Kooperationsanfragen verwalten heißt im Management: Alle Anfragen von Marken landen an einem Ort, werden mit denselben Angaben erfasst, nach festen Kriterien geprüft und bekommen einen klaren Stand, bis sie zur Kooperation werden oder eine Absage bekommen. So geht keine Anfrage im Postfach eines Creators verloren, und jede Marke bekommt eine Antwort.
Wie Creator selbst auf eine Anfrage antworten, erklärt der Ratgeber Kooperationsanfrage beantworten. Dieser Artikel beschreibt die Sicht des Managements: einen Ablauf vom Eingang bis zur Entscheidung, die Angaben, die du je Anfrage erfasst, eine Prüfung in fünf Schritten, ein Rechenbeispiel zur eigenen Trefferquote und zwei Vorlagen für Absagen.
Woher kommen Kooperationsanfragen?
In einem Management kommen Anfragen über viele Wege:
- Direktnachrichten an den Creator auf den Plattformen
- Mails an die Adresse im Profil des Creators
- Mails an die Agentur, etwa an eine Adresse für Kooperationen
- Kontaktformular auf der Website der Agentur
- Mediaagenturen, die für eine Marke mehrere Creator suchen
- bestehende Kunden, die eine neue Kampagne planen
Die erste Regel lautet deshalb: Es gibt genau einen Eingang. Creator leiten jede Anfrage dorthin weiter und antworten nicht selbst mit Preisen. Ein Satz im Profil wie „Kooperationen über mein Management“ mit der Adresse der Agentur hilft dabei. Bucht eine Mediaagentur statt der Marke, gelten eigene Regeln für Rechnung und Provision. Mehr dazu im Artikel Wenn eine Mediaagentur bucht.
Was erfasst du je Anfrage?
Damit jede Anfrage gleich geprüft werden kann, erfasst du sie mit denselben Angaben:
| Angabe | Warum |
|---|---|
| Marke und Ansprechperson | Wer fragt, wer entscheidet? |
| angefragter Creator | oder „offen“, wenn die Marke einen Vorschlag will |
| Leistungen | Reel, Stories, Video, Event |
| Zeitraum und Posting-Termine | Kapazität und Exklusivität |
| Budget | genannt, geschätzt oder offen |
| Nutzungsrechte | Dauer, Art, Gebiet |
| Exklusivität | Branche und Dauer |
| Antwortfrist der Marke | Bis wann braucht sie eine Rückmeldung? |
| Herkunft | Anfrage der Marke, Akquise der Agentur oder Eigenakquise des Creators |
Die Herkunft ist wichtiger, als sie aussieht: In manchen Managementverträgen gilt für Deals, die der Creator selbst holt, ein anderer Provisionssatz als für Deals der Agentur. Wird die Herkunft beim Eingang nicht festgehalten, wird sie später zur Streitfrage.
Die Prüfung in fünf Schritten
Eine feste Prüfung dauert bei den meisten Anfragen nur wenige Minuten:
- Ist die Anfrage echt? Passt die Absenderadresse zur Marke, gibt es eine Website, verlangt jemand Vorkasse oder Zugangsdaten? Unseriöse Anfragen gehen sofort raus.
- Passt die Marke zum Creator? Themen, Werte, frühere Kooperationen. Mehr dazu im Ratgeber Brand Fit für Influencer prüfen.
- Gibt es Konflikte? Laufende Exklusivitäten, Konkurrenzmarken im selben Zeitraum.
- Hat der Creator Zeit? Wie viele Kooperationen laufen im Zeitraum schon? Der Ratgeber Kapazitätsplanung für Creator zeigt, wie du das planst.
- Passt das Budget? Liegt es in der Nähe der Rate Card des Creators, oder lohnt ein Gegenangebot?
Das Ergebnis ist eine von drei Entscheidungen: Angebot, Rückfrage oder Absage.
