600 € Creator-Kosten netto, 1.216 € Vorsteuer aus der Gutschrift an Mara Linden. Stimmen diese vier Zahlen, ist der Export brauchbar.
Typische Fehler beim DATEV-Export
Der Export kommt vor der Kontrolle
Wer exportiert, bevor alle Rechnungen des Monats gestellt und alle Gutschriften bestätigt sind, liefert später Nachträge. Exportiere erst nach dem Monatsabschluss.
Stornos fehlen oder stehen ohne Bezug
Eine stornierte Rechnung braucht einen eigenen Beleg mit Bezug auf das Original. Wie das geht, erklärt der Artikel Rechnung korrigieren oder stornieren.
Gutschriften und Rechnungen von Creatorn werden doppelt erfasst
Hat ein Creator schon eine Rechnung eingereicht und die Agentur stellt trotzdem eine Gutschrift aus, bucht die Kanzlei zweimal. Lege je Creator fest, ob Gutschrift oder Rechnung gilt. Hilfe bei der Wahl gibt der Ratgeber Gutschrift oder Rechnung.
Auslagen landen in den Erlösen
Weiterberechnete Reisekosten oder Produktkosten gehören je nach Fall anders gebucht. Kennzeichne sie im Beleg als eigene Position.
Die Einstellungen kennt nur eine Person
Fällt sie aus, verschiebt sich die Voranmeldung. Halte Konten und Absprachen schriftlich fest.
Checkliste für den monatlichen DATEV-Export
So bildet CreatorOffice den DATEV-Export ab
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. Rechnungen und Gutschriften entstehen dort aus der Kooperation. Für den Export an die Kanzlei sind diese Funktionen belegt:
- DATEV-Buchungsstapel: mit einem Klick, mit SKR03 oder SKR04, für Rechnungen und Gutschriften. Ab Tarif Team.
- BMD-Export für Österreich: Buchungen im BMD-Format, ebenfalls ab Tarif Team.
- Listen und Belege: Rechnungslisten als CSV und die PDFs als ZIP, in jedem Tarif.
- Automatisch ans Buchhaltungsprogramm: Hinterlegst du die Beleg-Adresse deines Buchhaltungsprogramms, gehen deine Rechnungen nach der Freigabe dorthin. Gutschriften und Rechnungen deiner Creator auf Wunsch ebenfalls.
- Rechnungen der Creator prüfen: mit Hinweis, wenn der Betrag vom vereinbarten Anteil abweicht, und dem Hinweis „Möglicherweise doppelt“.
- Kontoauszug-Abgleich: ab Tarif Agentur. CreatorOffice schlägt zu jeder Zahlung die passende Rechnung vor, gebucht wird erst mit deiner Bestätigung.
CreatorOffice ersetzt keine Buchhaltung, es liefert ihr die Daten. Mehr zum Ablauf zeigt die Seite Rechnungen und Mahnwesen für Agenturen, die Auszahlungen an Creator erklärt Provisionen und Auszahlungen an Creator. Was in welchem Tarif steckt, steht bei den Tarifen.
Häufige Fragen
Was ist ein DATEV-Buchungsstapel?
Eine Datei im DATEV-Format mit einer Zeile je Buchung: Datum, Belegnummer, Betrag, Konto, Gegenkonto, Steuerfall und Buchungstext. Die Kanzlei übernimmt sie in ihr Programm, statt jede Rechnung abzutippen. Die Belege kommen als PDF dazu.
Brauche ich selbst eine DATEV-Lizenz für den Export?
Für einen Export aus deinem Rechnungsprogramm in der Regel nicht, die Datei liest die Kanzlei in ihr eigenes Programm ein. Wie die Übergabe bei deiner Kanzlei läuft, klärst du mit ihr.
SKR03 oder SKR04: Was nimmt meine Agentur?
Das entscheidet deine Steuerberatung. Beide Kontenrahmen sind verbreitet. Wichtig ist nur, dass dein Export denselben Kontenrahmen nutzt wie die Buchhaltung.
Wie oft sollte ich exportieren?
So oft, wie deine Umsatzsteuer-Voranmeldung es verlangt, meist monatlich oder quartalsweise. Vereinbare mit der Kanzlei einen festen Termin einige Tage vor ihrer Frist und exportiere erst nach deinem Monatsabschluss.
Gehören Zahlungseingänge in den Export?
Das klärst du mit der Kanzlei. Viele buchen Zahlungen aus dem Kontoauszug und brauchen von dir nur Rechnungen, Gutschriften und Belege. Wichtig ist, dass beide Seiten wissen, wer was liefert.
Gibt es in CreatorOffice einen DATEV-Export?
Ja, ab Tarif Team: ein DATEV-Buchungsstapel mit SKR03 oder SKR04 für Rechnungen und Gutschriften. Rechnungslisten als CSV und die PDFs als ZIP gibt es in jedem Tarif.
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