Klare Stände für jede Anfrage
Eine Anfrage, die niemand weiterbewegt, geht verloren. Gib jeder Anfrage einen Stand und eine zuständige Person:
| Stand | Bedeutung | nächster Schritt |
|---|---|---|
| neu | eingegangen, noch nicht geprüft | Prüfung innerhalb der Antwortfrist |
| Rückfrage | Angaben fehlen, etwa Budget oder Zeitraum | nachfassen, wenn keine Antwort kommt |
| Angebot | Angebot an die Marke verschickt | nachfassen zum vereinbarten Tag |
| Verhandlung | Gegenangebot oder Änderungswünsche | neue Fassung des Angebots |
| Zusage | Marke hat zugesagt | Kooperation anlegen, Vertrag senden |
| Absage | vom Management oder von der Marke | Grund festhalten |
Halte bei jeder Absage den Grund fest: Budget, Zeitraum, Fit, Exklusivität, keine Antwort. Nach ein paar Monaten siehst du, woran Anfragen tatsächlich scheitern. Wie aus Anfragen eine Pipeline mit Wert wird, erklärt der Ratgeber Sales-Pipeline für Influencer-Agenturen.
Rechenbeispiel: die eigene Trefferquote
Die Zahlen sind frei gewählt. Studio Nordlicht bekommt im Oktober 60 Anfragen für zwölf Creator. Nach der ersten Prüfung teilen sie sich so auf:
- 15 Anfragen gehen sofort in die Absage, wegen fehlendem Fit oder unseriöser Absender.
- 25 Anfragen bekommen eine Rückfrage. 12 Marken antworten, die übrigen 13 Anfragen werden nach dem Nachfassen geschlossen.
- 20 Anfragen sind direkt prüfbar. 8 davon passen, 12 werden abgesagt, weil Zeitraum oder Exklusivität nicht passen.
Probe: 15 + 25 + 20 = 60 Anfragen. Angebote gehen an 12 + 8 = 20 Marken, 8 davon sagen zu.
Damit ergibt sich: Aus 60 Anfragen werden 8 Kooperationen, das sind 8 / 60 ≈ 13 %. Von 20 Angeboten werden 8 zugesagt, das sind 8 / 20 = 40 %. Bei durchschnittlich 3.500 € Honorar je Zusage sind das 8 × 3.500 € = 28.000 € Honorarvolumen, bei 20 % Provision 5.600 € für die Agentur.
Diese Zahlen sind nur so gut wie die Erfassung. Wer Absagen nicht festhält, kennt die eigene Quote nicht.
Zwei Vorlagen für Absagen
Jede Anfrage bekommt eine Antwort, auch eine Absage. Die Formulierungen sind Beispiele, die Ansprache an Marken per „Sie“.
Absage wegen Zeitraum oder Fit:
Sehr geehrte Frau Weber, vielen Dank für Ihre Anfrage für Mara Linden. Im angefragten Zeitraum ist Mara leider schon ausgebucht, außerdem passt das Thema nicht ganz zu ihrem aktuellen Schwerpunkt. Gern melden wir uns, wenn eine Kampagne im Frühjahr geplant ist. Mit freundlichen Grüßen, Alex Nord
Absage wegen Budget, mit Gegenangebot:
Sehr geehrte Frau Weber, vielen Dank für Ihre Anfrage. Für das genannte Budget können wir ein Reel mit drei Stories leider nicht anbieten. Möglich wäre ein Paket aus vier Stories mit Link, oder ein Reel ab dem Betrag in der beigefügten Übersicht. Sagen Sie uns gern, welche Variante für Sie passt. Mit freundlichen Grüßen, Alex Nord
Weitere Formulierungen findest du im Ratgeber Kooperation absagen.
Typische Fehler beim Sortieren von Anfragen
Anfragen bleiben beim Creator
Der Creator antwortet selbst, nennt einen Preis, die Agentur erfährt es zu spät. Alle Anfragen gehören in den gemeinsamen Eingang.
Keine Pflichtangaben
Eine Anfrage ohne Zeitraum und Budget lässt sich nicht prüfen. Frag die fehlenden Angaben mit einer festen Rückfrage ab.
Keine Antwort statt Absage
Wer nicht antwortet, wirkt unprofessionell. Eine kurze Absage hält die Tür offen.
Exklusivitäten nicht geprüft
Das Angebot geht raus, dann fällt auf, dass eine Konkurrenzmarke im selben Monat bucht. Prüfe Konflikte vor dem Angebot. Mehr dazu im Ratgeber Exklusivität in Influencer-Kooperationen.
Herkunft wird nicht festgehalten
Später ist unklar, ob der Creator oder die Agentur den Deal geholt hat, und damit, welcher Provisionssatz gilt.
Checkliste für Kooperationsanfragen
So bildet CreatorOffice Kooperationsanfragen ab
CreatorOffice ist ein Backoffice im Browser für Talent-Managements und Influencer-Agenturen. In CreatorOffice hängt alles an der Kooperation, und die Kooperation entsteht aus der Anfrage. Belegt sind diese Funktionen:
- Anfragen: mit Budget, Zeitraum und Stand bis zur Zusage, ab Tarif Team.
- Exklusivität: Hinweis bei Überschneidungen von Exklusivität.
- Angebote: als PDF in Fassungen, Zuschläge für Nutzungsrechte und Exklusivität aus der Preisliste des Creators.
- Aus der Zusage wird die Kooperation: Die Herkunft „Anfrage der Marke“ ist dann schon vorgewählt, und für jede Herkunft kann ein eigener Provisionssatz gelten.
- Marken mit Ansprechpersonen: mit Zuständigkeit, in jedem Tarif.
- Rechte je Manager: ab Tarif Team.
Mehr dazu auf der Seite CRM für Influencer-Agenturen, die Tarife findest du bei den Tarifen.
Häufige Fragen
Wie verwalte ich Kooperationsanfragen im Management?
Mit einem gemeinsamen Eingang, festen Pflichtangaben je Anfrage, einer Prüfung nach denselben Kriterien und einem klaren Stand für jede Anfrage, bis zur Zusage oder Absage. Jede Anfrage hat eine zuständige Person.
Sollten Creator selbst auf Anfragen antworten?
Besser nicht mit Preisen oder Zusagen. Ein kurzer Hinweis auf das Management und die Weiterleitung an den gemeinsamen Eingang reichen. So bleiben Preise, Exklusivitäten und Provision in einer Hand.
Was erfasse ich bei einer Kooperationsanfrage?
Marke, Ansprechperson, angefragten Creator, Leistungen, Zeitraum, Budget, Nutzungsrechte, Exklusivität, Antwortfrist und Herkunft. Fehlt etwas, fragst du es mit einer festen Rückfrage nach.
Muss ich jede Anfrage beantworten?
Unseriöse Anfragen nicht. Allen anderen schickst du eine Antwort, auch eine Absage. Das hält die Tür für spätere Kampagnen offen.
Wie berechne ich meine Trefferquote?
Teile die Zahl der Zusagen durch die Zahl der Anfragen und durch die Zahl der Angebote. Das zeigt, wie viele Anfragen zu Kooperationen werden und wie gut deine Angebote ankommen. Voraussetzung ist, dass auch Absagen erfasst sind.
Ab welchem Tarif gibt es Anfragen in CreatorOffice?
Anfragen und Angebote gibt es ab Tarif Team. Marken mit Ansprechpersonen gibt es in jedem Tarif.
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Wenn Anfragen bei dir heute in Postfächern, Direktnachrichten und Tabellen verteilt sind, leg die nächsten zehn in einem gemeinsamen Eingang an und sieh, wie viel klarer der Stand wird. Teste CreatorOffice 14 Tage kostenlos im Tarif deiner Wahl.